Un distributore di acciaio in genere non ha bisogno di documenti per compilare da solo un passaporto digitale del prodotto — questo compito spetta al fabbricante o all'importatore. Ciò di cui ha bisogno un distributore è la prova che il passaporto esiste prima che il prodotto venga rivenduto, e una propria amministrazione che dimostri da dove proveniva il materiale e a chi è stato consegnato. Questa distinzione è il dettaglio che nella presente funzione viene più spesso trascurato.
Il regolamento distingue infatti i ruoli nella catena e un distributore ha obblighi diversi da quelli di un fabbricante o di un importatore. Mentre il fabbricante o l'importatore costruisce il passaporto nel merito, il distributore verifica che sia presente e accessibile. Dovete essere in grado di provare questa verifica e per questo servono documenti — non per realizzare il passaporto, ma per dimostrare che avete assolto la vostra funzione nella catena.
Quale ruolo svolge il distributore nella catena
Il termine 'distributore' indica una parte che commercia prodotti in acciaio senza fabbricarli o importarli da fuori l'UE. Pensate a un rivenditore di acciaio che acquista profili, lamiere o tubi da un produttore e li rivende a un trasformatore o a un appaltatore. Questa posizione comporta un obbligo più leggero, ma non negligente: verificare che il prodotto sia già dotato di passaporto e codice QR, e non doverli produrre da soli. Chi esattamente è considerato fabbricante, importatore o distributore e cosa significhi per la vostra azienda è qualcosa su cui è meglio farsi informare attraverso il testo ufficiale o un giurista. Nella banca dati con spiegazioni per ogni ruolo questa distinzione è elaborata ulteriormente.
I documenti che tipicamente entrano in gioco
All'arrivo del materiale il primo documento è la documentazione di consegna del fabbricante o dell'importatore, contenente un riferimento al passaporto o al codice di identificazione univoco. Inoltre, di solito c'è un documento di trasporto o una fattura che collega il numero di lotto o di partita alla quantità consegnata, in modo che un lotto specifico di acciaio rimanga tracciabile fino al passaporto corrispondente. In caso di rivendita si aggiunge la vostra bolla di consegna, in cui registrate a quale cliente è stata consegnata quale partita e se il codice QR o il passaporto è stato trasmesso. Per le consegne transfrontaliere all'interno dell'UE, può essere rilevante anche la documentazione di trasporto, poiché dimostra quale partita ha percorso quale fase della catena in quale momento.
Nessuno di questi documenti sostituisce il passaporto stesso. Formano lo strato amministrativo che lo circonda: la prova che voi come distributore non dovevate realizzare il passaporto, ma dovevate verificarlo e trasmetterlo. Chi esattamente deve fornire cosa varia a seconda della situazione e questo è uno dei punti su cui una breve analisi con una prima indicazione può fornire orientamento.
Perché conservare è importante quanto raccogliere
Il dettaglio che più si presenta per i distributori non è la questione di quali documenti ci siano, ma per quanto tempo e come rimangono accessibili durante la loro conservazione. Un passaporto viene consultato per un lungo periodo, talvolta da parti più avanti nella catena che non avete mai incontrato. Se la vostra amministrazione non è correlata al codice di identificazione del passaporto, la tracciabilità diventa comunque un problema, anche se non avete realizzato il passaporto da soli. Le autorità di controllo nelle ispezioni verificano questa correlazione: è dimostrabile che il prodotto al suo arrivo aveva già un passaporto ed è dimostrabile a chi è stato consegnato. Come il controllo viene organizzato nella pratica compete all'autorità di controllo competente nei Paesi Bassi e nell'UE e questo articolo non fa previsioni al riguardo.
Una seconda ragione per conservare bene i documenti è il cambio di fornitori di software o di sistemi interni. Se una bolla di consegna esiste solo in un vecchio sistema che non viene più utilizzato, il collegamento con il passaporto è effettivamente interrotto, anche se una volta tale collegamento esisteva. Nel panoramica di dove provengono i dati viene spiegato come mantenere un tale collegamento, anche quando i sistemi cambiano.
Cosa significa questo nella pratica
Per un distributore, il compito è quindi principalmente organizzativo: assicurare che i documenti di acquisto, i numeri di lotto e le note di consegna si riferiscono costantemente l'uno all'altro, e che questo collegamento possa ancora essere ricostruito dopo anni. Ciò non richiede conoscenze giuridiche, ma piuttosto una procedura consolidata durante l'immagazzinamento e la consegna del materiale. Chi dubita che una specifica consegna rientri in questi obblighi, farebbe bene a verificarlo presso un legale o l'autorità di controllo competente, poiché l'esatta implementazione può variare a seconda del gruppo di prodotti e della fase di introduzione.
Curiosi di sapere come questo si applica alla vostra situazione? Fate la scansione rapida gratuita o scorrete le risposte alle domande che i commercianti di acciaio ci pongono spesso per vedere quali documenti appartengono al vostro ruolo nella catena.