Hvor ofte skal jeg opdatere dataene i produktpasset?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

ESPR regulerer, at det digitale produktpas skal forblive knyttet til det specifikke produkt, og at de oplysninger, der er indeholdt i det, skal være tilgængelige, så længe produktet er på markedet, og derefter i en periode efter. Det, som forordningen ikke gør, er at foreskrive en enkelt fast opdateringsfrekvens, der gælder for alle produktgrupper på samme tid. Artikel 9 og artikel 10 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) fastsætter den grundlæggende struktur: hvilke data, der skal være tilgængelige, hvilken rolle hver enkelt har i forvaltningen, og at ændringer i passet skal kunne spores. Den præcise opdateringsrytme for stål og andre metaller fremgår af den delegerede retsakt, som fastlægges for hver produktgruppe — denne tekst foreligger endnu ikke.

Data, der hører til fremstillingen, forbliver knyttet til det pågældende parti

En del af oplysningerne i produktpasset er fastlagt på produktionstidspunktet: ståltypen, den standard, der er overholdt, sammensætningen. Dette er ikke data, der "bliver forældet" i sædvanlig forstand — de hører til dette specifikke parti og ændres ikke med tiden. For en metalbearbejder af mellemstørrelse betyder det, at denne del af passet efter levering faktisk er stabil, så længe der ikke viser sig fejl i det. Hvordan denne fastlæggelse ser ud, er beskrevet på siden om hvordan du fastsætter ståltype og standard i produktpasset.

Data, der afhænger af brugsfasen, kræver en anden rytme

Andre felter i et produktpas — tænk på data om reparation, genbearbejdelse eller den endelige bortskaffelse — har per definition en levetid, der er længere end salgstidspunktet. ESPR anfører, at produktpasset skal forblive brugbart i løbet af produktets relevante levetid, hvilket praktisk betyder, at en virksomhed med ti til hundrede medarbeidere skal være opmærksom på, at et pas ikke kun sammensættes ved levering, men muligvis suppleres på punkter, hvis der i en senere fase sker en ændring af produktet, eller hvordan det kan bearbejdes.

Rettelser skal kunne spores, ikke være stiltiende

Det, der eksplicit fremgår af forordningen, er, at ændringer i produktpasset skal kunne henføres: ikke således at en gammel værdi bare overskrives uden spor. For en virksomhed betyder det praktisk, at en rettelse på for eksempel en målt værdi ikke er en kwestie om "at justere tallet", men at registrere, hvornår og hvorfor en værdi er ændret. Det vedrører også spørgsmålet om, hvordan en målt værdi er kommet til — se forklaringen om den metode, hvormed værdier for produktpasset måles — for en justering uden klar målemetode er svær at begrunde.

Ansvaret for opdatering påhviler den, der har sammensat produktpasset

ESPR udpeger den markedsaktør, der har fået produktpasset udarbejdet, som den part, der forbliver ansvarlig for rigtigheden af indholdet. Det ændres ikke, når produktpasset først er online. For en virksomhed, der får sine produktpas sammensat og hostet af en tredjemand, såsom gennem denne platform, betyder det, at det egne ansvar består i at meddele relevante ændringer — hosting af data er en anden rolle end det faglige ansvar for rigtigheden heraf.

Hvor det går galt i praksis

En første situation, der ofte optræder: en fabrikant justerer sammensætningen af en stållegering lidt mellem to produktionskørsler, men produktpasset for det tidligere parti bliver ikke korrigeret, fordi man går ud fra, at det drejer sig om "samme type stål". For produktpasset er hvert parti imidlertid en egen registrering.

En anden situation: en handelsvirksomhed køber stål ind, sælger passet videre til næste part i kæden, men giver ikke egne bearbejdninger (såsom skæring eller overfladebehandling) videre til den, der administrerer passet. Hvis denne bearbejdning er relevant for data, der fremgår af passet, opstår der uoverensstemmelse mellem, hvad passet viser, og hvad der faktisk er sket med produktet.

En tredje: en virksomhed mener, at passet efter levering er "færdigt" og aldrig behøver at blive set på igen, mens der internt dog foreligger nye testresultater — for eksempel om skrotandelen i smelten, se hvordan skrotandelen i smelten registreres — som ikke bliver videregivet, fordi ingen ser det som en "opdatering", men som løs administration.

En fjerde: en importør går ud fra, at inspektionscertifikatet 3.1, der høre til partiet, automatisk holder passet aktuelt, uden at kontrollere, om det certifikat og passet gengiver de samme oplysninger på samme måde. Forholdet mellem disse to dokumenter er nærmere forklaret på siden om hvordan et inspektionscertifikat 3.1 forholder sig til produktpasset.

En femte: en virksomhed ændrer en værdi i passet uden at dokumentere, hvem der har videregivet ændringen, og på grundlag af hvilket dokument, således at det ved et senere spørgsmål fra en afnemer ikke længere er muligt at rekonstruere, hvorfor et tal afviger fra en tidligere version.

Hvad De kan dokumentere

• En intern aftale om, hvem inden for virksomheden der er berettiget til at få gennemført ændringer i et pas, og ved hvilken begivenhed det sker (ny måling, ændret sammensætning, korrigerede oprindelsesdata).
• En logbog pr. parti, der viser, hvornår passet blev sammensat, på grundlag af hvilke underliggende dokumenter, og om og hvornår der efterfølgende blev foretaget justeringer.
• En fast procedure for tidspunktet, når nye testresultater eller certifikater ankommer, således at det er klart, om og hvordan de videresendes til den, der administrerer passet.
• Aftaler med leverandører og afnemere om, hvem der leverer hvilke data, og på hvilket tidspunkt i kæden — dette knytter an til spørgsmålet hvem der må se hvilke data fra produktpassaportet— fordi ajourføring og adgang ofte går hånd i hånd.
• En oversigt over, hvilke felter i passet der er statiske (fastlagt ved produktion), og hvilke felter der muligvis udfyldes på et senere tidspunkt, således at det internt er klart, hvor der skal være opmærksomhed.