En règle générale, un distributeur d'acier n'a pas besoin de documents pour constituer lui-même un passeport produit numérique — cette tâche incombe au fabricant ou à l'importateur. Ce dont un distributeur a besoin, c'est la preuve que le passeport existe avant que le produit ne soit revendu, et sa propre comptabilité indiquant d'où provenait le matériau et à qui il a été livré. Cette distinction est le détail qui, dans ce rôle, est le plus souvent négligé.
La réglementation distingue en effet les rôles dans la chaîne, et un distributeur a d'autres obligations qu'un fabricant ou un importateur. Alors que le fabricant ou l'importateur constitue le passeport au fond, le distributeur vérifie qu'il est présent et accessible. Vous devez pouvoir démontrer cette vérification, et pour cela des pièces sont nécessaires — non pour faire le passeport, mais pour montrer que vous avez rempli votre rôle dans la chaîne.
Le rôle qu'un distributeur joue dans la chaîne
Le terme « distributeur » désigne une partie qui commercialise des produits en acier sans les fabriquer ni les importer de l'extérieur de l'UE. Pensez à un négoce d'acier qui achète des profils, des tôles ou des tubes auprès d'un producteur et les revend à un transformateur ou à un entrepreneur. Cette position entraîne une obligation plus légère, mais non pas légère : vérifier que le produit est déjà pourvu d'un passeport et d'un code QR, et ne pas avoir à les produire soi-même. Qui exactement est considéré comme fabricant, importateur ou distributeur, et ce que cela signifie pour votre entreprise, c'est quelque chose sur lequel vous feriez mieux de vous informer par le texte officiel ou un juriste. Dans la base de connaissances avec une explication par rôle cette distinction est expliquée plus loin.
Les documents qui sont généralement en question
À la réception du matériau, le premier document est la documentation de livraison du fabricant ou de l'importateur, contenant une référence au passeport ou au code d'identification unique. En outre, il y a généralement un bordereau de livraison ou une facture qui lie le numéro de lot ou de batch à la quantité livrée, de sorte qu'un lot d'acier spécifique reste traçable jusqu'au passeport correspondant. Lors de la revente, votre propre bon de livraison s'ajoute, dans lequel vous indiquez quel lot a été livré à quel client et si le code QR ou le passeport a été transmis. Pour les livraisons transfrontalières au sein de l'UE, la documentation de transport peut aussi être pertinente, car elle prouve quel lot a traversé quel maillon de la chaîne à quel moment.
Aucun de ces documents ne remplace le passeport lui-même. Ils forment la couche administrative autour de celui-ci : la preuve qu'en tant que distributeur, vous n'aviez pas besoin de faire le passeport, mais aviez besoin de le vérifier et de le transmettre. Qui doit exactement fournir quoi varie selon la situation, et c'est l'un des points où un bref scan avec une première indication peut servir de repère.
Pourquoi la conservation est tout aussi importante que la collecte
Le détail qui joue le plus chez les distributeurs, ce n'est pas la question de savoir quels documents il y a, mais pendant combien de temps et comment ils restent accessibles. Un passeport est consulté sur une longue période, parfois par des parties plus loin dans la chaîne que vous n'avez jamais rencontrées. Si votre propre comptabilité ne correspond pas au code d'identification du passeport, la traçabilité devient quand même un problème, même si vous n'aviez pas vous-même fait le passeport. Les autorités de contrôle regardent lors des inspections cette correspondance : est-il prouvable que le produit avait déjà un passeport à la réception, et est-il prouvable à qui il a été retransmis. Comment ce contrôle sera organisé en pratique relève de la responsabilité de l'autorité de contrôle compétente aux Pays-Bas et dans l'UE, et cet article ne fait aucune prédiction à ce sujet.
Une deuxième raison de bien conserver les documents est le changement de fournisseur de logiciels ou de systèmes internes. Si un bon de livraison n'existe que dans un ancien système qui n'est plus utilisé, le lien avec le passeport est en fait rompu, même s'il existait autrefois. Dans l' aperçu de l'origine des données il est expliqué comment un tel lien est maintenu, même si les systèmes changent.
Ce que cela signifie dans la pratique
Pour un distributeur, la tâche est donc essentiellement organisationnelle : faire en sorte que les documents d'achat, les numéros de lot et les bons de livraison se réfèrent mutuellement de manière cohérente, et que ce lien puisse encore être reconstitué après des années. Cela ne demande aucune connaissance juridique, mais plutôt une méthode de travail stable lors de la réception et de la livraison du matériel. Celui qui doute si une livraison spécifique relève de ces obligations ferait bien de le vérifier auprès d'un juriste ou de l'autorité de contrôle compétente, étant donné que l'élaboration précise peut différer selon le groupe de produits et la phase de mise en œuvre.
Curieux de savoir comment cela fonctionne dans votre propre situation ? Faites le scan rapide gratuit ou consultez les réponses aux questions que les négociants en acier nous posent souvent pour voir quels documents correspondent à votre rôle dans la chaîne.