Cât de des trebuie să actualizez datele din pasaportul produsului?

Ceea ce trebuie să faceți în mod concret

Ceea ce se așteaptă de la dumneavoastră

ESPR reglementează faptul că pasaportul digital al produsului rămâne legat de produsul specific și că informațiile incluse în acesta rămân disponibile atât timp cât acel produs se află pe piață și o perioadă după aceea. Ceea ce nu face verordiunea este să prescrie o singură frecvență fixă de actualizare care să se aplice în același timp tuturor grupelor de produse. Articolele 9 și 10 ale ESPR (Regulamentul (UE) 2024/1781) stabilesc structura de bază: ce date trebuie să fie accesibile, ce rol are fiecare parte în gestionare și că modificările din pasaport trebuie să fie urmăribile. Ritmicitatea precisă a actualizării pentru oțel și alte metale se regăsește în actul delegat care se stabilește pe fiecare grupă de produse — acel text nu există încă.

Datele care aparțin fabricației rămân legate de acel lot

O parte din informațiile din pasaport sunt stabilite la momentul producției: tipul de oțel, norma respectată, compoziția. Acestea nu sunt date care "se învechesc" în sensul obișnuit — aparțin acelui lot specific și nu se schimbă în timp. Pentru un transformator de metale de mărime medie, aceasta înseamnă că această parte a pasaportului este în esență stabilă după livrare, cu condiția să nu se constate erori. Modul în care se realizează această stabilire este descris pe pagina despre cum stabiliți tipul de oțel și norma în pasaportul digital al produsului.

Datele care depind de faza de utilizare necesită alt ritm

Alte câmpuri dintr-un pasaport digital — gândiți-vă la date privind reparația, reprelucrarea sau eliminarea finală — au prin definiție o durată de viață mai lungă decât momentul vânzării. ESPR precizează faptul că pasaportul trebuie să rămână utilizabil pe durata vieții relevante a produsului, ceea ce în practică înseamnă că o companie cu zece până la o sută de angajați trebuie să țină cont de faptul că un pasaport nu se elaborează doar la livrare, ci poate fi completat pe anumite puncte dacă în etape ulterioare ceva se schimbă în ceea ce privește produsul sau modul în care acesta poate fi procesat.

Corecțiile trebuie să fie urmăribile, nu tăcute

Ceea ce reiese explicit din verordiune este că modificările din pasaport trebuie să fie trasabile: nu că o valoare veche este pur și simplu suprascrisă fără urmă. Pentru o companie, aceasta înseamnă în practică că o corectare a unei valori măsurate, de exemplu, nu este o chestiune de "ajustare a cifrelor", ci de înregistrare a momentului în care și motivului pentru care a fost modificată o valoare. Aceasta atinge și întrebarea cum a fost obținută o valoare măsurată — vezi explicația despre metoda prin care sunt măsurate valorile pentru pasaportul digital — deoarece o ajustare fără metodă de măsurare clară este dificil de justificat.

Responsabilitatea pentru actualizare revine celui care a elaborat pasaportul

ESPR desemnează operatorul economic care a luat pasaportul pentru a fi elaborat drept partea responsabilă de rămâne responsabilă pentru exactitatea conținutului. Aceasta nu se schimbă odată ce pasaportul este online. Pentru o companie care își lasă pasapoartele elaborate și găzduite de o terță parte, cum ar fi prin intermediul acestei platforme, înseamnă că propria responsabilitate rămâne de a comunica modificări relevante — găzduirea datelor este un rol diferit de a fi responsabil din punct de vedere al conținutului pentru exactitatea acestora.

Unde nu funcționează în practică

O primă situație care apare frecvent: un producător ajustează ușor compoziția unui aliaj de oțel între două loturi de producție, dar pasaportul lotului anterior nu este corectat pentru că se presupune că este vorba de "același tip de oțel". Pentru pasaport, fiecare lot este însă o înregistrare separată.

O a doua situație: o întreprindere comercială cumpără oțel, vinde pașaportul mai departe către următoarea parte din lanț, dar nu transmite transformările proprii (cum ar fi tăierea sau tratarea suprafeței) către cine gestionează pașaportul. Dacă acea transformare este relevantă pentru datele care figurează în pașaport, apare o discrepanță între ceea ce arată pașaportul și ceea ce s-a întâmplat de fapt cu produsul.

O a treia: o întreprindere crede că pașaportul este „gata cum se înregistrează ponderea deeurilor în topitura — care nu sunt transmise deoarece nimeni nu le vede ca o "actualizare", ci ca o administrație separată.

O a patra: un importator presupune că certificatul de inspecție 3.1 care însoțește partida menține automat pașaportul actualizat, fără a verifica dacă acel certificat și pașaportul prezintă aceleași informații în același mod. Relația dintre aceste două documente este explicată pe pagina despre cum se raportează un certificat de inspecție 3.1 la pasaportul de produs.

O a cincea: o întreprindere modifică o valoare din pasaport fără a înregistra cine a efectuat modificarea și pe baza căruia document, ceea ce face ca la o întrebare ulterioară a unui client să nu mai fie posibil să se reconstruiască de ce o cifră diferă de o versiune anterioară.

Ce puteți documenta

• Un acord intern privind cine din cadrul companiei este autorizat să efectueze modificări într-un pasaport și în ce împrejurări se întâmplă aceasta (măsurare nouă, compoziție modificată, date de origine corectate).
• Un jurnal per lot în care se consemnează când a fost întocmit pasaportul, pe baza căror documente justificative și dacă și când au fost efectuate ajustări ulterioare.
• O procedură stabilă pentru momentul în care sosesc noi rezultate de teste sau certificate, astfel încât să fie clar dacă și cum acestea sunt transmise celui care gestionează pasaportul.
• Acord cu furnizorii și beneficiarii privind cine furnizează care date și în ce moment al lanțului — aceasta se conectează la întrebarea cine poate vedea ce date din pașaportul de produs, deoarece actualizarea și accesul se află adesea în continuarea una alteia.
• O privire de ansamblu asupra căror câmpuri din pasaport sunt statice (stabilite la producție) și căror câmpuri pot fi completate într-o fază ulterioară, astfel încât intern să fie clar unde rămâne necesară atenția.