wie schule ich mein Personal für die Arbeit mit dem Produktpass

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Die ESPR verpflichtet Unternehmen nicht ausdrücklich dazu, Personal zu schulen. Was die Verordnung dagegen regelt, ist, dass das digitale Produktpaspoort vorhanden sein muss, korrekt sein muss und über den Datenträger (normalerweise ein QR-Code) für diejenigen zugänglich sein muss, die damit zu tun haben — siehe Artikel 9 und Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781). Diese Verpflichtungen liegen bei dem Hersteller, Importeur oder anderen Marktteilnehmer, arbeiten in der Praxis aber bis zur Betriebsebene: jemand muss das Paspoort scannen, überprüfen, weitergeben oder darauf reagieren. Wer dieses "jemand" ist und wie diese Person das tut, bestimmt das Unternehmen selbst. Im Folgenden daher keine Verpflichtung nach Verpflichtung, sondern die praktischen Aufgaben, die sich aus den Artikeln 9 und 10 für ein Unternehmen von 10 bis 100 Mitarbeitern ergeben.

Den Pass erkennen und scannen können

Lagerarbeiter und Einkäufer müssen wissen, dass bei ankommendem Stahl ein QR-Code oder ein ähnlicher Datenträger vorhanden sein sollte, und wie dieser zu scannen ist. Das erscheint selbstverständlich, aber in der Praxis arbeiten Menschen auf der Betriebsebene mit verschiedenen Scannern, Apps und Telefonen. Ein einheitliches Verfahren — welches Gerät, welche App, wo der Scan gespeichert wird — verhindert, dass sich jeder seinen eigenen Weg zurechtlegt.

Wissen, was im Pass stehen muss

Wer das Paspoort zusammenstellt oder liefert (oft Einkauf, Qualität oder eine administrative Funktion) muss verstehen, welche Daten gemäß Artikel 10 der ESPR enthalten sein müssen. Das ist kein juristisches Wissen, sondern praktisches Wissen: Welche Felder sind erforderlich, woher kommen diese Daten (Lieferant, eigener Produktionsprozess, Zertifikate), und was passiert, wenn ein Datensatz fehlt oder nicht stimmt.

Erkennen, wenn etwas nicht stimmt

Ein Mitarbeiter, der einen QR-Code scannt und einen leeren Bildschirm, eine Fehlermeldung oder eindeutig falsche Daten sieht, muss wissen, was zu tun ist: beim Lieferanten nachfragen, intern melden oder die Partie separieren. Ohne Absprache hierüber verschwindet diese Information oft in einer mündlichen Bemerkung, die niemand festhält.

Den Pass beim Verkauf oder bei der Weitergabe mitgeben

Wer Stahl weiterverkauft oder weiterleitet, gibt auch das Passierschein durch — oder sorgt dafür, dass der Käufer über den QR-Code darauf zugreifen kann. Verkaufs- und Logistikpersonal muss wissen, dass dies Teil der Bestellung ist, nicht ein separater Verwaltungsschritt, der "noch hinzukommt".

Wo es in der Praxis schiefgeht

Das Training ist einmalig und verschwindet. Es findet eine Einweisungssitzung bei der Einführung statt, aber neue Mitarbeiter erhalten diese Informationen nie, und bestehende Mitarbeiter vergessen Details nach ein paar Monaten.

Nur eine Person weiß, wie es funktioniert. Oft gibt es einen Mitarbeiter — den Qualitätsmanager oder den Einkäufer —, der alles über das Passierschein weiß, und der Rest des Unternehmens weiß nur, dass "dieser eine Kollege das regelt". Wenn diese Person krank wird oder das Unternehmen verlässt, geht das Wissen verloren.

Scannen wird durchgeführt, aber niemand schaut sich den Inhalt an. Der QR-Code wird gescannt, weil das nun einmal sein muss, aber niemand überprüft, ob die Daten korrekt oder vollständig sind. Das Scannen wird zu einer Formalität ohne inhaltliche Kontrolle.

Verschiedene Standorte handhaben es unterschiedlich. Bei Unternehmen mit mehreren Standorten entsteht oft eine eigene Arbeitsweise pro Standort, ohne dass dies abgesprochen wurde. Das ist ein bekanntes Problem — siehe auch wie regele ich den Produktpass, wenn ich mehrere Niederlassungen habe für den organisatorischen Aspekt hiervon.

Ein beschädigter oder unleserlicher Code führt zu Improvisation. Wenn der QR-Code nicht mehr scannt, erfindet der Lagerarbeiter selbst eine Lösung — einen Aufkleber, eine handschriftliche Notiz — anstatt ein festgelegtes Verfahren zu befolgen. Was tatsächlich bei einem beschädigten Code zu tun ist, wird behandelt in was muss ich tun, wenn der QR-Code auf meinem Stahl beschädigt ist.

Was Sie festhalten können

• Eine kurze Arbeitsanweisung pro Funktion: Was macht der Lagerarbeiter, was macht der Einkäufer, was macht der Verkäufer mit dem Passierschein. Kurz und konkret, kein juristischer Text.
• Ein festes Ansprechpartner oder eine Rolle für Fragen zum Passierschein, mit einer Rückfallebene für den Fall, dass diese Person abwesend ist.
• Ein Onboarding-Moment für neue Mitarbeiter, als fester Bestandteil der Einführung, nicht als separate Initiative.
• Eine Liste mit Maßnahmen bei Abweichungen: leerer Scan, fehlende Daten, beschädigter Code — wer meldet dies, wo, und was geschieht mit der Charge in der Zwischenzeit.
• Ein Überblick über die Schritte, die das Unternehmen bereits unternimmt, damit Schulungen an die Praxis anstelle eines theoretischen Prozesses anknüpfen. Ein guter Ausgangspunkt hierfür ist wie gehe ich schrittweise beim Produktdatenblatt für Stahl vor.
• Absprachen über das, was jetzt bereits zu tun ist, auch während die genauen Anforderungen noch nicht feststehen — zum Beispiel indem Mitarbeiter bereits an Scannen und Kontrolle gewöhnt werden. Siehe was kann ich jetzt schon tun, während die regeln noch nicht endgültig sind für das, was darin praktisch ist.
• Testergebnisse eines Probepassierscheins, falls vorhanden, damit Mitarbeiter mit einem realistischen Beispiel üben können, bevor die Verpflichtung tatsächlich in Kraft tritt — siehe kann ich jetzt schon eine Testversion meines Produktpasses erstellen lassen.
• Verweis auf Branchenabsprachen, sobald diese vorhanden sind, damit die interne Arbeitsweise mit dem übereinstimmt, was in der Branche üblich wird — siehe gibt es bereits einen Branchestandard für den Produktpass von Stahl.

Dies festzuhalten kostet wenig Zeit, sorgt aber dafür, dass das Wissen über das Passierschein nicht bei einer Person bleibt und dass neue Mitarbeiter das Rad nicht neu erfinden müssen.