Kuinka usein minun on päivitettävä tuotepassin tiedot?

Mitä sinun on konkreettisesti tehtävä

Mitä sinulta odotetaan

ESPR säätää, että digitaalinen tuotepassi pysyy sidottuna kyseiseen tuotteeseen ja että sen sisältämät tiedot jäävät saataville niin kauan kuin tuote on markkinoilla ja sen jälkeen vielä jonkin aikaa. Se, mitä asetus ei tee, on määrätä yhtä kiinteää päivitystaajuutta, joka pätisi kaikkiin tuoteryhmiin samanaikaisesti. ESPR:n (Asetus (EU) 2024/1781) 9 ja 10 artikla määrittelevät perusrakenteen: mitkä tiedot on oltava saatavilla, keillä on mitä roolia hallinnassa, ja että muutokset passissä on oltava jäljitettävissä. Tarkka päivitysrytmi terästä ja muita metalleja koskien määritellään delegoidussa säädöksessä, joka vahvistetaan tuoteryhmittäin — tämä teksti ei ole vielä saatavilla.

Valmistukseen liittyvät tiedot pysyvät sidottuina kyseiseen erään

Osa tuotepassin tiedoista on kiinteä tuotantovaiheessa: teräslaji, noudatettu standardi, koostumus. Nämä eivät ole tietoja, jotka "vanhenevat" tavallisessa mielessä — ne kuuluvat kyseiselle erityiselle erään ja eivät muutu ajan myötä. Keskikokoiselle metallinjalostajalle tämä tarkoittaa, että tuotepassin tämä osa on käytännössä vakaa luovutuksen jälkeen, ellei siinä ole virheitä. Kuinka tämä kiinteytys näyttää, kuvataan sivulla kuinka vahvistat teräslajin ja standardin tuotepassissa.

Käyttövaiheesta riippuvat tiedot vaativat eri rytmiä

Tuotepassin muut kentät — ajattele tietoja korjauksesta, uudelleenkäsittelystä tai lopullisesta poistosta — ovat määritelmän mukaan sellaisia, joiden elinkaari on pitempi kuin myyntihetki. ESPR toteaa, että passin on pysyttävä käyttökelpoisena tuotteen käyttöiän ajan, mikä käytännössä tarkoittaa, että kymmenen ja sadan työntekijän välillä olevalla yrityksellä on otettava huomioon, että passi ei ole pelkästään kokoonpantu luovutuksen yhteydessä, vaan sitä voidaan täydentää myöhemmässä vaiheessa, jos tuotteeseen tai sen käsittelymahdollisuuksiin tulee muutoksia.

Korjaukset on oltava jäljitettävissä, ei äänettömiä

Se, mikä asetus nimenomaisesti tuodaan esiin, on, että muutokset passissä on oltava jäljitettävissä: ei sillä tavalla, että vanha arvo yksinkertaisesti korvautuu ilman jäljiltä. Yritykselle tämä käytännössä tarkoittaa, että korjaus esimerkiksi mitattuun arvoon ei ole kysymys "luvun muuttamisesta", vaan muutoksen tallentamisesta: milloin ja miksi arvo muutettiin. Se koskee myös sitä, miten mitattu arvo saatiin — katso ohjeistus menetelmästä, jolla passin arvot mitataan — koska ilman selkeää mittausmenetelmää tehty muutos on vaikea perustella.

Päivityksen vastuu on sillä, joka on koonnut passin

ESPR nimeää markkinavaikuttajan, joka on antanut passin koonnostaa, vastuulliseksi osapuoleksi sisällön oikeellisuudesta. Se ei muutu, kun passi on kerran verkossa. Yritykselle, joka antaa passit koonnostaa ja isännöidä kolmannelle osapuolelle, kuten tämän alustan kautta, tämä tarkoittaa, että oma vastuu säilyy merkityksellisten muutosten ilmoittamisesta — tietojen isännöinti on eri rooli kuin niiden oikeellisuudesta vastuussa oleminen.

Missä asiat menettävät hallintaansa käytännössä

Usein toistuvaa ensimmäistä tilannetta: valmistaja muuttaa terässeoksen koostumusta hieman tuotantosarjojen välillä, mutta aikaisemman erän passia ei korjata, koska oletetaan, että kyse on "samanlaisesta teräksestä". Passissa kukin erä on kuitenkin oma rekisteröinti.

Toinen tilanne: kaupan käyvä yritys ostaa terästä, myy passin edelleen ketjun seuraavalle osapuolelle, mutta ei anna omia käsittelyjä (kuten leikkaamista tai pinnan käsittelyä) tietoon passin hallinnoijalle. Jos tämä käsittely on olennainen passin tietoihin nähden, syntyy ristiriita passin näyttämien tietojen ja sen välillä, mitä tuotteelle todella on tapahtunut.

Kolmas: yritys ajattelee, että passi on toimittamisen jälkeen "valmis" eikä sitä tarvitse koskaan enää katsoa, vaikka sisäisesti on saatavilla uusia testituloksia — esimerkiksi romuosuudesta sulatussa, katso kuinka romuosuus sulatuksessa kirjataan — joita ei välitetä eteenpäin, koska kukaan ei näe sitä "päivityksenä", vaan erillisenä hallinnointina.

Neljäs: importööri olettaa, että erään kuuluvasta tarkastustodistuksesta 3.1 on automaattisesti passi ajan tasalla, ilman että tarkistaa, ovatko tämä todistus ja passi samaa informaatiota samalla tavalla esittävät. Näiden kahden asiakirjan suhde on selvitetty sivulla olevissa tiedoissa kuinka tarkastustodistus 3.1 liittyy tuotepassiin.

Viides: yritys muuttaa arvoa passissa ilmoittamatta, kuka muutoksen on välittänyt ja minkä asiakirjan perusteella, joten myöhemmän ostajan kysymyksen kohdalla ei enää pysty jäljittämään, miksi luku poikkeaa aikaisemmasta versiosta.

Mitä voitte kirjata ylös

• Sisäinen sopimus siitä, kuka yrityksessä on valtuutettu vaikuttamaan muutoksiin passissa, ja missä tapauksessa se tapahtuu (uusi mittaus, muuttunut koostumus, korjatut alkuperätiedot).
• Lokitiedosto erää kohden, jossa on merkitty, milloin passi on koottu, mihin asiakirjoihin se perustuu, ja ovatko ja milloin muutokset on sen jälkeen tehty.
• Kiinteä menettely sille hetkelle, kun uudet testitulokset tai todistukset saapuvat, jotta on selkeää, ovatko ja miten ne välitetään passin hallinnoijalle.
• Sopimukset toimittajien ja ostajien kanssa siitä, kuka toimittaa mitä tietoja ja missä vaiheessa ketjussa — tämä liittyy kysymykseen kuka saa nähdä mitkä tiedot tuotepassistakoska päivitys ja pääsy kulkevat usein käsi kädessä.
• Yhteenveto siitä, mitkä passin kentät ovat staattisia (kiinteytettävät tuotannossa) ja mitkä kentät voidaan ehkä täyttää myöhemmässä vaiheessa, jotta sisäisesti on selkeää, mihin huomiota tarvitaan edelleen.