O erro mais comum ao escolher um fornecedor de software para o passaporte digital do produto é assumir que o fornecedor também assume a responsabilidade. Uma empresa de software pode fornecer a tecnologia: um sistema para introduzir dados, gerar um código QR e hospedar ficheiros. No entanto, o regulamento coloca as obrigações no fabricante, importador ou outra parte que atua como fornecedor — não na parte que constrói ou hospeda o software.
As consequências deste erro costumam ser percebidas apenas quando é demasiado tarde: dados que se revelam desatualizados, um sistema que não se alinha com o que os supervisores esperam, ou falta de clareza sobre quem pode alterar que informações. Isso pode ser resolvido, mas custa então tempo e dinheiro extra que poderiam ter sido evitados com algumas perguntas prévias.
Por que este erro acontece com tanta frequência
A confusão é compreensível. Um passaporte digital do produto é terreno novo para a maioria das empresas no comércio de aço e processamento de metais, enquanto as escolhas de software são frequentemente feitas da mesma forma há anos: baseadas no preço, facilidade de uso e no que o departamento de TI está habituado. No entanto, com um passaporte de produto também surgem questões que nada têm a ver com tecnologia, como quem verifica os dados, quanto tempo devem ser retidos e quem é responsável se um dado estiver incorreto. Essas questões facilmente desaparecem para segundo plano numa conversa que se centra em ecrãs e funcionalidades.
Além disso, os fornecedores apresentam naturalmente o seu produto de forma positiva. Termos como "totalmente conforme" ou "cumpre o regulamento" soam tranquilizadores, mas dizem pouco sobre a questão de quem continua responsável pelo conteúdo do passaporte. O software pode armazenar e exibir tecnicamente um passaporte de forma correta; se os dados nele contidos estão corretos e atualizados permanece uma questão de quem os fornece.
O que dá errado na prática
Algumas situações repetem-se regularmente. Uma empresa celebra um contrato de software sem estabelecer quem atualiza os dados após a entrega, e descobre um ano depois que ninguém o faz estruturalmente. Ou um fornecedor interrompe o serviço e os dados revelam-se não transferíveis sem custos adicionais para outro sistema. Também acontece que uma empresa assume que o período de hospedagem de dez anos é automaticamente acordado, quando na prática requer um acordo separado.
Nenhuma destas situações é dramática se a antever a tempo. Fica problemático apenas quando um supervisor, cliente ou parceiro comercial pede uma inspeção e descobre que já ninguém sabe exatamente onde estão os dados atuais ou quem os forneceu.
Como você evita isso
O essencial é simples: ao escolher um fornecedor de software, não coloque apenas questões técnicas, mas também questões sobre papéis e responsabilidades. Quem permanece como proprietário dos dados? Quem é o contacto se um dado se revelar incorreto? Como é regulamentado o período de hospedagem de dez anos, mesmo que mude de fornecedor no futuro? E como é rastreável de onde vem um dado, para que possa demonstrá-lo se solicitado?
Estas questões devem constar no contrato, não apenas numa reunião de vendas. Um fornecedor que as consegue responder claramente oferece-lhe mais segurança do que um fornecedor que principalmente fala em funcionalidades. Em como organizamos a rastreabilidade dos dados vê um exemplo de como essa resposta pode parecer em termos de conteúdo.
O que está e o que não está incluído no software
Um fornecedor de software pode ajudá-lo com o registo, apresentação e proteção de dados. É um trabalho valioso, e um ambiente bem organizado poupa-lhe muito trabalho manual. Mas as escolhas relativas ao conteúdo — quais dados são obrigatórios, quem é considerado fornecedor e quando os dados devem ser atualizados — continuam a ser uma questão da sua própria empresa. Quem confundir estas duas coisas corre o risco de ninguém na organização se sentir realmente responsável pelo conteúdo.
Para deixar esta distinção clara, é útil primeiro ter bem definido qual é o papel que a sua empresa assume na cadeia. Isso determina também quais perguntas deve colocar a um fornecedor. Em na base de conhecimentos, por situação selecionada isto é desenvolvido por tema, com remissão para o texto oficial.
Para a sua situação específica, e para a explicação precisa de funções e responsabilidade, é aconselhável consultar um jurista ou contactar a autoridade de supervisão competente. Este artigo descreve um padrão comum, não um parecer para uma empresa específica.
Pretende primeiro organizar para si mesmo onde se encontra antes de falar com um fornecedor? Com a verificação rápida gratuita em cinco perguntas obtém uma primeira indicação, e nas respostas às perguntas frequentes encontra mais deste tipo de situações práticas.