Najczęstszy błąd przy wyborze dostawcy oprogramowania dla cyfrowego paszportu produktu to założenie, że dostawca przejmuje również odpowiedzialność. Dostawca oprogramowania może dostarczyć technologię: system do wprowadzania danych, generowania kodów QR i hostowania plików. Rozporządzenie jednak nakłada obowiązki na producenta, importera lub inną stronę występującą w charakterze dostawcy — nie na stronę budującą lub hostującą oprogramowanie.
Skutki tego błędu zazwyczaj zauważa się dopiero, gdy jest już za późno: dane, które okazują się nieaktualne, system, który nie spełnia oczekiwań organów nadzoru, lub niejasność co do tego, kto może zmieniać jakie informacje. Można to naprawić, ale wtedy wymaga to dodatkowego czasu i pieniędzy, których można byłoby uniknąć, zadając kilka pytań wcześniej.
Dlaczego ten błąd zdarzał się tak często
Zamieszanie jest zrozumiałe. Cyfrowy paszport produktu jest dla większości przedsiębiorstw w handlu stalą i przetwórstwie metali nowym terenem, podczas gdy wybory oprogramowania są często od lat dokonywane w ten sam sposób: na podstawie ceny, łatwości obsługi i tego, co wydział IT zna. W przypadku paszportu produktu w grę wchodzą jednak również kwestie, które nie mają nic wspólnego z technologią, takie jak kto sprawdza dane, jak długo muszą być przechowywane i kto ponosi odpowiedzialność, jeśli dana informacja jest nieprawidłowa. Kwestie te łatwo schodzą na drugi plan w rozmowie dotyczącej ekranów i funkcjonalności.
Ponadto dostawcy przedstawiają swój produkt w zrozumiały, pozytywny sposób. Terminy takie jak "w pełni zgodny" lub "spełnia rozporządzenie" brzmią uspokajająco, ale mówią niewiele o kwestii, kto ponosi odpowiedzialność za zawartość paszportu. Oprogramowanie może przechowywać i wyświetlać paszport technicznie poprawnie; czy dane w nim zawarte są poprawne i aktualne, pozostaje sprawą tego, kto je dostarcza.
Co w praktyce idzie nie tak
Kilka sytuacji pojawia się regularnie. Przedsiębiorstwo zawiera umowę dotyczącą oprogramowania bez określenia, kto będzie aktualizować dane po dostarczeniu, i odkrywa po roku, że nikt tego systematycznie nie robi. Lub dostawca zaprzestaje świadczenia usługi, a okazuje się, że dane nie są przenoszone bez dodatkowych kosztów do innego systemu. Zdarza się również, że przedsiębiorstwo zakłada, że okres hostingu wynoszący dziesięć lat jest automatycznie uregulowany, podczas gdy w praktyce wymaga to oddzielnej umowy.
Żadna z tych sytuacji nie jest dramatyczna, jeśli uda się je dostrzec na czas. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy organ nadzoru, klient lub partner handlowy prosi o dostęp do informacji, a okazuje się, że nikt już dokładnie nie wie, gdzie znajdują się aktualne dane lub kto je dostarczył.
Jak tego uniknać
Istota jest prosta: przy wyborze dostawcy oprogramowania zadawaj nie tylko pytania techniczne, ale także pytania dotyczące ról i odpowiedzialności. Kto pozostaje właścicielem danych? Kto jest osobą kontaktową, jeśli dane okażą się nieprawidłowe? Jak uregulowany jest okres hostingu wynoszący dziesięć lat, także jeśli kiedykolwiek zmienisz dostawcę? I jak zapewnia się możliwość ustalenia źródła danego, aby w razie potrzeby móc to wykazać?
Te pytania powinny znaleźć się w umowie, nie tylko w rozmowie sprzedażowej. Dostawca, który potrafi na nich jasno odpowiedzieć, daje ci więcej pewności niż dostawca, który mówi głównie o funkcjonalnościach. W jak organizujemy możliwość ustalenia źródła danych możesz zobaczyć przykład, jak taka odpowiedź może wyglądać pod względem merytorycznym.
Co jest, a co nie jest częścią oprogramowania
Dostawca oprogramowania może pomóc Ci w rejestrowaniu, wyświetlaniu i zabezpieczaniu danych. To cenna praca, a dobrze zorganizowane środowisko zaoszczędzi Ci wiele ręcznej pracy. Jednak wybory dotyczące treści — które dane są obowiązkowe, kto uważany jest za dostawcę i kiedy dane muszą być aktualizowane — pozostają sprawą Twojej własnej firmy. Ci, którzy mieszają te dwie rzeczy, ryzykują, że nikt w organizacji nie będzie się czuć naprawdę odpowiedzialny za treść.
Aby to rozróżnienie było jasne, warto najpierw wiedzieć jasno, jaką rolę Twoja firma pełni w łańcuchu. Określa to bowiem również, jakie pytania powinieneś postawić dostawcy. W bazie wiedzy, opracowanej na każdą sytuację jest to opracowane dla każdego tematu, z odwołaniem do tekstu oficjalnego.
W przypadku Twojej vlastnej sytuacji i aby uzyskać precyzyjne wyjaśnienie ról i odpowiedzialności, zaleca się skonsultowanie się z prawnikiem lub skontaktowanie się z właściwym organem nadzoru. Artykuł ten opisuje powszechnie występujący schemat, a nie poradę dla jednej konkretnej firmy.
Chcesz najpierw sam zestawić sobie, gdzie się znajdujesz, zanim zaczniesz rozmawiać z dostawcą? Z bezpłatną szybką oceną w pięciu pytaniach otrzymasz pierwsze wskazanie, a w odpowiedziach na najczęściej zadawane pytania znajdziesz więcej tego rodzaju praktycznych sytuacji.