Yleisin virhe teräkseen liittyvissä hankinnoissa digitaalisen tuotepassin näkökulmasta on se, että yritykset odottavat alkuperä- ja koostumustietojen kirjaamista siihen asti, kunnes velvoite tulee voimaan. Silloin kun passi tulee pakolliseksi, osoittautuu, että kukaan ei enää pysty selvittämään, mistä erästä, mistä sulannosta tai mistä toimittajasta tietty toimitus oli peräisin.
Kyse ei ole huonosta tahdosta. Teräksen hankinta tapahtuu usein pitkien suhteiden, suullisten sopimusten ja muutaman vuoden kuluttua säilytetyistä lähetyslipuista. Niin kauan kuin ei ollut lakisääteistä velvoitetta näiden tietojen säilyttämiseen, kenelläkään ei ollut siihen syytä. Ongelma syntyy vasta silloin, kun tiedot osoittautuvat tarpeellisiksi takautuvasti, ja siihen mennessä erä on usein jo käsitelty, jälleenmyyty tai toimitettu vuosia sitten.
Miksi tämä on vaikea korjata jälkikäteen
Tuotepassi perustuu valmistajalta tai maahantuojalta peräisin oleviin tietoihin: koostumukseen, alkuperään ja siihen polkuun, jonka materiaali on kulkenut. Nämä tiedot syntyvät tuotannon ja ensimmäisen myynnin yhteydessä, eivät silloin kun passi tulee pakolliseksi. Kuka aloittaa kirjaamisen vasta velvoitteen voimaantulon jälkeen, menettää kaiken, mitä ennen sitä on ostettu ja käsitelty.
Asetus määrää itse, mistä ajankohdasta passi on pakollinen uusiksi markkinoille tulleille tuotteille. Varaston ja aikaisemmin ostetun materiaalin kohdalla tilanne on erilainen, ja juuri siinä epäselvyys syntyy. Yritykset, jotka paneutuvat asiaan jo nyt, eivät ehkäise itse velvoitetta, mutta hyvin sen tilanteen, että niillä on myöhemmin tyhjät kädet materiaalin suhteen, joka on jo varastossa.
Mitä käytännössä menee pieleen ostosopimuksessa
Virhe on usein sitä, että toimittaja ei ole huolimaton, vaan sopimus puuttuu. Ostoehdot säätelevät hintaa, toimitusaikaa ja laadun sertifikaatteja, mutta harvoin nimenomaisesti sitä, kuka on vastuussa passin tietojen toimittamisesta kun se tulee tarpeelliseksi. Ilman tätä sopimusta toimituksessa ei synny minkäänlaista kannustinta herkomsuustietojen järjestelmälliseen pitämiseen.
Tämä on sitä vahvempi mitä enemmän välikäsiä valmistajan ja loppukäyttäjän välillä on. Jälleenmyyjä, joka myy terästä edelleen, on omaa hankintoiaan varten riippuvainen siitä, mitä edellinen toimittaja toimittaa. Kuka ei kirjaa ylös, mitä roolia eräällä on tässä ketjussa, ottaa riskin siitä, että tiedot katoavat matkalla ilman että kukaan sen huomaa. ketjun roolit selkeiksi osoittaa kuinka tämä vastuu asetuksessa on jaettu.
Mitä voit jo nyt kirjata ilman että ennakoitaisit päivämäärää
Itse velvoite ei ole vielä päivämäärältään vahvistettu: ESPR-työohjelma odottaa ensimmäistä delegoitua säännöstä 2026, jonka jälkeen velvoitteet vielä odottavat. Tämä ei tarkoita, että odottaminen olisi turvallisin valinta. Se, mikä auttaa, on jo nyt kirjata ylös, mitä tietoja normaalikaupassa jo vastaanotat: alkuperän sertifikaatit, sulaksenumerot, toimittajien vakuutukset. Säilytät nämä tiedot kuitenkin jo nyt laadunvalvontaa varten; ei vaadi paljoa lisätyötä arkistoida ne johdonmukaisesti toimitusta kohden projektin sijasta.
Hyvä ensimmäinen vaihe on tarkistaa, millä tavalla yrityksesi saa nyt tietoja, joista voi myöhemmin tulla merkityksellisiä, ja missä se puuttuu. muutamalla kysymyksellä näet missä olet nyt antaa siihen ensisuuntaa ilman että sinun tarvitsisi asiaa vielä hallita.
Keskustelu toimittajan kanssa: sopimus joka usein puuttuu
Uusissa ostosopimuksissa on tarkoituksenmukaista keskustella jo nyt siitä, kuka toimittaa mitkä tiedot kun se tulee tarpeelliseksi ja missä muodossa. Tämän ei tarvitse olla juridisesti tiukka lauseke; konkreettinen sopimus siitä mitkä asiakirjat kuuluvat mihin toimitykseen, estää jo paljon myöhemmästä etsinnästä. Toimittajat, joilta itseltään tulee asetuksen kanssa tekemistä, eivät yleensä ole yllättyneitä kun nostat aiheen esille.
Tämä sopimus on erillään olemassa olevista laadun sertifikaateista ja tarkastussertifikaateista, jotka usein ovat jo muun lainsäädännön mukaista. Tuotepassi lisää niihin strukturoidun, digitaalisen kerroksen, mutta ei korvaa näitä sertifikaatteja. Kysymyksiin, jotka koskevat erityisesti ostosopimuksianne tai toimittajasuhdetta, oikea yhteyshenkilö on lakimies tai toimivaltainen valvontaviranomainen; tämä artikkeli kuvaa vain yleistä kuvaa.
Ei ainoa epäselvyys
Tämä virhe ei ole olemassa yksinään. Muut usein kysytyt kysymykset asiakirjoista, läpimenoajasta ja siitä, kuka tarkalleen on vastuussa, esiintyvät uudelleen tuotepasporin usein kysytyissä kysymyksissä. Joka haluaa tietää, mistä ferropas.eu:ssa olevat tiedot tulevat ja miten ne kootaan, löytää sen työmenettelyn sivulla.
Haluaisitko tietää, missä yrityksesi tällä hetkellä on suhteessa tähän velvoitteeseen? Ilmainen quick-scan antaa muutamassa minuutissa ensimmäisen käsityksen ilman, että tarvitset siihen tiliä.