Dažniausias klaidimas pasirenkant programinės įrangos tiekėją skaitmeniniam produkto pasportui yra manyti, kad tiekėjas tuo pačiu metu prisiima ir atsakomybę. Programinės įrangos partija gali teikti techniką: sistemą duomenims įvesti, QR kodui generuoti ir failams talpinti. Tačiau Reglamentas nustato pareigas gamintojui, importuotojui arba kitai šaliai, kuri veikia kaip tiekėja — ne šaliai, kuri kuria ar talpina programinę įrangą.
Šios klaidos pasekmes jūs dažniausiai pastebite tik tada, kai jau per vėlu: duomenis, kurie pasirodė neaktualūs, sistemą, kuri neatitinka to, ko tikisi priežiūros institucijos, arba neaiškumą dėl to, kas gali keisti kurią informaciją. Tai galima išspręsti, tačiau tada reikia papildomų laiko ir lėšų, kurias būtų buvę galima išvengti užduojant kelis klausimus iš anksto.
Kodėl ši klaida nutinka taip dažnai
Sumaištis yra suprantama. Skaitmeninis produkto pasportas daugumui stalo prekyboje ir metalų perdirbimo veiklos vykdančių įmonių yra naujas laukas, tuo tarpu programinės įrangos pasirinkimai dažnai jau daugelį metų atliekami tuo pačiu būdu: pagal kainą, patogumo patirtį ir tai, prie ko IT skyrius yra įpratęs. Tačiau produkto pasporte taip pat svarbūs klausimai, kurie neturi nieko bendra su technologija, tokie kaip kas patikrina duomenis, kiek laiko jie turi būti saugomi ir kas atsako, jei duomuo yra neteisingas. Tie klausimai lengvai pasišalina į antrą planą diskusijoje, kuri liečia ekranus ir funkcionalumą.
Be to, tiekėjai savo produktą suvokiamai teigiamai pristato. Terminai tokie kaip "visiškai atitinkantis" ar "atitinka Reglamentą" skamba ramiai, tačiau mažai pasako apie tai, kas lieka atsakingas už pasporto turinio teisingumą. Programinė įranga gali pasportą techniškai teisingai saugoti ir parodyti; ar jame esantys duomenys yra teisingi ir aktualūs — tai lieka to, kas juos pateikia, reikalas.
Kas praktiškai išeina iš lygio
Kelios situacijos pasikartoja reguliariai. Įmonė sudaro programinės įrangos sutartį nesutvirtinusi, kas duomenis atnaujina po pristatymo, ir po metų supranta, kad tai niekam daryti nesudarkyti. Arba tiekėjas nustoja teikti paslaugą, o duomenys pasirodys neperkeliami į kitą sistemą be papildomų išlaidų. Taip pat nutinka, kad įmonė tikisi, jog dešimties metų talpinimo periodas automatiškai sutvarkyta, kai praktiškai tai reikalauja atskiros sutarties.
Nei viena iš šių situacijų nėra dramatiška, jei jas pasivysite laiku. Nemalonu tampa tik tada, kai priežiūros institucija, klientas ar verslo partneris prašo prieigos ir pasirodo, kad niekas jau nežino, kur yra aktualūs duomenys arba kas juos pateikė.
Kaip to išvengti
Esmė paprasta: pasirinkdami programinės įrangos tiekėją, užduokite ne tik techninius klausimus, bet ir klausimus apie vaidmenis bei atsakomybes. Kas lieka duomenų savininku? Kas yra kontaktinis asmuo, jei duomuo pasirodys neteisingas? Kaip sutvarkoma dešimties metų talpinimo termino trukmė, net jei vėliau iš tiekėjo keičiate? Kaip padaroma susekinamas duomenų šaltinis, kad jei reikės, galėtumėte tai parodyti?
Šie klausimai turi būti sutartyje, ne tik pardavimo pokalbyje. Tiekėjas, kuris juos aiškiai gali atsakyti, suteikia jums daugiau tikrumo nei tiekėjas, kuris kalbėtų daugiausia apie funkcionalumą. Į kaip mes organizuojame duomenų seklumą žiūrėdami, pamatysite pavyzdį, kaip toks atsakymas gali atrodyti iš turinio pusės.
Kas priklauso ir kas nepriklauso programinei įrangai
Programinės įrangos tiekėjas gali padėti jums registruoti, rodyti ir apsaugoti duomenis. Tai vertingas darbas, ir gerai suorganizuota aplinka sutaupo jums daug rankinių darbų. Tačiau turinines pasirinkimus — kokie duomenys yra privalomi, kas laikomas tiekėju, ir kada duomenys turi būti atnaujinti — toliau sprendžia jūsų paties verslas. Jei šituos dalykus sumaišysite, rizikuojate, kad jūsų organizacijoje niekas nejaustųsi tikrai atsakingas už turinį.
Norėdami pabrėžti šį skirtumą, pirmiausia naudinga aiškiai nustatyti, kokį vaidmenį jūsų verslas užima grandinėje. Tai tiesioginės žinutės, nes nuo to priklauso ir tai, kokius klausimus turite užduoti tiekėjui. Jei žinių banke, suskirstyta pagal situaciją tai išsamiai aprašyta, nurodant oficialųjį tekstą.
Konkrečiai jūsų situacijai ir tiksliems vaidmenų ir atsakomybės paaiškiniams, rekomenduojama pasikonsultuoti su teisininku arba susisiekti su atsakinga priežiūros institucija. Šiame straipsnyje aprašomas dažnas modelis, o ne konkrečios bendrovės patarimas.
Ar norite pirmiausia susitvarkyti, kur stovite, prieš pradėdami derybas su tiekėju? Su laisva greita apžvalga iš penkių klausimų gausite pirmąjį įvertinimą, o atsakymuose į dažnai užduodamus klausimus rasite daugiau tokių praktinių situacijų.