Visbiežākā kļūda, izvēloties programmatūras piegādātāju digitālam produktu pasem, ir pieņemt, ka piegādātājs ar to pārņem arī atbildību. Programmatūras uzņēmums var piegādāt tehniku: sistēmu datu ievadīšanai, QR-koda ģenerēšanai un failu mitināšanai. Tomēr verordināšana pienākumus noliek uz ražotāja, importētāja vai citas puses, kas darbojas kā piegādātājs — nevis uz pusi, kas veido vai mitina programmatūru.
Šīs kļūdas sekas parasti pamanāt tikai tad, kad ir pārāk vēlu: dati, kas izrādās neaktuāli, sistēma, kas neatbilst tam, ko sagaida uzraugi, vai neskaidrības par to, kurš drīkst mainīt kādu informāciju. To var atrisināt, taču tas tad prasa papildu laiku un naudu, ko būtu varējis izvairīties, uzdodot dažus jautājumus iepriekš.
Kāpēc šī kļūda notiek tik bieži
Neskaidrības ir saprotamas. Digitālais produktu pase ir lielākajai daļai tērauda tirdzniecības un metālapstrādes uzņēmumu jauna teritorija, bet programmatūras izvēles bieži jau gadus tiek veiktas vienādi: pamatojoties uz cenu, lietošanas vienkāršību un to, uz ko ir pieradusi IT nodaļa. Produktu pasē tomēr ir nozīme arī jautājumiem, kuriem nav nekā kopīga ar tehniku, piemēram, kurš pārbauda datus, cik ilgi tie jāsaglabā un kurš ir atbildīgs, ja dati nav pareizi. Šie jautājumi viegli paliek fonā sarunā, kas ir par ekrāniem un funkcionalitāti.
Pievienojas arī tas, ka piegādātāji savu produktu loģiski prezentē pozitīvi. Termini, piemēram, "pilnībā atbilstošs" vai "atbilst verordināšanai", izklausās pārliecinoši, taču saka maz par to, kurš paliek atbildīgs par pases satura saturu. Programmatūra var pasi tehniski pareizi saglabāt un parādīt; tas, vai ietvertie dati ir pareizi un aktuāli, paliek tā, kurš tos piegādā.
Kas praksē kļūst par problēmu
Dažas situācijas regulāri atkārtojas. Uzņēmums noslēdz programmatūras līgumu, nefixējot, kas pēc piegādes aktualizē datus, un pēc gada konstatē, ka to strukturāli dara neviens. Vai piegādātājs pabeidz pakalpojumu sniegšanu un izrādās, ka datus nav iespējams bez papildu izmaksām pārsūtīt uz citu sistēmu. Tāpat gadās, ka uzņēmums pieņem, ka desmit gadu ilga hosting periods ir automātiski noregulēts, turpretim praktiski tas prasa atsevišķu vienošanos.
Neviena no šīm situācijām nav dramatiska, ja jūs tās savlaicīgi pamanāt. Nepatīkami tas kļūst tikai tad, kad uzraugs, klients vai tirdzniecības partneris pieprasa ieskatu un izrādās, ka neviens vairs precīzi nezina, kur atrodas aktuālie dati vai kas tos ir piegādājis.
Kā jūs to novēršat
Būtība ir vienkārša: izvēloties programmatūras piegādātāju, uzdodiet ne tikai tehniskus jautājumus, bet arī jautājumus par lomām un atbildību. Kas paliek datu īpašnieks? Kas ir kontaktpersona, ja izrādās, ka dati ir nepareizi? Kā tiek noregulēts desmit gadu ilgais hosting periods, arī tad, ja jūs kādreiz pievērsaties citam piegādātājam? Un kā tiek nodrošināta izsekojamība, no kurienes dati nāk, lai jūs to pēc pieprasījuma varētu pierādīt?
Šie jautājumi pieder līgumam, nevis tikai pārdošanas sarunai. Piegādātājs, kas var uz tiem skaidri atbildēt, sniedz jums lielāku drošību nekā piegādātājs, kurš runā galvenokārt par funkcionalitātēm. Sadaļā kā mēs organizējam datu izsekojamību redzat piemēru tam, kā šāda atbilde var izskatīties pēc satura.
Kas ietilpst un kas neietilpst programmatūrā
Programmatūras piegādes uzņēmums var jums palīdzēt datu ierakstīšanā, parādīšanā un aizsardzībā. Tas ir vērtīgs darbs, un labi kārtota vide ietaupa jums daudz manuālas darba. Tomēr satura izvēles — kuri dati ir obligāti, kas tiek uzskatīts par piegādes uzņēmumu, un kad dati jāatjaunina — paliek jūsu paša uzņēmuma jautājums. Ja šīs divas lietas jaucat kopā, pastāv risks, ka neviens organizācijā nejutīsies patiesi atbildīgs par saturu.
Lai izdarītu šo atšķirību skaidru, vispirms ir lietderīgi jaskaņo, kādu lomu pats ņem jūsu uzņēmums ķēdē. Tas nosaka arī to, kādi jautājumi jums jāuzdod piegādes uzņēmumam. Uz zināšanu bānkā, pēc situācijas atlasīti tas ir izstrādāts katrai tēmai ar atsauci uz oficiālo tekstu.
Pašas situācijas un lomu un atbildības precīzas izskaidrojuma gadījumā ir ieteicams konsultēties ar juristu vai sazināties ar kompetento uzraudzības iestādi. Šis raksts apraksta bieži sastopamu modeli, nevis padomu konkrētam uzņēmumam.
Vēlaties vispirms sev skaidri sakopot, kur stāvat, pirms sākat sarunas ar piegādes uzņēmumu? Ar bezmaksas ātrās skenēšanas palīdzību piecās jautājumos jūs iegūstat pirmājo norādi, un atbildes uz bieži uzdotajiem jautājumiem atradīsit vairāk šādu praktisku situāciju.