Hoe leg ik staalsoort en norm vast in het productpaspoort?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR bepaalt in artikel 10 dat een productpaspoort de productinformatie bevat die volgt uit de toepasselijke gedelegeerde handeling voor die productgroep. Voor staal en ijzeren halffabricaten is die handeling er nog niet, maar de logica van artikel 10 geeft al richting: het paspoort moet de identiteit van het product eenduidig vastleggen, en staalsoort en norm horen daar in de meeste gedachte uitwerkingen bij. Wat dat praktisch betekent, valt uiteen in een paar herkenbare verplichtingen.

Het product eenduidig identificeren

Een paspoort dat "staal" zegt zonder soort en norm, voldoet niet aan het idee achter artikel 10: de gegevens moeten het specifieke product beschrijven, niet de productcategorie. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit dat de norm-aanduiding (bijvoorbeeld een EN-norm) en de staalsoort-aanduiding samen één vast gegevenspaar vormen dat bij elke partij opnieuw wordt ingevuld, niet één keer wordt vastgelegd voor het hele assortiment. Bij een handelsonderneming met meerdere leveranciers is het risico dat die aanduiding per leverancier anders wordt genoteerd — de een noemt de norm, de ander alleen de handelsnaam. Dat moet worden herleid tot één consistente aanduiding voordat het paspoort wordt samengesteld.

De bron van de aanduiding vastleggen

De staalsoort en norm komen niet uit het niets: ze staan doorgaans op het keuringscertificaat of de begeleidende documentatie van de fabrikant. Voor een verwerkend bedrijf betekent dit dat er een vaste plek moet zijn waar deze gegevens vandaan komen, en dat die plek herleidbaar blijft. Hoe een keuringscertificaat 3.1 zich verhoudt tot het productpaspoort is daarbij een vraag die niet vrijblijvend is: het certificaat is vaak de enige onderbouwing die een bedrijf zelf niet opnieuw kan vaststellen, omdat de metallurgische samenstelling niet op de werkvloer wordt gemeten maar bij de fabrikant.

Samenhang bewaren met andere gegevens in het paspoort

Staalsoort en norm staan niet los van andere velden. Welke legeringselementen gemeld moeten worden, hangt samen met de staalsoort die is opgegeven, en een afwijking tussen die twee velden is een van de meest voorkomende bronnen van een paspoort dat inhoudelijk niet klopt. Een overzicht van welke gegevens er in het productpaspoort van staal komen laat zien dat staalsoort en norm niet geïsoleerd staan, maar de basis vormen waarop andere velden worden ingevuld of gecontroleerd.

Herleidbaarheid bij verwerking en doorverkoop

Een halffabricaat dat wordt bewerkt — gesneden, gewalst, gelast tot een nieuw onderdeel — verandert soms van vorm maar niet noodzakelijk van staalsoort. Voor bedrijven die halffabricaten inkopen en doorverkopen of verwerken, betekent dit dat de norm-aanduiding van de oorspronkelijke partij herkenbaar moet blijven in het paspoort van het verwerkte product, ook als de fysieke vorm niet meer lijkt op wat er is ingekocht.

Waar het misgaat in de praktijk

Een eerste terugkerende situatie is de norm die wordt genoteerd zonder versie of jaartal, terwijl normen periodiek worden herzien. "EN 10025" zonder nadere specificatie zegt minder dan de volledige aanduiding met deel en jaartal, en bij een controle is dat verschil relevant.

Een tweede situatie: de handelsnaam van een staalsoort (zoals een fabrikant die eigen merknamen voert) wordt in het paspoort gebruikt in plaats van de genormeerde aanduiding. Voor de eigen administratie is dat handig, voor een paspoort dat door een keten van partijen gelezen moet worden is het onvoldoende, omdat niet iedere afnemer de merknaam kan herleiden tot de onderliggende norm.

Een derde situatie ontstaat bij mengpartijen: verschillende coils of staven uit dezelfde bestelling, maar niet uit dezelfde smelt, met kleine afwijkingen die niet allemaal onder precies dezelfde normaanduiding vallen. Wordt dan één norm voor de hele partij aangehouden, terwijl een deel er net naast valt? Dat is een vraag die vóór verzending beantwoord moet zijn, niet achteraf.

Een vierde situatie is het uit elkaar lopen van staalsoort en norm bij doorvoer via een tussenhandelaar. De oorspronkelijke aanduiding van de fabrikant wordt niet foutloos overgenomen, of wordt vereenvoudigd "voor de leesbaarheid" — met als gevolg dat de aanduiding in het paspoort niet meer overeenkomt met wat op het onderliggende certificaat staat.

Een vijfde, meer administratieve situatie: de norm wordt bij aanmaak van het paspoort correct vastgelegd, maar niet bijgewerkt wanneer een norm wordt herzien terwijl de partij nog in voorraad ligt. Hoe actueel gegevens in het paspoort moeten blijven, is een vraag die niet alleen over samenstelling of herkomst gaat, maar net zo goed over de norm-aanduiding zelf; zie de toelichting op hoe actueel de gegevens in het productpaspoort moeten zijn.

Wat u kunt vastleggen

• Een vaste interne notatiewijze voor staalsoort en norm, inclusief versie en jaartal van de norm, zodat elke partij op dezelfde manier wordt beschreven ongeacht wie de aanduiding heeft aangeleverd.
• Een verwijzing naar het onderliggende keuringscertificaat per partij, zodat de aanduiding in het paspoort te herleiden is tot een controleerbaar document.
• Een overzicht van de leveranciers en de vorm waarin zij staalsoort en norm aanleveren (certificaat, pakbon, eigen merknaam), zodat afwijkingen tussen leveranciers zichtbaar worden vóórdat ze in een paspoort terechtkomen.
• Een werkinstructie voor de situatie van mengpartijen: wanneer een partij wél en wanneer een partij niet onder één gezamenlijke norm-aanduiding mag worden samengevoegd.
• Een controlemoment bij normherzieningen, gekoppeld aan de eigen voorraadadministratie, zodat een aanduiding die inmiddels is herzien niet ongewijzigd wordt overgenomen in een nieuw paspoort.
• Een vastgelegde afspraak over de samenhang tussen staalsoort, norm en de gemelde legeringselementen, zodat deze velden bij interne controle altijd samen worden nagelopen en niet los van elkaar worden ingevuld.