Wat gebeurt er als de QR-code ontbreekt
De verordening voor het digitaal productpaspoort verplicht straks niet alleen dat de gegevens over een stalen of ijzeren halffabricaat bestaan, maar ook dat die gegevens vindbaar zijn via een datadrager op of bij het product. In de praktijk is dat meestal een QR-code. Ontbreekt die code, dan is er weliswaar een paspoort, maar niemand in de keten kan het vinden op het moment dat het nodig is: bij een controle, bij een herkeuring, of wanneer een volgende schakel in de keten het materiaal wil beoordelen.
Het gevolg is dus niet dat het paspoort "niet bestaat", maar dat het praktisch onbruikbaar wordt. Toezichthouders kijken bij dit soort verplichtingen naar de vraag of de informatie daadwerkelijk toegankelijk is voor wie daar recht op heeft, niet alleen of ergens een bestand met gegevens staat opgeslagen. Een paspoort zonder werkende datadrager voldoet daarom niet aan wat de verordening met de koppeling tussen product en informatie beoogt.
Waarom de datadrager een aparte verplichting is
Het paspoort en de datadrager zijn in de verordening twee samenhangende, maar losstaande onderdelen. Het paspoort is de verzameling gegevens; de datadrager is de manier waarop iemand die gegevens bij het fysieke product kan raadplegen. Wie alleen de gegevens verzamelt en die ergens online zet, zonder dat er een duidelijke, functionerende koppeling met het product is, heeft het praktische doel van de verordening niet ingevuld. Dat onderscheid komt ook terug in de begrippen die de verordening gebruikt, en die op uitgezocht per situatie in de kennisbank staan toegelicht.
Dat betekent ook dat een QR-code die wél is aangebracht, maar niet meer werkt, niet meer naar de juiste gegevens verwijst of na verkoop van het bedrijf niet meer wordt onderhouden, in de praktijk tot hetzelfde probleem leidt als een QR-code die er nooit is geweest. De verordening vraagt niet om een code als formaliteit, maar om een werkende toegang gedurende de hele periode dat die verplicht is.
Gevolgen in de keten
Wie staal of ijzer verwerkt of doorverkoopt, heeft vaak de gegevens uit het paspoort nodig om zelf weer aan verplichtingen te voldoen, bijvoorbeeld bij een eigen productpaspoort voor een samengesteld product. Ontbreekt de datadrager bij het aangekochte halffabricaat, dan moet die informatie op een andere manier worden opgevraagd, wat tijd kost en niet altijd lukt binnen een levertermijn. Voor inkoop en contracten is dit een reden om vooraf te bespreken wie welke informatie levert en hoe die bij het product komt.
Gevolgen bij toezicht
De toezichthouder in Nederland en de toezichthouders in andere EU-landen zijn nog niet definitief aangewezen voor deze verordening. Wat wel uit de opzet van de verordening volgt, is dat toezicht zich richt op de vraag of de verplichte informatie beschikbaar en vindbaar is op het moment van controle. Een ontbrekende of niet-werkende datadrager is dan een van de eerste dingen die opvalt, simpelweg omdat die de eerste stap is naar de rest van de informatie. Over de manier waarop dat concreet gehandhaafd gaat worden en welke gevolgen dat per geval heeft, doet dit artikel bewust geen voorspelling; dat is aan de toezichthouder en, in een individueel geval, aan een jurist om te beoordelen.
Wat nog niet vaststaat
De exacte eisen aan de datadrager, en de precieze datum waarop de verplichting ingaat, staan nog niet vast. Het werkplan van de Europese Commissie voorziet een eerste gedelegeerde handeling voor ijzer en staal, met verplichtingen die daarna nog een aantal maanden later ingaan. Zodra die handeling is gepubliceerd, wordt hier de datum en de vindplaats in de officiële tekst aangevuld. Tot die tijd is het nuttig om te weten dát de verplichting eraan komt, zonder dat er al een vaste kalenderdatum aan te hangen is.
Wat u nu al kunt doen
Ook zonder definitieve datum is het zinvol om nu al te bepalen welke gegevens u straks nodig heeft, wie in uw keten die gaat aanleveren, en hoe u een QR-code op een duurzame manier aan een product koppelt zodat die tien jaar bruikbaar blijft. Dat laatste is precies waar hosting en datadrager samenkomen: een code die naar een pagina verwijst die iemand ooit heeft opgezet, is minder houdbaar dan een code die naar een beheerde, actuele bron verwijst. Meer over hoe die koppeling in de praktijk werkt, staat op de pagina over hoe de informatie tot stand komt.
Wilt u een eerste beeld krijgen van waar uw bedrijf staat ten opzichte van deze verplichting, zonder dat u daarvoor eerst de hele verordening moet doorlezen? Doe de gratis quick-scan op in een paar vragen zien waar u nu staat, of lees de kortste antwoorden op veelgestelde vragen op de pagina met veelgestelde vragen.