Het antwoord hangt af van drie dingen: hoeveel producten u laat registreren, hoe vaak de onderliggende gegevens wijzigen, en welke laag van dienstverlening u afneemt. Een paspoort voor één type stalen profiel met een vaste samenstelling kost minder dan een paspoort voor een assortiment met veel varianten die regelmatig worden bijgewerkt. Het overzicht van tarieven per pakket vindt u op de pagina met tarieven per pakket; wat hieronder staat, is de achtergrond bij dat bedrag.
De gedachte achter een bewaartermijn van tien jaar komt voort uit de manier waarop een paspoort in de praktijk wordt gebruikt: gegevens moeten na registratie beschikbaar blijven via de QR-code, ook als een product allang is verwerkt of doorverkocht. Hoe lang een paspoort volgens de verordening zelf beschikbaar moet blijven, staat nog niet definitief vast. De eerste gedelegeerde handeling met de concrete verplichtingen voor ijzer en staal wordt vanaf 2026 verwacht, met een overgangstermijn daarna. Tien jaar is de periode die als redelijke inschatting geldt voor de levensduur van een stalen halffabricaat in de keten, van fabricage tot verwerking in een constructie.
Waar het bedrag vandaan komt
De kosten van hosting bestaan grofweg uit drie onderdelen. Ten eerste de opslag zelf: gegevens moeten technisch beschikbaar blijven, ook als het bedrijf dat ze heeft aangeleverd ophoudt te bestaan of van softwareleverancier wisselt. Ten tweede het onderhoud van de koppeling tussen de QR-code en de onderliggende gegevens, zodat een scan altijd naar de juiste, actuele versie leidt. Ten derde de administratie rond wijzigingen: als een fabrikant of importeur een correctie doorvoert, moet herleidbaar blijven wat er wanneer is aangepast en door wie.
Hoeveel dat kost, hangt sterk af van het aantal producten en de complexiteit van de gegevens. Een handelaar die honderd verschillende profielen voert met wisselende herkomst heeft meer beheer nodig dan een verwerker met één vaste leverancier. Ook de vraag wie in de keten optreedt als aanbieder speelt mee: de partij die als aanbieder wordt aangemerkt, draagt de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de gegevens, en dat werk moet ergens worden georganiseerd, intern of uitbesteed.
Wat de prijs verder beïnvloedt
Naast het aantal producten telt de update-frequentie mee. Staal waarvan de CO2-voetafdruk of herkomst regelmatig verandert, bijvoorbeeld bij inkoop uit wisselende bronnen, vraagt om vaker bijwerken dan een product met een stabiele, altijd gelijke samenstelling. Elke wijziging moet worden vastgelegd en gedateerd, en dat werk zit in het bedrag verwerkt.
Ook de mate van integratie met uw eigen systemen weegt mee. Een bedrijf dat gegevens handmatig aanlevert, kiest doorgaans voor een eenvoudiger pakket dan een bedrijf dat een koppeling wil met het eigen ERP-systeem of met de software van een leverancier. Wie hierover in gesprek gaat met een softwareleverancier, doet er goed aan om vooraf te bepalen welke gegevens al digitaal beschikbaar zijn en welke nog handmatig moeten worden ingevoerd; dat verschil bepaalt een groot deel van het genoemde bedrag.
Wat nog niet vaststaat
Zolang de gedelegeerde handeling voor ijzer en staal niet is gepubliceerd, staat niet vast welke gegevens precies verplicht zijn, hoe lang ze exact beschikbaar moeten blijven, en welke partij in welke situatie als aanbieder geldt. Bedragen die nu worden genoemd, zijn dus altijd een inschatting op basis van de huidige inzichten, niet een definitief tarief dat rechtstreeks uit de verordening is af te leiden. Voor de actuele stand van de wetstekst is EUR-Lex de aangewezen bron; voor vragen over de eigen situatie is een jurist of de bevoegde toezichthouder het aanspreekpunt.
Zelf een eerste indicatie krijgen
Om te zien wat in uw situatie meespeelt, helpt het om eerst te bepalen hoeveel producttypen u voert en hoe vaak de onderliggende gegevens wijzigen. Met een paar vragen krijgt u daar een eerste indicatie van, zonder dat u een account nodig heeft. Wie liever eerst achtergrond leest voordat er een bedrag wordt genoemd, vindt in de kennisbank met de onderwerpen per situatie uitgezocht de onderdelen die samen de prijs bepalen, zoals de rol van aanbieder en de eisen aan actualiteit. Ook het overzicht met veelgestelde vragen gaat in op wat wel en niet in een pakket zit.
Heeft u een halfuur en wilt u weten waar uw bedrijf op dit moment staat? Doe de gratis quick-scan of blader rustig door de onderwerpen; beide geven zonder verplichting een eerste beeld, en de bronvermelding bij elk antwoord laat zien waar het op is gebaseerd.