wat moet ik doen als de qr code op mijn staal beschadigd is

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De drager moet het paspoort betrouwbaar toegankelijk houden

Artikel 11 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) stelt eisen aan het technisch ontwerp en de werking van het digitale productpaspoort, waaronder de datadrager die toegang geeft tot de gegevens. Een QR-code op een staalproduct of de bijbehorende verpakking, label of afleveringsdocument moet die toegang gedurende de hele periode dat het product in omloop is, kunnen blijven bieden. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit vooral een praktische zorg: staal gaat door handen die niet zachtzinnig zijn — het wordt gestapeld, gezaagd, gelast, buiten opgeslagen, gestraald. Een sticker of ingebrande code die na een paar maanden onleesbaar is, voldoet niet aan het uitgangspunt dat de datadrager tijdens de gebruiksduur werkt. Dat is geen kwestie van "zo snel mogelijk een nieuwe sticker plakken", maar van vooraf kiezen voor een drager en plaatsing die tegen het verwachte gebruik van dat specifieke halffabricaat bestand is.

De unieke identificatiecode blijft de sleutel, ook zonder scan

Artikel 12 van de ESPR regelt de unieke identificatiecode die aan het product en het paspoort gekoppeld is. Deze code is in beginsel niet uitsluitend afhankelijk van de QR-afbeelding zelf: de code is een gegeven dat ook op andere manieren herleidbaar kan zijn, bijvoorbeeld via de charge- of ordergegevens, een pakbon of de administratie van de leverancier. Voor de praktijk van een metaalverwerker of staalhandel betekent dit dat het verstandig is om niet alleen te vertrouwen op de leesbaarheid van de code op het product, maar ook een spoor terug te houden in de eigen orderadministratie waarmee een batch of partij staal aan het juiste paspoort te koppelen blijft, ook wanneer de code op het materiaal zelf niet meer leesbaar is.

Etikettering en herkenbaarheid van het paspoort

Artikel 16 van de ESPR gaat over etiketten en artikel 17 over nagebootste etiketten. Deze artikelen zijn vooral van belang wanneer er naast de QR-code ook een fysiek etiket met informatie over het product is aangebracht. Praktisch betekent dit voor een bedrijf dat een beschadigd etiket niet zomaar door een eigen, zelfgemaakt etiket vervangen kan worden: de herkomst en juistheid van wat op het etiket staat, blijft van belang, en een vervangend etiket dat niet aansluit bij wat oorspronkelijk is afgegeven, kan verwarring of een onjuiste indruk wekken over de status van het product.

Waar het misgaat in de praktijk

De code is aangebracht op een plek die niet tegen het proces bestand is. Een QR-sticker op een strip staal die later nog gestraald, verzinkt of thermisch behandeld wordt, houdt dat proces vaak niet. Als de plaatsing van de code niet is afgestemd op de verdere bewerking die het halffabricaat nog moet doorstaan bij de eigen klant, is beschadiging eerder een kwestie van wanneer dan van of.

Er is geen tweede toegangsweg als de code onleesbaar wordt. Wanneer alleen de fysieke QR-code toegang geeft en er geen koppeling is vastgelegd tussen orderregel, chargenummer en paspoort, staat een medewerker met een beschadigde code met lege handen: er is dan geen andere manier om te achterhalen welk paspoort bij welke partij hoort.

Bij interne verwerking gaat de code verloren zonder dat iemand het opmerkt. Staal dat wordt versneden, omgesmolten tot kleinere onderdelen of anders bewerkt, verliest soms de drager zonder dat dit bewust wordt vastgesteld. Als daarna niemand controleert of de nieuwe eenheden nog herleidbaar zijn naar het oorspronkelijke paspoort, ontstaat een gat in de keten dat pas bij een latere controle aan het licht komt.

Een beschadigde code wordt vervangen door een zelfgemaakte QR, zonder dat duidelijk is of die naar de juiste, actuele gegevens verwijst. Improviseren met een eigen sticker of eigen code lijkt een snelle oplossing, maar als die code niet correct doorverwijst naar het bestaande paspoort, ontstaat het risico dat er feitelijk een nieuw, niet-kloppend etiket wordt gecreëerd — met alle gevoeligheid die artikel 17 aan nagebootste etiketten toekent.

Er is geen afspraak met de leverancier over een vervangende drager. Sommige bedrijven ontvangen staal met een QR-code van de fabrikant of importeur, maar hebben geen idee bij wie ze moeten zijn als die code al bij ontvangst beschadigd blijkt. Het gevolg is uitstel, en uitstel bij binnenkomst is lastiger te herstellen dan een controle bij aflevering.

Wat u kunt vastleggen

• Een interne instructie over waar en hoe de QR-drager op verschillende soorten staalproducten wordt aangebracht, afgestemd op de bewerkingen die het materiaal nog moet doorstaan.
• Een registratie die charge- of ordernummer koppelt aan het paspoort, zodat een partij staal ook zonder leesbare code herleidbaar blijft.
• Een vaste werkwijze voor het moment van ontvangst: controleren of de meegeleverde code leesbaar is, en wat te doen als dat niet het geval is, inclusief bij wie dit gemeld wordt.
• Afspraken met leveranciers over een vervangende of aanvullende drager bij beschadiging, vastgelegd in de inkoopvoorwaarden of in een aparte bijlage bij de overeenkomst.
• Een overzicht van wie binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor het beheer van paspoortgegevens, zodat een beschadigde code niet blijft liggen tot iemand er toevallig tegenaan loopt.

Voor bedrijven die deze afspraken nog niet op papier hebben staan, is het zinvol eerst te kijken naar hoe pak ik het productpaspoort voor staal stap voor stap aan, waarin de volgorde van deze keuzes wordt uitgelegd. Ook is het nuttig om te bepalen wat een toezichthouder bij een controle op staal vraagt, omdat de vastlegging van herleidbaarheid vaak precies het onderdeel is waarop wordt doorgevraagd. Bedrijven die nu al willen ervaren hoe een QR-drager zich in de praktijk houdt, kunnen daarnaast overwegen of nu al een testversie van het productpaspoort laten maken mogelijkheden biedt om plaatsing en materiaalkeuze van de drager te beproeven voordat dit op grotere schaal wordt toegepast.