Wanneer wordt dit gesprek relevant voor u?
Kort antwoord: pas wanneer twee dingen samenvallen. Ten eerste moet vaststaan dat het digitaal productpaspoort voor het ijzer- of staalproduct dat u verkoopt, bewerkt of importeert daadwerkelijk verplicht wordt op de datum die de Europese Commissie vaststelt. Ten tweede moet u weten welke rol u in de keten vervult: bent u de partij die het paspoort moet laten opstellen, of levert u vooral gegevens aan een ander die dat doet. Zolang een van beide nog onduidelijk is, hoeft het gesprek met uw softwareleverancier niet meer te zijn dan een eerste verkenning.
Dat betekent niet dat u niets kunt doen. Veel bedrijven ontdekken juist tijdens een eerste gesprek met hun ERP- of voorraadsoftwareleverancier hoe hun huidige systeem omgaat met herkomstgegevens, certificaten en batchnummers. Die informatie is nu al nuttig, ook als de verplichting zelf nog niet vaststaat.
Wat er nog niet vaststaat, en wat wel
De ESPR, de Europese verordening die het kader voor productpaspoorten vastlegt, werkt met een werkplan voor de periode 2025-2030. Voor ijzer en staal wordt de eerste gedelegeerde handeling, het document waarin de precieze eisen voor deze productgroep komen te staan, verwacht in 2026. Vanaf publicatie geldt doorgaans een overgangstermijn van ongeveer achttien maanden voordat de verplichtingen ingaan. Op basis daarvan wordt vaak 2028 genoemd als richtdatum, maar die datum ligt nog niet vast. Zodra de gedelegeerde handeling is gepubliceerd, wordt de exacte datum hier vermeld.
Zolang die handeling er niet is, valt ook niet met zekerheid te zeggen welke gegevensvelden verplicht worden, en dus ook niet precies wat u van uw softwareleverancier nodig heeft. Dat is een van de redenen om onderscheid te maken tussen verkennen en vastleggen.
Verkennen kan al, vastleggen nog niet
Een verkennend gesprek met uw softwareleverancier gaat over vragen als: waar staan de huidige gegevens over herkomst en samenstelling, wie beheert die, en kan het systeem een extra koppeling of exportformaat aan zodra dat nodig is. Dat soort vragen kost weinig tijd en levert nu al inzicht op in de eigen administratie.
Vastleggen, dus een contract aanpassen, een module aanschaffen of een koppeling laten bouwen die specifiek is toegesneden op het digitaal productpaspoort, krijgt meer waarde zodra de gedelegeerde handeling bekend is. Pas dan wordt duidelijk welke velden verplicht zijn en in welk formaat gegevens moeten worden aangeleverd. Bedrijven die nu al grote investeringen doen op basis van aannames, lopen het risico dat de uiteindelijke eisen op onderdelen afwijken.
Wie dit eerder raakt dan een ander
De volgorde waarin bedrijven met dit gesprek te maken krijgen, hangt sterk samen met de rol die zij in de keten vervullen. Een fabrikant of importeur die als aanbieder wordt aangemerkt, draagt de verantwoordelijkheid voor het samenstellen van het paspoort en heeft eerder een compleet beeld nodig van wat de eigen systemen kunnen. Een distributeur of verwerker die vooral gegevens doorgeeft, is eerder afhankelijk van wat die aanbieder aanlevert. Welke rol op uw bedrijf van toepassing is, staat beschreven in de verordening zelf; de kennisbank met uitleg per rol in de keten zet de definities naast elkaar.
Ook de omvang van uw huidige softwarelandschap speelt mee. Een bedrijf dat al met een modern ERP-systeem werkt waarin herkomst- en certificaatgegevens gestructureerd zijn vastgelegd, heeft een kortere weg te gaan dan een bedrijf dat deze gegevens nu nog op papier of in losse spreadsheets bijhoudt.
Hoe u nu al voor uzelf helder krijgt of het u raakt
Om te bepalen of, en wanneer, dit gesprek voor uw bedrijf urgent wordt, is het vooral van belang te weten welk product u verhandelt, in welke rol, en hoe uw gegevens nu zijn georganiseerd. in een paar vragen ziet u waar uw bedrijf op dit moment staat, zonder dat dit meteen verplichtingen met zich meebrengt.
Wilt u alvast weten hoe de gegevensketen straks in elkaar zit, en welk deel daarvan bij een softwareleverancier ligt en welk deel bij ferropas.eu? op deze pagina staat waar de informatie voor het paspoort vandaan komt. Dat maakt het gesprek met uw eigen leverancier concreter, ook zolang de definitieve eisen nog niet gepubliceerd zijn.
Voor de vraag of uw specifieke situatie onder de verplichting valt, en per wanneer, is de tekst van de verordening en de toelichting van de bevoegde toezichthouder leidend; een jurist kan die vertalen naar uw eigen bedrijf. Op de pagina met veelgestelde vragen staan de vragen die wij het vaakst krijgen over timing en rolverdeling nader uitgewerkt.
Doe de gratis scan
Wilt u zonder verplichtingen weten waar u voor uw eigen producten staat, en of dit gesprek voor u al urgent is of nog kan wachten? Doe de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de kennisbank; beide zijn kosteloos toegankelijk, ook zonder account.