Det vanligaste misstaget när man väljer en mjukvarusleverantör för det digitala produktpasset är att anta att leverantören därmed även övertar ansvaret. En mjukvarupartner kan leverera teknik: ett system för att mata in data, generera en QR-kod och vara värd för filer. Förordningen lägger dock förpliktelserna på tillverkaren, importören eller annan part som fungerar som tillhandahållare — inte på den part som bygger eller är värd för mjukvaran.
Följden av detta misstag märker du oftast först när det är för sent: data som visar sig inte vara aktuell, ett system som inte överensstämmer med vad tillsynsmyndigheter förväntar sig, eller oklarheter om vem som får ändra vilken information. Det går att åtgärda, men kräver då extra tid och pengar som kunde ha undvikits med ett par frågor i förväg.
Varför detta misstag inträffar så ofta
Förvirringen är förståelig. Ett digitalt produktpass är för de flesta företag inom stålhandel och metallbearbetning nya territorium, medan mjukvaruval ofta redan under många år görs på samma sätt: baserat på pris, användarvänlighet och vad IT-avdelningen är van vid. Vid ett produktpass spelar dock även frågor in som inte har något med teknik att göra, såsom vem som verifierar data, hur länge de måste sparas och vem som är ansvarig om en uppgift inte stämmer. Dessa frågor försvinner lätt i bakgrunden i ett samtal som handlar om skärmar och funktionaliteter.
Därtill presenterar leverantörer sin produkt förståeligt på ett positivt sätt. Termer som "helt överensstämmande" eller "uppfyller förordningen" låter lugnande, men säger lite om frågan om vem som förblir ansvarig för innehållet i passet. Mjukvara kan lagra och visa ett pass tekniskt korrekt; huruvida de data den innehåller är korrekta och aktuella förblir en angelägenhet för den som tillhandahåller dem.
Vad som går fel i praktiken
Ett par situationer återkommer regelbundet. Ett företag ingår ett mjukvaruavtal utan att fastställa vem som uppdaterar data efter leverans, och märker efter ett år att ingen gör det strukturerat. Eller en leverantör slutar med tjänsten och uppgifterna visar sig inte vara överförbara till ett annat system utan extra kostnader. Det förekommer också att ett företag antar att värdtiden på tio år automatiskt är ordnad, medan det i praktiken kräver ett separat avtal.
Ingen av dessa situationer är dramatisk om du ser dem komma i god tid. Det blir obehagligt först när en tillsynsmyndighet, kund eller handelspartner begär insyn och det visar sig att ingen längre vet exakt var de aktuella uppgifterna finns eller vem som tillhandahållit dem.
Hur du förhindrar detta
Kärnan är enkel: när du väljer en mjukvarusleverantör, ställ inte bara tekniska frågor utan även frågor om roller och ansvar. Vem förblir ägare av uppgifterna? Vem är kontaktperson om en uppgift visar sig vara felaktig? Hur ordnas värdtiden på tio år, även om du någon gång byter leverantör? Och hur säkerställs spårbarhet för var en uppgift kommer ifrån, så att du kan visa det om du tillfrågas?
Dessa frågor hör hemma i kontraktet, inte bara i ett försäljningssamtal. En leverantör som kan svara tydligt på dem ger dig mer säkerhet än en leverantör som främst talar om funktionaliteter. I hur vi organiserar spårbarhet av data ser du ett exempel på hur ett sådant svar kan se ut innehållsmässigt.
Vad som ingår och inte ingår i mjukvaran
En programvaruleverantör kan hjälpa er med att registrera, visa och säkra data. Det är värdefullt arbete, och en väl utformad miljö sparar er mycket manuellt arbete. Men de innehållsmässiga valen — vilka data som är obligatoriska, vem som räknas som leverantör, och när data måste uppdateras — är fortfarande en fråga för er eget företag. Om ni blandar ihop dessa två saker löper ni risken att ingen i organisationen känner sig verkligt ansvarig för innehållet.
För att få skärpa på det här skiljetecknet är det användbart att först ha klart för sig vilken roll ert företag själv intar i kedjan. Det avgör nämligen också vilka frågor ni måste ställa till en leverantör. I kunskapsbanken, sorterad per situation är detta utarbetat per ämne, med hänvisning till den officiella texten.
För er egen situation och för den exakta förklaringen av roller och ansvar är det tillrådligt att rådgöra med en jurist eller kontakta tillsynsmyndigheten. Den här artikeln beskriver ett vanligt förekommande mönster, inte råd för ett specifikt företag.
Vill ni först göra en inventering för er själv över var ni står innan ni börjar prata med en leverantör? Med den kostnadsfria snabbgenomgången i fem frågor får ni en första indikation, och i svaren på vanliga frågor hittar ni fler sådana här praktiska situationer.