Jak często muszę aktualizować dane w paszporcie produktu?

Co konkretnie musisz zrobić

Czego się od Ciebie oczekuje

ESPR stanowi, że cyfrowy paszport produktu pozostaje połączony z określonym produktem i że zawarte w nim informacje pozostają dostępne tak długo, jak długo produkt znajduje się na rynku, a następnie przez dodatkowy okres. To, czego rozporządzenie nie robi, to nie przedpisuje jednej stałej częstotliwości aktualizacji mającej zastosowanie do wszystkich grup produktów jednocześnie. Artykuł 9 i artykuł 10 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) określają strukturę podstawową: jakie dane muszą być dostępne, kto pełni jaką rolę w zarządzaniu, oraz że zmiany w paszporcie muszą być śledzone. Dokładny rytm aktualizacji dla stali i innych metali znajduje się w delegowanym akcie ustalonym dla każdej grupy produktów — ten tekst jeszcze nie istnieje.

Dane należące do produkcji pozostają powiązane z daną partią

Część informacji w paszporcie jest ustalona w momencie produkcji: gatunek stali, norma, której zadośćuczyniono, skład. To nie są dane, które "starzejące się" w zwykłym sensie — należą do tej konkretnej partii i nie zmieniają się w czasie. Dla przetwórcy metali średniej wielkości oznacza to, że ta część paszportu po dostarczeniu jest faktycznie stabilna, o ile nie okaże się zawierać błędów. Jak wygląda ta ustalenie, opisano na stronie dotyczącej jak ustalić gatunek stali i normę w paszporcie produktu.

Dane zależne od fazy użytkowania wymagają innego rytmu

Inne pola w paszporcie produktu — takie jak dane dotyczące naprawy, przetwarzania lub ostatecznego usunięcia — z definicji mają okres użytkowania dłuższy niż moment sprzedaży. ESPR stanowi, że paszport musi pozostać użyteczny przez cały istotny okres użytkowania produktu, co praktycznie oznacza, że przedsiębiorstwo zatrudniające od dziesięciu do stu pracowników musi uwzględnić, że paszport nie tylko jest opracowywany w momencie dostawy, ale potencjalnie może być uzupełniany w punktach, jeśli w późniejszym stadium coś zmieni się w produkcie lub w sposobie jego przetwarzania.

Korekty muszą być śledzone, a nie dokonywane w milczeniu

To, co wyraźnie wynika z rozporządzenia, to fakt, że zmiany w paszporcie muszą być możliwe do prześledzenia: nie chodzi o to, że stara wartość zostaje po prostu zastąpiona bez śladu. W praktyce dla przedsiębiorstwa oznacza to, że korekta na przykład zmierzonej wartości nie jest kwestią "dostosowania liczby", ale zanotowania kiedy i dlaczego wartość uległa zmianie. Dotyczy to również pytania, jak powstała zmierzona wartość — zobacz wyjaśnienie dotyczące metody, za pomocą której wartości dla paszportu są mierzone — ponieważ dostosowanie bez jasnej metody pomiaru jest trudne do uzasadnienia.

Odpowiedzialność za aktualizację spoczywa na tym, kto opracował paszport

ESPR wskazuje uczestnika rynku, który polecił opracowanie paszportu, jako stronę pozostającą odpowiedzialną za prawidłowość jego treści. Nie zmienia się to, gdy paszport zostanie umieszczony online. Dla przedsiębiorstwa, które zleca opracowanie i hosting swoich paszportów stronie trzeciej, takiej jak ta platforma, oznacza to, że odpowiedzialność własna pozostaje — hosting danych to inna rola niż bycie odpowiedzialnym za prawidłowość jego treści.

Gdzie dzieje się źle w praktyce

Pierwsza sytuacja, która często się powtarza: producent nieznacznie zmienia skład stopu stalowego między dwiema seriami produkcji, ale paszport poprzedniej partii nie jest korygowany, ponieważ zakłada się, że chodzi o "ten sam rodzaj stali". Dla paszportu każda partia jest jednak osobną rejestracją.

Druga sytuacja: przedsiębiorstwo handlowe kupuje stal, sprzedaje dalej paspoort następnej stronie w łańcuchu, ale nie przekazuje własnych operacji (takich jak cięcie lub obróbka powierzchni) podmiotowi zarządzającemu pasportem. Jeśli taka operacja jest istotna dla danych zawartych w paszporcie, powstaje rozbieżność między tym, co pokazuje paspoort, a tym, co faktycznie się stało z produktem.

Trzecia: przedsiębiorstwo uważa, że paspoort po przekazaniu jest "gotowy" i nie trzeba do niego więcej wracać, podczas gdy wewnętrznie dostępne są nowe wyniki badań — na przykład dotyczące udziału złomu w topieniu, patrz jak udział złomu w topieniu jest rejestrowany — które nie są przekazywane, ponieważ nikt nie postrzega tego jako "aktualizację", ale jako odrębną dokumentację.

Czwarta: importer zakłada, że świadectwo badania 3.1 dołączone do partii automatycznie utrzymuje paspoort aktualny, bez sprawdzenia, czy to świadectwo i paspoort zawierają te same informacje przedstawione w ten sam sposób. Relacja między tymi dwoma dokumentami jest wyjaśniona na stronie dotyczącej jak certyfikat badania 3.1 się ma do paszportu produktu.

Piąta: przedsiębiorstwo zmienia wartość w paszporcie bez dokumentowania, kto przekazał zmianę i na podstawie którego dokumentu, co powoduje, że podczas późniejszego zapytania odbiorcy nie można już odtworzyć, dlaczego dana liczba różni się od wcześniejszej wersji.

Co możesz dokumentować

• Wewnętrzna umowa dotycząca tego, kto w ramach przedsiębiorstwa jest uprawniony do dokonania zmian w paszporcie i w jakiej sytuacji to nastąpi (nowy pomiar, zmieniony skład, poprawione dane o pochodzeniu).
• Dziennik dla każdej partii zawierający informacje o tym, kiedy paspoort został zestawiony, na podstawie jakich dokumentów źródłowych, oraz czy i kiedy następnie dokonano korekt.
• Stała procedura na wypadek otrzymania nowych wyników badań lub świadectw, tak aby było jasne, czy i jak są one przekazywane podmiotowi zarządzającemu pasportem.
• Porozumienia z dostawcami i odbiorcami dotyczące tego, kto dostarcza jakie dane i w jakim momencie łańcucha — wiąże się to z pytaniem kto ma prawo wglądu do których danych z produktowego paszportu, ponieważ aktualizacja i dostęp są często ze sobą powiązane.
• Przegląd tego, które pola w paszporcie są statyczne (ustalone podczas produkcji) i które pola mogą być uzupełniane na późniejszym etapie, aby wewnętrznie było jasne, gdzie wymagana jest uwaga.