Wie oft muss ich die Daten im Produktpass aktualisieren?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Die ESPR regelt, dass das digitale Produktpass an das spezifische Produkt gekoppelt bleibt und dass die darin enthaltenen Informationen verfügbar bleiben, solange sich das Produkt auf dem Markt befindet und danach noch für einen Zeitraum. Was die Verordnung jedoch nicht vorschreibt, ist eine einzige Aktualisierungshäufigkeit, die für alle Produktgruppen gleichzeitig gilt. Artikel 9 und Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legen die Grundstruktur fest: welche Daten zugänglich sein müssen, welche Rolle jeder Akteur bei der Verwaltung hat und dass Änderungen im Produktpass nachvollziehbar sein müssen. Die genaue Aktualisierungsfrequenz für Stahl und andere Metalle ist in der delegierten Handlung festgehalten, die für jede Produktgruppe erlassen wird — dieser Text liegt derzeit noch nicht vor.

Daten, die zur Herstellung gehören, bleiben an diese Charge gebunden

Ein Teil der Informationen im Produktpass wird zum Zeitpunkt der Produktion festgehalten: die Stahlsorte, die eingehaltene Norm, die Zusammensetzung. Dies sind keine Daten, die "veraltern" im gewöhnlichen Sinne — sie gehören zu dieser spezifischen Charge und verändern sich nicht mit der Zeit. Für einen Metallverarbeiter mittlerer Größe bedeutet dies, dass dieser Teil des Produktpass nach Lieferung faktisch stabil ist, solange keine Fehler darin vorhanden sind. Wie diese Festlegung aussieht, ist auf der Seite beschrieben über wie Sie die Stahlsorte und Norm im Produktpass festlegen.

Daten, die von der Gebrauchsphase abhängen, erfordern einen anderen Rhythmus

Andere Felder in einem Produktpass — denken Sie an Daten über Reparatur, Aufarbeitung oder die letztendliche Entsorgung — haben per Definition eine Lebensdauer, die länger ist als der Verkaufszeitpunkt. Die ESPR besagt, dass der Produktpass während der relevanten Lebensdauer des Produkts nutzbar bleiben muss, was praktisch bedeutet, dass ein Unternehmen mit zehn bis hundert Mitarbeitern berücksichtigen muss, dass ein Produktpass nicht nur bei Lieferung zusammengestellt wird, sondern möglicherweise an Punkten ergänzt wird, wenn sich in einer späteren Phase etwas am Produkt ändert oder wie es verarbeitet werden kann.

Korrektionen müssen nachvollziehbar sein, nicht stillschweigend

Was ausdrücklich aus der Verordnung hervorgeht, ist, dass Änderungen im Produktpass rückverfolgbar sein müssen: nicht, dass ein alter Wert einfach ohne Spur überschrieben wird. Praktisch bedeutet dies für ein Unternehmen, dass eine Korrektur an beispielsweise einem Messwert keine Frage von "die Zahl anpassen" ist, sondern von der Dokumentation, wann und warum ein Wert geändert wurde. Dies berührt auch die Frage, wie ein Messwert zustande kam — siehe die Erläuterung über die Methode, mit der Werte für den Produktpass gemessen werden — denn eine Anpassung ohne klare Messmethode ist schwer zu rechtfertigen.

Die Verantwortung für die Aktualisierung liegt bei derjenigen, die den Produktpass zusammengestellt hat

Die ESPR weist den Marktteilnehmer, der den Produktpass aufgestellt hat, als die Partei aus, die für die Richtigkeit des Inhalts verantwortlich bleibt. Dies ändert sich nicht, sobald der Produktpass online ist. Für ein Unternehmen, das seine Produktpässe von einem Dritten zusammenstellen und hosten lässt, wie über diese Plattform, bedeutet dies, dass die eigene Verantwortung bestehen bleibt, um relevante Änderungen mitzuteilen — das Hosting der Daten ist eine andere Rolle als die inhaltliche Verantwortung für deren Richtigkeit.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine erste Situation, die häufig vorkommt: Ein Hersteller ändert die Zusammensetzung einer Stahllegierung zwischen zwei Produktionschargen leicht ab, aber der Produktpass der früheren Charge wird nicht korrigiert, da man davon ausgeht, dass es sich um "dieselbe Stahlsorte" handelt. Für den Produktpass ist jedoch jede Charge eine eigene Registrierung.

Eine zweite Situation: Ein Handelsunternehmen kauft Stahl ein, gibt das Paspoort an den nächsten Beteiligten in der Kette weiter, berichtet dem Paspoortverwalter jedoch nicht über seine eigenen Bearbeitungen (wie Schneiden oder Oberflächenbehandlung). Wenn diese Bearbeitung für im Paspoort enthaltene Daten relevant ist, entsteht eine Unstimmigkeit zwischen dem, was das Paspoort anzeigt, und dem, was tatsächlich mit dem Produkt geschehen ist.

Ein drittes: Ein Unternehmen geht davon aus, dass das Paspoort nach der Übergabe "fertig" ist und nie wieder überprüft werden muss, während intern neue Testergebnisse verfügbar sind — beispielsweise zum Schrottanteil in der Schmelze, siehe wie der Schrottanteil in der Schmelze erfasst wird — die nicht weitergegeben werden, weil niemand dies als "Update" betrachtet, sondern als separate Verwaltung.

Ein viertes: Ein Importeur geht davon aus, dass das Inspektionszertifikat 3.1, das zur Partie gehört, das Paspoort automatisch aktuell hält, ohne zu überprüfen, ob dieses Zertifikat und das Paspoort dieselben Informationen auf die gleiche Weise darstellen. Das Verhältnis zwischen diesen beiden Dokumenten ist auf der Seite über wie sich ein Inspektionszertifikat 3.1 zum Produktpass verhält.

Ein fünftes: Ein Unternehmen ändert einen Wert im Paspoort, ohne zu dokumentieren, wer die Änderung eingeleitet hat und auf welcher Grundlage, sodass bei einer späteren Anfrage eines Abnehmers nicht mehr nachvollzogen werden kann, warum eine Zahl von einer früheren Version abweicht.

Was Sie festhalten können

• Eine interne Vereinbarung darüber, wer innerhalb des Unternehmens berechtigt ist, Änderungen in einem Paspoort einleiten zu lassen, und bei welchem Ereignis dies geschieht (neue Messung, geänderte Zusammensetzung, korrigierte Herkunftsdaten).
• Ein Logbuch pro Partie, in dem verzeichnet ist, wann das Paspoort zusammengestellt wurde, auf welcher Grundlage von Unterlagen, und ob und wann danach Anpassungen vorgenommen wurden.
• Ein festes Verfahren für den Zeitpunkt, zu dem neue Testergebnisse oder Zertifikate eingehen, damit klar ist, ob und wie diese an den Paspoortverwalter weitergegeben werden.
• Absprachen mit Lieferanten und Abnehmern darüber, wer welche Daten liefert und zu welchem Zeitpunkt in der Kette — dies schließt an die Frage an wer welche Daten aus dem Produktpass einsehen darf, da Aktualisierung und Zugang oft zusammenhängen.
• Eine Übersicht darüber, welche Felder im Paspoort statisch sind (bei der Herstellung festgelegt) und welche Felder möglicherweise in einer späteren Phase ausgefüllt werden, damit intern klar ist, wo Aufmerksamkeit erforderlich bleibt.