Ein Stahlvertriebshändler benötigt in der Regel keine Dokumente, um selbst ein digitales Produktpass zusammenzustellen — diese Aufgabe liegt beim Hersteller oder Importeur. Was ein Vertriebshändler benötigt, ist der Nachweis, dass das Produktpass vorhanden ist, bevor das Produkt weitergegeben wird, und eine eigene Verwaltung, aus der hervorgeht, woher das Material stammt und an wen es geliefert wurde. Dieser Unterschied ist das Detail, das bei dieser Rolle am häufigsten übersehen wird.
Die Verordnung unterscheidet nämlich Rollen in der Lieferkette, und ein Vertriebshändler hat andere Verpflichtungen als ein Hersteller oder Importeur. Während der Hersteller oder Importeur das Produktpass inhaltlich aufbaut, überprüft der Vertriebshändler, ob es vorhanden und zugänglich ist. Sie müssen diesen Check nachweisen können, und dafür werden Dokumente benötigt — nicht um das Produktpass zu erstellen, sondern um zu zeigen, dass Sie Ihre Rolle in der Lieferkette erfüllt haben.
Welche Rolle ein Vertriebshändler in der Lieferkette spielt
Der Begriff ‚Vertriebshändler' bezeichnet eine Partei, die Stahlprodukte verhandelt, ohne diese selbst herzustellen oder von außerhalb der EU einzuführen. Denken Sie an einen Stahlhandel, der Profile, Bleche oder Rohre bei einem Hersteller einkauft und an einen Verarbeiter oder Unternehmer weiterverkauft. Diese Position bringt eine leichtere, aber nicht leichtfertige Verpflichtung mit sich: zu überprüfen, ob das Produkt bereits mit einem Produktpass und QR-Code ausgestattet ist, und dies nicht selbst erzeugen zu müssen. Wer genau als Hersteller, Importeur oder Vertriebshändler gilt und was das für Ihr Unternehmen bedeutet, sollten Sie sich am besten über den offiziellen Text oder einen Rechtsanwalt erklären lassen. In der Wissensdatenbank mit Erläuterungen pro Rolle ist dieser Unterschied weiter ausgearbeitet.
Die typischerweise fraglichen Dokumente
Bei Ankunft des Materials ist das erste Dokument die Lieferdokumentation des Herstellers oder Importeurs, in der ein Verweis auf das Passiport oder die eindeutige Kennzeichnung enthalten ist. Daneben gibt es in der Regel einen Lieferschein oder eine Rechnung, die die Charge- oder Chargennummer mit der gelieferten Menge verknüpft, sodass eine bestimmte Stahlcharge zum entsprechenden Passiport zurückverfolgbar bleibt. Bei Weiterverkauf kommt Ihr eigener Lieferschein hinzu, in dem Sie festhalten, an welchen Abnehmer welche Charge geliefert wurde und ob der QR-Code oder das Passiport weitergegeben wurde. Bei grenzüberschreitender Lieferung innerhalb der EU kann auch die Beförderungsdokumentation relevant sein, da damit nachgewiesen wird, welche Charge zu welchem Zeitpunkt welches Glied in der Kette durchlaufen hat.
Keines dieser Dokumente ersetzt das Passiport selbst. Sie bilden die administrative Schicht darum herum: der Nachweis, dass Sie als Distributor das Passiport nicht erstellen mussten, aber überprüfen und weitergeben mussten. Wer genau was einreichen muss, unterscheidet sich je nach Situation, und das ist einer der Punkte, bei dem ein kurzer Scan mit einer ersten Orientierung Halt geben kann.
Warum Aufbewahrung genauso wichtig ist wie Erfassung
Das Detail, das bei Distributoren am meisten eine Rolle spielt, ist nicht die Frage, welche Dokumente es gibt, sondern wie lange und wie zugänglich sie aufbewahrt werden. Ein Passiport wird über einen längeren Zeitraum hinweg abgerufen, manchmal durch Parteien weiter in der Kette, die Sie nie getroffen haben. Wenn Ihre eigene Verwaltung nicht mit der Kennzeichnung des Passiports übereinstimmt, wird die Rückverfolgbarkeit trotzdem zum Problem, auch wenn Sie das Passiport selbst nicht erstellt haben. Kontrollbehörden prüfen bei Inspektionen diese Übereinstimmung: Ist nachweisbar, dass das Produkt bei Ankunft bereits ein Passiport hatte, und ist nachweisbar, an wen es weitergegeben wurde. Wie diese Kontrolle in der Praxis ausgestaltet wird, liegt im Ermessen der zuständigen Kontrollbehörde in den Niederlanden und der EU, und dieser Artikel macht keine Vorhersage darüber.
Ein zweiter Grund für die sorgfältige Aufbewahrung von Dokumenten ist der Wechsel von Softwareanbietern oder internen Systemen. Wenn ein Lieferschein nur in einem alten System vorhanden ist, das nicht mehr verwendet wird, ist die Verbindung zum Produktpass faktisch unterbrochen, auch wenn diese Verbindung einmal bestand. In der Übersicht, woher die Daten stammen wird erläutert, wie eine solche Verbindung erhalten bleibt, auch wenn Systeme wechseln.
Was dies für die Praxis bedeutet
Für einen Distributor besteht die Aufgabe also vor allem darin, organisatorisch dafür zu sorgen, dass Einkaufsdokumente, Chargennummern und Lieferscheine konsistent aufeinander verweisen und diese Verbindung auch Jahre später noch nachvollziehbar ist. Das erfordert keine juristische Kenntnisse, sondern ein festes Verfahren beim Einbuchen und Weiterverkauf von Material. Wer unsicher ist, ob eine bestimmte Lieferung unter diese Verpflichtungen fällt, sollte dies bei einem Juristen oder der zuständigen Behörde überprüfen, da die genaue Ausgestaltung je nach Produktgruppe und je nach Phase der Umsetzung unterschiedlich sein kann.
Neugierig, wie sich dies in Ihrer eigenen Situation auswirkt? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie durch die Antworten auf Fragen, die uns Stahlhändler häufig stellen um zu sehen, welche Dokumente zu Ihrer Rolle in der Lieferkette gehören.