Kõige tavalisem viga tarkvara pakkuja valimisel digitaalse toote passi jaoks on eeldada, et pakkuja võtab endal ka vastutuse. Tarkvarafirma võib pakkuda tehnikat: süsteemi andmete sisestamiseks, QR-koodi genereerimiseks ja failide majutamiseks. Määruse kohaselt paiknevad kohustused aga tootja, importija või muu osapoolel, kes tegutseb pakkujana — mitte osapoolel, kes tarkvara arendab või majutab.
Selle vea tagajärgi märkate tavaliselt alles siis, kui on liiga hilja: andmed, mis ei ole ajakohasused, süsteem, mis ei vasta järelevalvehaldurite ootustele, või segadus selles, kes millise teabe muutmise õiguse omab. Seda on võimalik lahendada, kuid see nõuab siis lisakulutusi ja -aega, mida oleks võinud vältida paari eelnevalt esitatud küsimusega.
Miks see viga nii sageli esineb
Segadus on mõistetav. Digitaalne tootepässe on enamiku terasterohutuse ja metallijaotuse ettevõtete jaoks uus valdkond, samas kui tarkvara valikud tehakse sageli juba aastaid samal viisil: hinna, kasutusmugavuse ja IT-osakonna harjumuste alusel. Toote passi puhul on aga aga asjaolud, mis pole mingil määral seotud tehnikaga, nagu näiteks kes andmeid kontrollib, kui kaua neid säilitada tuleb ja kes vastutab, kui andmed ei ole õiged. Need küsimused kaovad kergesti tagaplaanile vestlusest, mis käib ekraanide ja funktsioonide kohta.
Lisaks esitavad pakkujad oma toodet arusaadavalt positiivses valguses. Sellised terminid nagu "täielikult vastavuses" või "vastab määrusele" kõlavad rahustava moodi, kuid need ütlevad vähe selle kohta, kes jääb passi sisust vastutavaks. Tarkvara võib passi tehniliselt õigesti salvestada ja kuvada; kas andmed on õiged ja ajakohasused, jääb selle inimese asjaks, kes andmed edastab.
Mis praktikas valesti läheb
Mõned olukorrad esinevad korrapäraselt. Ettevõte sõlmib tarkvaralepingu ilma fikseerimata, kes andmeid pärast üleandmist uuendab, ja märkab aasta pärast, et keegi seda süsteemselt ei tee. Või pakkuja lõpetab teenuse osutamise ning andmed osutuvad ilma lisatasu määramata mitteüleviidavaks teise süsteemi. Samuti esineb juhuseid, kus ettevõte eeldab, et kümneasuline majutusperiood on automaatselt korraldatud, samas kui see nõuab praktikas eraldi kokkulepet.
Ükski neist olukordadest pole dramatiline, kui te neid õigel ajal märkate. Ebameeldiv muutub see alles siis, kui järelevalvehaldurid, klient või kaubanduspartner nõuavad juurdepääsu ning selgub, et keegi ei teadnud enam täpselt, kus praegused andmed asuvad või kes nad edastasid.
Kuidas te seda vältisite
Tuum on lihtne: tarkvarapakkuja valimisel esita mitte ainult tehnilisi küsimusi, vaid ka küsimusi rollide ja vastutuse kohta. Kes jääb andmete omanikuks? Kes on kontaktisik, kui andmed osutuvad valeks? Kuidas korraldatakse kümneasuline majutusperiood, isegi kui teil peaks kunagi pakkuja vahetamine? Ja kuidas tehakse jälgitavaks, kust andmed pärinevad, et te seda vajaduse korral näidata saaksite?
Need küsimused kuuluvad lepingule, mitte ainult müügikõnele. Pakkuja, kes nendele selgeid vastuseid anda saab, annab teile rohkem kindlust kui pakkuja, kes räägib peamiselt funktsioonidest. Sektsioon kuidas me andmete jälgitavust korraldame näitab, milline võib selline vastus sisuliselt välja näha.
Mis kuulub ja mis ei kuulu tarkvarasse
Tarkvaraleverancier võib teil abistada andmete talletamisel, näitamisel ja kaitmisel. See on väärtuslik töö, ja hästi korraldatud keskkond hoiub teil palju käsitsitööd. Kuid sisulised valikud — millised andmed on kohustuslikud, kes loetakse pakkujaks ja millal peavad andmed värskendatud olema — jäävad teie ettevõtte enda asjaks. Kes neid kahte asja segi ajab, riskib sellega, et keegi organisatsioonis ei tunne end päriselt vastutavana sisu eest.
Et seda erinevust selgeks saada, on kasulik enne hästi teada, millist rolli teie ettevõte ise ahelas mängib. See määrab nimelt ka ära, millised küsimused peate leveranciilt esitama. Ina teadmusbaasi, olukorra kaupa valitud on see teema kaupa välja töötatud, koos viidetega ametlikule tekstile.
Oma olukorra ja rollide ja vastutuse täpse selgitamise jaoks on soovitatav konsulteerida juristiga või võtta ühendust pädev valvevõimuga. See artikkel kirjeldab levinud mustrit, mitte nõu ühe konkreetse ettevõtte jaoks.
Kas soovite enne enda jaoks selgeks teha, kus te seisate, enne kui leveranciiriga vestlema hakkate? Tasuta kiire otsinguga viies küsimuses saate esimese ettekujutuse ja korduma kippuvate küsimuste vastustes leiate selliseid praktilisi olukordi veel.