Nejčastější chyba při výběru poskytovatele software pro digitální produktový pas spočívá v předpokladu, že poskytovatel s ním přebírá i odpovědnost. Softwarová společnost může poskytnout techniku: systém pro zadávání údajů, generování QR kódu a hosting souborů. Nařízení však ukládá povinnosti výrobci, dovozci nebo jiné straně, která vystupuje jako dodavatel — nikoliv straně, která software vytváří nebo hostuje.
S důsledky této chyby se obvykle setkáte až když je příliš pozdě: údaje, které se ukazují jako neaktuální, systém, který neodpovídá tomu, co kontrolní orgány očekávají, nebo nejasnost, kdo má právo měnit které informace. To lze řešit, ale pak to vyžaduje další čas a prostředky, které se daly vyhnout několika otázkami předem.
Proč k této chybě tak často dochází
Zmatek je pochopitelný. Digitální produktový pas je pro většinu podniků v ocelářství a zpracování kovů novým oborem, zatímco výběr software se obvykle dělá už léta stejným způsobem: na základě ceny, snadnosti používání a toho, na co je IT oddělení zvyklé. U produktového pasu však přichází také otázky, které nemají nic společného s technikou, jako kdo údaje kontroluje, jak dlouho se musí uchovávat a kdo je odpovědný, pokud je údaj nesprávný. Tyto otázky se snadno ztratí na pozadí rozhovoru, který se točí kolem obrazovek a funkcionalit.
K tomu přistupuje to, že poskytovatelé svůj produkt pochopitelně prezentují pozitivně. Výrazy jako "plně v souladu" nebo "splňuje nařízení" zní uklidňujícím způsobem, ale mnoho vypovídají o otázce, kdo zůstává odpovědný za obsah pasu. Software může pas technicky správně uložit a zobrazit; to, zda jsou údaje správné a aktuální, zůstává věcí toho, kdo je dodá.
Co se v praxi pokazí
Několik situací se vyskytuje pravidelně. Podnik uzavře softwarový kontrakt, aniž by definoval, kdo údaje po předání aktualizuje, a po roce zjistí, že to strukturovaně nedělá nikdo. Nebo poskytovatel přestane poskytovat službu a údaje se ukazují jako nepřenositelné na jiný systém bez dodatečných nákladů. Stává se také, že podnik předpokládá, že lhůta hostingu deset let je automaticky zajištěna, zatímco to v praxi vyžaduje samostatnou dohodu.
Žádná z těchto situací není dramatická, pokud je včas vidíte vycházet. Problém nastane až když kontrolní orgán, zákazník nebo obchodní partner požádá o přístup a zjistí se, že nikdo už přesně neví, kde jsou aktuální údaje nebo kdo je dodal.
Jak se tomu vyhnete
Jádro je jednoduché: při výběru poskytovatele software si pokládejte nejen technické otázky, ale také otázky o rolích a odpovědnostech. Kdo zůstává vlastníkem údajů? Kdo je kontaktní osoba, pokud se údaj ukazuje jako nesprávný? Jak je zajištěna lhůta hostingu deset let, i když byste někdy změnili poskytovatele? A jak je zajištěna sledovatelnost, odkud údaj pochází, abyste to mohli v případě potřeby prokázat?
Tyto otázky patří do smlouvy, ne pouze do prodejního rozhovoru. Poskytovatel, který je dovede jasně zodpovědět, vám dává větší jistotu než poskytovatel, který mluví především o funkcionalitách. V tom, jak my organizujeme sledovatelnost údajů vidíte příklad, jak taková odpověď může obsahově vypadat.
Co patří a co nepatří do software
Poskytovatel softwaru vám může pomoci se zaznamenáváním, zobrazováním a zabezpečením údajů. To je cenná práce a dobře uspořádané prostředí vám ušetří spoustu manuální práce. Obsažné volby — které údaje jsou povinné, kdo se považuje za poskytovatele a kdy je třeba údaje aktualizovat — zůstávají však věcí vašeho vlastního podniku. Kdo si tyto dvě věci plete, riskuje, že se nikdo v organizaci necítí skutečně odpovědný za obsah.
Aby bylo toto rozlišení zřejmé, je užitečné nejprve si jasně ujasit, jakou roli váš podnik v řetězci sám zastává. To totiž také určuje, jaké otázky musíte položit dodavateli. V znalostní bázi, pro každou situaci zvlášť je to rozvedeno podle tématu s odkazem na oficiální text.
Pro vaši vlastní situaci a pro přesné vysvětlení rolí a odpovědnosti se doporučuje poradit se právníkem nebo se obrátit na příslušný dozorový orgán. Tento článek popisuje běžný vzor, nikoli poradenství pro jeden konkrétní podnik.
Chcete si nejprve ujasit, kde stojíte, než začnete jednat s dodavatelem? S bezplatným rychlým skenováním v pěti otázkách získáte první orientaci a v odpovědích na často kladené otázky najdete více takových praktických situací.