Hoe vaak moet ik de gegevens in het productpaspoort bijwerken?

Actueel houden is een doorlopende plicht, geen vaste kalendertermijn

Nee, in de ESPR staat geen vaste periode zoals "eens per jaar" of "elke zes maanden" voor het bijwerken van een digitaal productpaspoort. De verplichting is anders geformuleerd: de informatie in het paspoort moet kloppen zolang het paspoort bestaat, en moet dus worden aangepast op het moment dat er iets verandert dat relevant is voor dat paspoort. Het paspoort is gekoppeld aan een uniek productidentificatienummer en hoort het product of de batch waar het bij hoort correct te beschrijven (artikel 9 van de ESPR, Verordening (EU) 2024/1781). Zolang die koppeling klopt, is er niets bij te werken. Verandert er iets aan de onderliggende gegevens — bijvoorbeeld een gecorrigeerde meetwaarde, een vernieuwd certificaat, of een aangepaste conformiteitsverklaring — dan hoort dat in het paspoort terug te komen. Het is dus een gebeurtenis-gedreven verplichting, geen kalenderafspraak.

Voor wie en voor welke gegevens dit geldt

Deze verplichting raakt vooral de partij die verantwoordelijk is voor de inhoud van het paspoort: de fabrikant of importeur die het product op de markt brengt en wiens gegevens erin verwerkt zijn. Ferropas host het paspoort en levert de QR-datadrager, maar de juistheid van de onderliggende gegevens is en blijft een zaak van degene die ze heeft aangeleverd. Niet alle informatie in een paspoort is even veranderlijk. Gegevens die bij productie vastliggen — zoals de samenstelling van een specifieke gietbatch — veranderen normaal gesproken niet meer na oplevering. Andere gegevens kunnen wél wijzigen na het moment van eerste publicatie, zoals een certificaat dat wordt verlengd, een keuringsrapport dat wordt aangevuld, of een conformiteitsstatus die wordt herzien. Dit gaat niet over algemene marktinformatie zoals prijzen of leveringstermijnen; dat soort gegevens valt buiten de reikwijdte van het productpaspoort zoals de ESPR die beschrijft.

Wanneer dit voor ijzer en staal gaat gelden

Een concrete datum staat nog niet vast. De ESPR werkt met een werkplan voor de periode 2025-2030, waarin de eerste gedelegeerde handelingen worden verwacht vanaf 2026; verplichtingen gaan doorgaans achttien maanden na publicatie van zo'n handeling in. Voor ijzer en staal is nog geen gedelegeerde handeling gepubliceerd, dus de indicatie rond 2028 is een inschatting op basis van dat werkplan, geen vastgestelde datum. Tot die handeling er is en van kracht wordt, gelden de algemene bepalingen van artikel 9 en 10 nog niet dwingend voor halffabricaten van ijzer en staal. Zodra de handeling gepubliceerd wordt, zal die vermoedelijk ook aangeven welke gegevens voor dit product specifiek onder de actualisatieplicht vallen en via welk proces dat moet verlopen — dat detail volgt dus later, niet uit de huidige tekst van de verordening zelf.

Wat dit betekent voor de praktijk

Wie nu al met een productpaspoort te maken krijgt of zich erop voorbereidt, doet er verstandig aan eerst in kaart te brengen welke gegevens over een product na oplevering nog kunnen wijzigen — denk aan certificaten, keuringen, of aanvullingen op een conformiteitsverklaring — en welke gegevens definitief vastliggen bij productie. Vervolgens is het zinvol om een intern proces te hebben dat signaleert wanneer zo'n wijziging optreedt, zodat die niet onopgemerkt blijft. Die wijziging moet vervolgens worden doorgegeven aan de partij die het paspoort beheert, zodat de onderliggende data wordt aangepast; de QR-code en de link zelf veranderen daarbij niet, alleen de informatie die erachter zit. Het is aan te raden om bij te houden wanneer welke aanpassing is doorgevoerd, aangezien dat relevant blijft zolang het paspoort wordt gehost — in het geval van Ferropas tien jaar. Tot slot loont het de moeite om de publicatie van de gedelegeerde handeling voor ijzer en staal te volgen, omdat die aanvullende of specifiekere eisen kan stellen aan wanneer en hoe actualisering moet gebeuren.

De wettelijke basis: artikel 9 en 10 ESPR

Deze lezing volgt uit twee bepalingen in de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781). Artikel 9 beschrijft wat een digitaal productpaspoort is en dat het gekoppeld is aan een uniek product- of batchidentificatienummer, met als uitgangspunt dat de informatie in het paspoort overeenkomt met het daadwerkelijke product. Artikel 10 stelt eisen aan het technisch ontwerp en de werking van het paspoort, waaronder dat de informatie juist, volledig en actueel moet zijn. Uit de combinatie van beide volgt dat actualiteit geen kwestie is van een vaste termijn, maar van voortdurende overeenstemming tussen paspoort en werkelijkheid.

Wie nu al gegevens verzamelt voor toekomstige productpaspoorten, kan het beste alvast onderscheid maken tussen vaste en veranderlijke gegevens en een vast aanspreekpunt regelen voor het doorgeven van wijzigingen — zodat er straks, zodra de verplichting ingaat, niets hoeft te worden ingehaald.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR regelt dat het digitale productpaspoort gekoppeld blijft aan het specifieke product en dat de erin opgenomen informatie beschikbaar blijft zolang dat product op de markt is en daarna nog een periode. Wat de verordening niet doet, is één vaste actualiseringsfrequentie voorschrijven die voor alle productgroepen tegelijk geldt. Artikel 9 en artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) leggen de basisstructuur vast: welke gegevens toegankelijk moeten zijn, wie welke rol heeft in het beheer, en dat wijzigingen in het paspoort traceerbaar moeten zijn. De precieze update-ritmiek voor staal en andere metalen komt terug in de gedelegeerde handeling die per productgroep wordt vastgesteld — die tekst is er nu nog niet.

Gegevens die bij de fabricage horen, blijven gekoppeld aan die partij

Een deel van de informatie in het paspoort ligt vast op het moment van productie: de staalsoort, de norm waaraan is voldaan, de samenstelling. Dat zijn geen gegevens die "verouderen" in de gewone zin — ze horen bij die specifieke partij en veranderen niet met de tijd. Voor een metaalverwerker van middelgrote omvang betekent dit dat dit deel van het paspoort na oplevering feitelijk stabiel is, zolang er geen fouten in bleken te staan. Hoe die vastlegging eruit ziet, staat beschreven op de pagina over hoe u staalsoort en norm vastlegt in het productpaspoort.

Gegevens die van de gebruiksfase afhangen, vragen om een ander ritme

Andere velden in een productpaspoort — denk aan gegevens over reparatie, herverwerking of de uiteindelijke afvoer — hebben per definitie een levensduur die langer is dan het moment van verkoop. De ESPR benoemt dat het paspoort bruikbaar moet blijven gedurende de relevante levensduur van het product, wat er praktisch op neerkomt dat een bedrijf met tien tot honderd medewerkers er rekening mee houdt dat een paspoort niet alleen bij aflevering wordt samengesteld, maar mogelijk op punten wordt aangevuld als er in een latere fase iets verandert aan het product of aan hoe het verwerkt kan worden.

Correcties moeten traceerbaar zijn, niet stilzwijgend

Wat wel expliciet uit de verordening naar voren komt, is dat wijzigingen in het paspoort herleidbaar moeten zijn: niet dat een oude waarde zomaar wordt overschreven zonder spoor. Voor een bedrijf betekent dit praktisch dat een correctie op bijvoorbeeld een gemeten waarde geen kwestie is van "het cijfer aanpassen", maar van het vastleggen wanneer en waarom een waarde is gewijzigd. Dat raakt ook de vraag hoe een gemeten waarde tot stand kwam — zie de toelichting over de methode waarmee waarden voor het paspoort worden gemeten — want een aanpassing zonder duidelijke meetmethode is moeilijk te verantwoorden.

De verantwoordelijkheid voor actualisering ligt bij wie het paspoort heeft samengesteld

De ESPR wijst de marktdeelnemer die het paspoort heeft laten opstellen aan als de partij die verantwoordelijk blijft voor de juistheid van de inhoud. Dat verandert niet zodra het paspoort eenmaal online staat. Voor een bedrijf dat zijn paspoorten laat samenstellen en hosten door een derde partij, zoals via dit platform, betekent dat de eigen verantwoordelijkheid blijft bestaan om relevante wijzigingen door te geven — het hosten van de data is een andere rol dan het inhoudelijk verantwoordelijk zijn voor de juistheid ervan.

Waar het misgaat in de praktijk

Een eerste situatie die vaak terugkomt: een fabrikant past de samenstelling van een staallegering licht aan tussen twee productieruns, maar het paspoort van de eerdere partij wordt niet gecorrigeerd omdat men aanneemt dat het om "dezelfde soort staal" gaat. Voor het paspoort is elke partij echter een eigen registratie.

Een tweede situatie: een handelsonderneming koopt staal in, verkoopt het paspoort door aan de volgende partij in de keten, maar geeft eigen bewerkingen (zoals snijden of oppervlaktebehandeling) niet door aan wie het paspoort beheert. Als die bewerking relevant is voor gegevens die in het paspoort staan, ontstaat een discrepantie tussen wat het paspoort toont en wat er feitelijk met het product is gebeurd.

Een derde: een bedrijf denkt dat het paspoort na oplevering "klaar" is en er nooit meer naar omgekeken hoeft te worden, terwijl er intern wel nieuwe testresultaten beschikbaar komen — bijvoorbeeld over het aandeel schroot in de smelt, zie hoe het aandeel schroot in de smelt wordt vastgelegd — die niet worden doorgegeven omdat niemand dat als "update" ziet, maar als losse administratie.

Een vierde: een importeur gaat ervan uit dat het keuringscertificaat 3.1 dat bij de partij hoort, automatisch het paspoort actueel houdt, zonder te checken of dat certificaat en het paspoort dezelfde informatie op dezelfde manier weergeven. De verhouding tussen die twee documenten staat toegelicht op de pagina over hoe een keuringscertificaat 3.1 zich verhoudt tot het productpaspoort.

Een vijfde: een bedrijf wijzigt een waarde in het paspoort zonder vast te leggen wie de wijziging heeft doorgevoerd en op basis van welk document, waardoor bij een latere vraag van een afnemer niet meer te reconstrueren is waarom een cijfer afwijkt van een eerdere versie.

Wat u kunt vastleggen

Een interne afspraak over wie binnen het bedrijf bevoegd is om wijzigingen in een paspoort te laten doorvoeren, en bij welke gebeurtenis dat gebeurt (nieuwe meting, gewijzigde samenstelling, gecorrigeerde herkomstgegevens).
Een logboek per partij waarin staat wanneer het paspoort is samengesteld, op basis van welke onderliggende documenten, en of en wanneer daarna aanpassingen zijn doorgevoerd.
Een vaste procedure voor het moment waarop nieuwe testresultaten of certificaten binnenkomen, zodat duidelijk is of en hoe die worden doorgegeven aan wie het paspoort beheert.
Afspraken met leveranciers en afnemers over wie welke gegevens aanlevert en op welk moment in de keten — dit sluit aan op de vraag wie welke gegevens uit het productpaspoort mag inzien, omdat actualisering en toegang vaak in elkaars verlengde liggen.
Een overzicht van welke velden in het paspoort statisch zijn (vastgelegd bij productie) en welke velden mogelijk in een latere fase worden aangevuld, zodat intern duidelijk is waar aandacht voor nodig blijft.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.