Der häufigste Fehler bei der Wahl eines Softwarelieferanten für das digitale Produktpass ist die Annahme, dass der Lieferant damit auch die Verantwortung übernimmt. Ein Softwareunternehmen kann Technik liefern: ein System zur Dateneingabe, einen QR-Code generieren und Dateien hosten. Die Verordnung legt die Verpflichtungen jedoch beim Hersteller, Importeur oder einer anderen Partei, die als Anbieter auftritt — nicht bei der Partei, die die Software entwickelt oder hostet.
Die Folgen dieses Fehlers bemerken Sie normalerweise erst, wenn es zu spät ist: Daten, die sich als nicht aktuell herausstellen, ein System, das nicht den Erwartungen der Behörden entspricht, oder Unklarheit darüber, wer welche Informationen ändern darf. Das lässt sich zwar lösen, kostet dann aber zusätzliche Zeit und Geld, die mit ein paar vorherigen Fragen hätten vermieden werden können.
Warum dieser Fehler so häufig vorkommt
Die Verwirrung ist verständlich. Ein digitales Produktpass ist für die meisten Unternehmen im Stahlhandel und in der Metallverarbeitung Neuland, während Softwareentscheidungen oft seit Jahren auf die gleiche Weise getroffen werden: nach Preis, Benutzerfreundlichkeit und dem, was die IT-Abteilung gewohnt ist. Bei einem Produktpass spielen jedoch auch Fragen eine Rolle, die nichts mit Technik zu tun haben, wie beispielsweise wer die Daten überprüft, wie lange sie aufbewahrt werden müssen und wer haftbar ist, wenn ein Datum nicht stimmt. Diese Fragen verschwinden leicht in den Hintergrund in einem Gespräch, das sich um Bildschirme und Funktionen dreht.
Hinzu kommt, dass Lieferanten ihr Produkt verständlicherweise positiv darstellen. Begriffe wie "vollständig konform" oder "erfüllt die Verordnung" klingen beruhigend, sagen aber wenig über die Frage aus, wer für den Inhalt des Passes verantwortlich bleibt. Software kann ein Produktpass technisch korrekt speichern und anzeigen; ob die darin enthaltenen Daten korrekt und aktuell sind, bleibt eine Angelegenheit desjenigen, der sie bereitstellt.
Was in der Praxis schiefgeht
Einige Situationen kommen regelmäßig vor. Ein Unternehmen schließt einen Softwarevertrag ab, ohne festzuhalten, wer die Daten nach der Ablieferung aktualisiert, und stellt nach einem Jahr fest, dass dies niemand strukturell tut. Oder ein Lieferant stellt den Dienst ein und die Daten stellen sich als ohne zusätzliche Kosten nicht auf ein anderes System übertragbar heraus. Es kommt auch vor, dass ein Unternehmen davon ausgeht, dass die Hosting-Dauer von zehn Jahren automatisch geregelt ist, während dies in der Praxis eine separate Vereinbarung erfordert.
Keine dieser Situationen ist dramatisch, wenn Sie sie rechtzeitig kommen sehen. Unangenehm wird es erst, wenn eine Behörde, ein Kunde oder ein Handelspartner um Einsicht bittet und sich herausstellt, dass niemand genau weiß, wo sich die aktuellen Daten befinden oder wer sie bereitgestellt hat.
Wie Sie dies vermeiden
Der Kern ist einfach: Stellen Sie bei der Wahl eines Softwarelieferanten nicht nur technische Fragen, sondern auch Fragen zu Rollen und Verantwortlichkeiten. Wer bleibt Eigentümer der Daten? Wer ist Ansprechpartner, wenn sich ein Datum als falsch herausstellt? Wie wird die Hosting-Dauer von zehn Jahren geregelt, auch wenn Sie irgendwann den Lieferanten wechseln? Und wie wird nachvollziehbar gemacht, woher ein Datum stammt, damit Sie das auf Anfrage zeigen können?
Diese Fragen gehören in den Vertrag, nicht nur in ein Verkaufsgespräch. Ein Lieferant, der sie klar beantworten kann, gibt Ihnen mehr Sicherheit als ein Lieferant, der hauptsächlich von Funktionen spricht. In wie wir die Rückverfolgbarkeit von Daten organisieren sehen Sie ein Beispiel dafür, wie eine solche Antwort inhaltlich aussehen kann.
Was zur Software gehört und was nicht
Ein Softwarelieferant kann Ihnen bei der Erfassung, Anzeige und Sicherung von Daten helfen. Das ist wertvolle Arbeit, und eine gut eingerichtete Umgebung erspart Ihnen viel manuelle Arbeit. Aber die inhaltlichen Entscheidungen — welche Daten erforderlich sind, wer als Anbieter gilt und wann Daten aktualisiert werden müssen — bleiben eine Sache Ihres eigenen Unternehmens. Wer diese beiden Dinge durcheinanderbringt, läuft Gefahr, dass sich in der Organisation niemand wirklich für den Inhalt verantwortlich fühlt.
Um diese Unterscheidung klar zu treffen, ist es zunächst sinnvoll, sich darüber im Klaren zu sein, welche Rolle Ihr Unternehmen selbst in der Kette einnimmt. Dies bestimmt nämlich auch, welche Fragen Sie einem Lieferanten stellen müssen. In der Wissensdatenbank, pro Situation ausgewählt wird dies pro Thema ausgearbeitet, mit Verweis auf den offiziellen Text.
Für die eigene Situation und für die genaue Erklärung von Rollen und Haftung wird empfohlen, einen Anwalt zu konsultieren oder Kontakt mit der zuständigen Aufsichtsbehörde aufzunehmen. Dieser Artikel beschreibt ein häufiges Muster, keine Beratung für ein bestimmtes Unternehmen.
Möchten Sie sich zunächst selbst einen Überblick verschaffen, wo Sie stehen, bevor Sie mit einem Lieferanten sprechen? Mit dem kostenlosen Quick-Check in fünf Fragen erhalten Sie einen ersten Anhaltspunkt, und in den Antworten auf häufig gestellte Fragen finden Sie mehr solche praktischen Situationen.