De meestgemaakte fout bij de inkoop van staal met het oog op het digitaal productpaspoort is dat bedrijven wachten met het vastleggen van herkomst- en samenstellingsgegevens tot de verplichting daadwerkelijk ingaat. Op het moment dat het paspoort dan verplicht wordt, blijkt niemand meer te kunnen achterhalen uit welke partij, welke smelt of welke leverancier een bepaalde levering afkomstig was.
Dat is geen kwestie van onwil. Inkoop van staal verloopt vaak via lange relaties, mondelinge afspraken en pakbonnen die na een paar jaar niet meer worden bewaard. Zolang er geen wettelijke verplichting was om die gegevens te bewaren, had niemand daar reden toe. Het probleem ontstaat pas op het moment dat de gegevens met terugwerkende kracht nodig blijken, en dan is de partij vaak al verwerkt, doorverkocht of jaren geleden geleverd.
Waarom dit achteraf lastig te herstellen is
Een productpaspoort bouwt op gegevens die bij de fabrikant of importeur vandaan komen: samenstelling, herkomst, en de weg die het materiaal heeft afgelegd. Die gegevens ontstaan op het moment van productie en eerste verkoop, niet op het moment dat een paspoort verplicht wordt. Wie pas begint met vastleggen zodra de verplichting ingaat, mist alles wat daarvoor is ingekocht en verwerkt.
De verordening zelf bepaalt vanaf welk moment een paspoort verplicht is voor nieuw op de markt gebrachte producten. Voor voorraad en eerder ingekocht materiaal ligt dat anders, en dat is precies waar onduidelijkheid ontstaat. Bedrijven die daar nu al bij stilstaan, voorkomen niet de verplichting zelf, maar wel de situatie dat ze straks met lege handen staan voor materiaal dat al in het magazijn ligt.
Wat er in de praktijk misgaat bij de inkoopafspraak
De fout zit vaak niet in kwade wil van de leverancier, maar in een ontbrekende afspraak. Inkoopvoorwaarden regelen prijs, levertijd en kwaliteitscertificaten, maar zelden expliciet wie verantwoordelijk is voor het aanleveren van paspoortgegevens zodra dat nodig is. Zonder die afspraak ontstaat er bij levering geen enkele prikkel om herkomstgegevens gestructureerd bij te houden.
Dit speelt sterker naarmate er meer schakels tussen fabrikant en eindgebruiker zitten. Een handelaar die staal doorverkoopt, is voor de eigen inkoop afhankelijk van wat de voorleverancier meegeeft. Wie niet vastlegt welke rol een partij in die keten vervult, loopt het risico dat gegevens onderweg verdwijnen zonder dat iemand dat merkt. de rollen in de keten op een rij laat zien hoe die verantwoordelijkheid in de verordening is verdeeld.
Wat u nu al kunt vastleggen, zonder vooruit te lopen op de datum
De verplichting zelf staat nog niet vast in datum: het ESPR-werkplan voorziet een eerste gedelegeerde handeling in 2026, met verplichtingen die daarna nog geruime tijd op zich laten wachten. Dat betekent niet dat wachten de veiligste keuze is. Wat wel helpt, is nu al bijhouden welke gegevens u normaal al ontvangt: certificaten van herkomst, smeltnummers, leveranciersverklaringen. Die gegevens bewaart u toch al voor kwaliteitsborging; het kost weinig extra moeite om ze consistent te archiveren per levering in plaats van per project.
Een goede eerste stap is nagaan waar uw bedrijf op dit moment al gegevens ontvangt die straks relevant kunnen zijn, en waar dat nog ontbreekt. in een paar vragen zien waar u nu staat geeft daar een eerste richting in, zonder dat u daarvoor al met de materie bekend hoeft te zijn.
Het gesprek met de leverancier: de afspraak die vaak ontbreekt
Bij nieuwe inkoopcontracten is het zinvol om nu al te bespreken wie welke gegevens aanlevert zodra dat nodig wordt, en in welke vorm. Dat hoeft geen juridisch dichtgetimmerde clausule te zijn; een concrete afspraak over welke documenten bij welke levering horen, voorkomt al veel van de latere zoektocht. Leveranciers die zelf ook met de verordening te maken krijgen, zijn daar doorgaans niet verbaasd over als u het onderwerp aansnijdt.
Deze afspraak staat los van bestaande kwaliteitscertificaten en inspectiecertificaten, die vaak al onder andere regelgeving verplicht zijn. Het paspoort voegt daar een gestructureerde, digitale laag aan toe, maar vervangt die certificaten niet. Voor vragen die specifiek over uw inkoopcontracten of leveranciersrelatie gaan, is een jurist of de bevoegde toezichthouder de aangewezen partij; dit artikel beschrijft alleen het algemene beeld.
Niet de enige onduidelijkheid
Deze fout staat niet op zichzelf. Andere veelgestelde vragen, over documenten, doorlooptijd en wie precies verantwoordelijk is, komen terug in de meest gestelde vragen over het productpaspoort. Wie wil weten waar de gegevens op ferropas.eu vandaan komen en hoe ze worden samengesteld, vindt dat terug op de pagina over de werkwijze.
Wilt u weten waar uw bedrijf op dit moment staat ten opzichte van deze verplichting? De gratis quick-scan geeft in een paar minuten een eerste indicatie, zonder dat u daarvoor een account nodig heeft.