Wat doe ik met voorraad staal die er al ligt als de regels ingaan?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Weten dat overgangsrecht een blinde vlek is in de huidige tekst

De ESPR zelf regelt in artikel 1 het onderwerp en de werkingssfeer van de verordening: welke producten onder het systeem kunnen vallen en dat de concrete verplichtingen per productgroep worden ingevuld via gedelegeerde handelingen. Artikel 18 beschrijft hoe de Commissie prioriteert welke productgroepen als eerste aan de beurt zijn en volgens welke planning dat gebeurt. Geen van beide artikelen zegt iets over de vraag wat er gebeurt met voorraad die vóór de ingangsdatum al geproduceerd, geïmporteerd of ingekocht is. Dat is geen omissie van dit platform, het is een leemte in de tekst zoals die er nu ligt: de overgangsbepalingen voor bestaande voorraad worden pas concreet in de gedelegeerde handeling per productgroep, en die is er voor ijzer en staal nog niet. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit praktisch dat elke uitspraak over "voorraad die er al ligt mag gewoon verkocht worden" of "moet ook een paspoort krijgen" op dit moment vooruitloopt op iets dat nog niet vastgesteld is.

Onderscheid maken tussen "op de markt brengen" en "in voorraad hebben"

Wat wel uit de systematiek van de ESPR valt af te leiden, is dat verplichtingen doorgaans aangrijpen bij het moment waarop een product op de markt wordt gebracht of in gebruik wordt gesteld, niet bij het moment van fabricage. Dat onderscheid is relevant voor voorraadbeheer: staal dat al in een magazijn ligt maar nog niet verkocht of geleverd is, zit qua status ergens tussen "geproduceerd" en "op de markt gebracht". Welke van die twee momenten bepalend wordt voor de verplichting tot een paspoort, staat pas vast zodra de gedelegeerde handeling voor staal is gepubliceerd. Een bedrijf kan intern al wel het onderscheid vastleggen tussen partijen die vóór en na een bepaalde datum zijn ingekocht, zodat die knip er ligt op het moment dat de regels wel duidelijk worden.

Herkomst en samenstelling van bestaande partijen niet verliezen

Onafhankelijk van hoe het overgangsrecht uitpakt, is het praktisch zinvol om van voorraad die er nu al ligt te weten waar die vandaan komt, welke samenstelling en eigenschappen de leverancier heeft opgegeven, en welke documentatie daarbij is meegeleverd. Dat is geen verplichting die uit artikel 1 of artikel 18 volgt, maar een voorwaarde om later, als er wel een paspoortplicht komt, niet met een berg ongedocumenteerd staal te blijven zitten. Wie zich afvraagt wat kan ik nu al doen terwijl de regels nog niet definitief zijn, vindt daar een aanpak die precies op dit punt aansluit: dossiervorming vooruitlopend op verplichte paspoorten.

Volgen wanneer de productgroep staal daadwerkelijk in de planning komt

Artikel 18 beschrijft de prioritering van productgroepen, en staal en ijzer worden genoemd als kandidaat voor een van de eerste gedelegeerde handelingen. Zolang die handeling niet gepubliceerd is, staat niet vast per wanneer verplichtingen gaan gelden, en dus ook niet of en hoe bestaande voorraad daarbinnen een uitzondering krijgt. Een bedrijf dat nu voorraad aanhoudt of opbouwt, doet er goed aan de publicatie van die handeling te volgen in plaats van op basis van aannames al maatregelen te nemen die achteraf overbodig of net verkeerd gericht blijken.

Waar het misgaat in de praktijk

Een handelsonderneming besluit uit voorzorg om alle bestaande voorraad versneld af te verkopen vóór een vermoedelijke ingangsdatum, gebaseerd op een datum die nog niet officieel is. Als die datum vervolgens verschuift, blijkt de haast onnodig geweest en zijn er mogelijk marges opgeofferd voor niets.

Een ander bedrijf gaat ervan uit dat voorraad die vóór de ingangsdatum is ingekocht automatisch is uitgesloten van de paspoortplicht, zonder dat hiervoor een tekst bestaat die dat bevestigt. Als de gedelegeerde handeling straks het moment van eerste verkoop aan de eindgebruiker als aangrijpingspunt neemt in plaats van het moment van inkoop, valt diezelfde voorraad alsnog onder de verplichting.

Een derde situatie: een metaalverwerker mengt oude en nieuwe partijen staal in één opslaglocatie zonder onderscheid te houden naar herkomst of inkoopdatum. Zodra er wel een verplichting komt, is niet meer te achterhalen welk deel van de voorraad onder het overgangsrecht valt en welk deel niet, met als gevolg dat de hele partij voorzichtigheidshalve als "nieuw" behandeld moet worden.

Een vierde: een bedrijf met meerdere vestigingen registreert voorraad op elke locatie anders, waardoor er geen centraal overzicht is van wat waar ligt en sinds wanneer. Wie zich afvraagt hoe regel ik het productpaspoort als ik meerdere vestigingen heb, stuit hier op een probleem dat al vóór de paspoortplicht zelf ontstaat: zonder centrale voorraadregistratie is er straks niets om op terug te vallen.

Een vijfde situatie: een bedrijf wacht passief af tot de verplichting officieel ingaat en heeft dan geen enkel dossier over de samenstelling van de voorraad die het al jaren aanhoudt, terwijl de oorspronkelijke leverancier inmiddels niet meer bestaat of niet meer reageert. De gegevens die nodig zijn om alsnog een paspoort samen te stellen, zijn dan niet meer te achterhalen.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht per partij voorraad: inkoopdatum, leverancier, samenstelling en eventuele certificaten die bij levering zijn meegegeven.
• Een fysieke of administratieve scheiding tussen voorraad die vóór en na een vast te leggen peildatum is ingekocht, zodat een toekomstige knip in het overgangsrecht niet met terugwerkende kracht hoeft te worden uitgezocht.
• Een dossier per leverancier met de contactgegevens en technische documentatie die nodig zou zijn om, als het zover komt, een paspoort met terugwerkende kracht samen te stellen.
• Een interne afspraak over wie binnen het bedrijf de publicatie van de gedelegeerde handeling voor staal volgt en wanneer daarop actie volgt.
• Een aantekening bij oudere partijen als de oorspronkelijke leverancier niet meer traceerbaar is, zodat dit risico vooraf bekend is in plaats van pas bij een controle. Wie meer wil weten over wat daarbij ter sprake komt, leest wat vraagt een toezichthouder bij een controle op staal.

Deze vastlegging vervangt geen wettelijke verplichting, want die is er voor bestaande voorraad nog niet. Het is een manier om niet met lege handen te staan zodra de gedelegeerde handeling voor ijzer en staal wel duidelijkheid geeft over de positie van voorraad die er al ligt.