Der Fehler in Kürze
Der häufigste Fehler beim digitalen Produktpass für Eisen und Stahl liegt nicht in seiner Erstellung, sondern darin, dass er danach vernachlässigt wird. Unternehmen stellen den Pass einmal zusammen, verknüpfen den QR-Code mit der Partie oder dem Halbzeug und gehen davon aus, dass damit erledigt ist. Sobald sich etwas ändert — ein neuer Lieferant für eine Teilpartie, eine Änderung in der Legierung, eine andere Wärmebehandlung oder einfach eine Fusion oder Namensänderung beim Hersteller — bleibt der Pass unverändert stehen, während die Realität längst weitergegangen ist.
Die Folge bemerken Sie normalerweise nicht sofort. Erst wenn ein Kunde, ein Auditor oder eine Aufsichtsbehörde die Angaben im Pass neben dem physischen Produkt legt, stellt sich heraus, dass die Informationen nicht mehr mit dem übereinstimmen, was tatsächlich geliefert wurde. In diesem Moment ist es schwierig zu erklären, dass der Pass einmal korrekt war, denn die Verordnung verlangt Informationen, die das Produkt begleiten, nicht eine Momentaufnahme aus der Vergangenheit.
Warum dies so oft schiefgeht
Die Ursache liegt meist nicht an mangelndem Willen, sondern daran, wie Unternehmen den Pass in ihre Prozesse eingebettet haben. Bei der Ersterteilung gibt es Aufmerksamkeit, Zeit und oft auch eine externe Partei. Danach verschwindet die Aufgabe in einer Schublade: Es gibt keinen festen Zeitpunkt, an dem jemand überprüft, ob die Daten noch korrekt sind, und es ist oft nicht eine Person benannt, die dies überwacht. Bei kleineren Unternehmen liegt diese Verantwortung implizit bei demjenigen, der den ersten Pass zufällig geregelt hat, ohne dass dies für die folgenden Jahre festgehalten wurde.
Eine zweite Ursache ist, dass Änderungen in der Lieferkette nicht immer bei derselben Person ankommen wie Änderungen im Pass. Ein Einkäufer weiß, dass der Lieferant gewechselt hat, hat aber nicht im Blick, dass sich dies auch auf den Pass auswirkt. Wer hierüber mit dem Softwareanbieter spricht, sollte ausdrücklich fragen, wie Änderungen in der Lieferkette in bestehende Pässe einfließen, und nicht nur, wie neue Pässe erstellt werden.
Was dann konkret schiefgeht
Das häufigste Problem ist eine Unstimmigkeit zwischen dem eindeutigen Identifikationscode des Passes und der aktuellen Zusammensetzung oder Herkunft des Produkts. Dies betrifft nicht nur die eigene Verwaltung, sondern auch die Parteien weiter in der Lieferkette, die sich auf die Korrektheit dieser Daten bei ihrem eigenen Einkauf oder ihrer Verarbeitung verlassen. Ein veralteter Pass kann darüber hinaus mit anderen bereits bestehenden Verpflichtungen wie den Rückverfolgbarkeitanforderungen im Bereich der Produktsicherheit in Konflikt geraten: Falls eine Partie zurückgerufen wird, muss die Information im Pass mit dem übereinstimmen, was tatsächlich geliefert wurde.
Ein anderer Punkt, wo es schiefgeht, ist die Verwaltung des Passes selbst. Wenn ein Unternehmen einen Softwareanbieter aufgibt oder die Plattform wechselt, verweist der QR-Code auf zuvor geliefertem Stahl manchmal auf einen Pass, der nicht mehr gepflegt wird. Wer hierüber vorab Absprachen trifft — wer die Daten zehn Jahre verwaltet und was bei einem Wechsel passiert — verhindert, dass ein Pass im Laufe der Zeit in einem digitalen Niemandsland landet. wie die Daten in einem Pass gepflegt werden gibt hier einen Überblick.
Wie Sie dies vermeiden
Der Kern der Lösung lässt sich einfach formulieren, auch wenn die Umsetzung Disziplin erfordert: Koppeln Sie die Aktualisierung des Passes an die Momente, in denen Sie ohnehin etwas in Ihrem Betrieb dokumentieren. Eine neue Bestellung, eine Änderung der Lieferbedingungen oder eine Anpassung im Produktionsprozess sind natürliche Anlässe, um auch den Pass zu überprüfen. Legen Sie fest, wer in Ihrer Organisation dafür verantwortlich ist, auch wenn das eine Person ist, die dies neben anderen Aufgaben tut.
Es ist hilfreich, im Voraus zu bestimmen, welche Änderungen eine Anpassung des Pasports erfordern und welche nicht; nicht jede interne administrative Änderung betrifft die Daten, die die Verordnung vorschreibt. Für Unternehmen, die unsicher sind, ob ihre derzeitige Arbeitsweise angemessen eingerichtet ist, bietet einen kurzen Scan, der zeigt, wo Sie stehen einen ersten Anhaltspunkt, ohne dass dies eine Aussage zu Ihrer spezifischen Situation darstellt.
Zusammenhang mit bestehenden Verpflichtungen
Da das digitale Produktpassport nicht isoliert besteht, ist es sinnvoll, seine Aktualisierung nicht losgelöst von bereits bestehenden Verpflichtungen zu sehen, wie etwa die Dokumentation rund um Produktsicherheit oder Vereinbarungen, die bereits in Kaufverträgen enthalten sind. Bei Kontrollen prüfen Aufsichtsbehörden das Gesamtbild dessen, was ein Unternehmen nachweisen kann, nicht das Pasport als isoliertes Dokument. Eine Übersicht darüber, wie diese Themen zusammenhängen, finden Sie in der Wissensdatenbank mit Erklärung pro Situation.
Für die genauen Verpflichtungen und die Fundstelle im offiziellen Text ist es ratsam, den EUR-Lex-Text selbst zu konsultieren, oder im Zweifelsfall über Ihre eigene Situation einen Juristen oder die zuständige Aufsichtsbehörde zu befragen. Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Pasport in der Praxis finden Sie auf der Seite mit häufig gestellten Fragen.
Beginnen Sie mit einer Übersicht
Wer überprüfen möchte, ob das eigene Pasport noch zur aktuellen Situation passt, muss nicht sofort alles manuell durchgehen. Der kostenlose Quick-Scan gibt in wenigen Fragen einen ersten Hinweis darauf, wo Aufmerksamkeit erforderlich ist, und die Wissensdatenbank hilft dabei, pro Thema genau zu sehen, was relevant ist.