hoe regel ik het productpaspoort als ik meerdere vestigingen heb

De verplichting hangt aan het product, niet aan de vestiging

Het productpaspoort is een verplichting die vasthangt aan het product dat op de markt wordt gebracht, niet aan de locatie waar het bedrijf gevestigd is. Dat betekent dat een bedrijf met meerdere vestigingen — bijvoorbeeld een hoofdkantoor met een aparte productielocatie, of meerdere verkooppunten onder één rechtspersoon — het paspoort niet per vestiging apart hoeft te regelen. De verplichtingen uit artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) liggen bij de fabrikant als marktdeelnemer, en die rol is niet gekoppeld aan een specifiek gebouw of adres, maar aan de partij die verantwoordelijk is voor het in de handel brengen van het product. Wie op meerdere plekken staal produceert of verhandelt, kan dus in de meeste gevallen met één ingerichte werkwijze toe, zolang die werkwijze per product de juiste, actuele gegevens oplevert.

Voor wie dit geldt, en waar het ophoudt

Dit geldt voor bedrijven die onder één rechtspersoon of onder gelieerde rechtspersonen op meerdere locaties dezelfde soort staalproducten maken, bewerken of verhandelen. Het gaat dan om de vraag of er één paspoort-proces kan volstaan voor producten die technisch en administratief bij elkaar horen. Het geldt niet automatisch voor situaties waarin verschillende vestigingen juridisch los van elkaar staan — bijvoorbeeld zelfstandige dochterbedrijven, franchisenemers of losse handelsnamen met een eigen inschrijving. In die gevallen kan elke rechtspersoon als eigen marktdeelnemer worden aangemerkt, met een eigen verantwoordelijkheid voor de producten die zij zelf op de markt brengen. Het geldt evenmin voor producten die weliswaar via meerdere vestigingen worden verkocht, maar die afkomstig zijn van verschillende fabrikanten of importeurs: elk paspoort blijft gekoppeld aan het specifieke product en de partij die daarvoor verantwoordelijk is, ongeacht via welk verkooppunt het uiteindelijk bij de klant komt. Wie twijfelt of de eigen vestigingen onder één verantwoordelijkheid vallen of niet, doet er goed aan dat eerst helder te krijgen, want dat bepaalt of één centrale aanpak volstaat of niet.

Wanneer dit relevant wordt

Een vaste datum waarop deze verplichting ingaat, is er nog niet. Wat vaststaat is de route: de ESPR is de kaderverordening, en de concrete verplichtingen voor specifieke productgroepen — waaronder staal — komen pas met een gedelegeerde handeling die per productgroep wordt vastgesteld. Voor staal is die handeling er nog niet. Zodra die gepubliceerd is, geldt daarna nog een periode voordat de verplichtingen daadwerkelijk ingaan. Tot die tijd is er geen wettelijke verplichting om nu al een paspoort te voeren, maar niets houdt een bedrijf tegen om de eigen organisatie — inclusief de verdeling over vestigingen — al zo in te richten dat een paspoort straks zonder gedoe kan worden gekoppeld aan de juiste productstromen.

Hoe dit in de praktijk aan te pakken

De eerste stap is helderheid krijgen over de juridische structuur: welke vestigingen vallen onder welke rechtspersoon, en wie is voor welk product de fabrikant of importeur in de zin van artikel 27. Daarna is het zaak te bepalen of de productinformatie die nodig is voor het paspoort — herkomst, samenstelling, bewerkingen, certificaten — centraal wordt vastgelegd of per vestiging. Voor bedrijven met meerdere productielocaties onder één rechtspersoon ligt een centrale aanpak vaak voor de hand: één systeem waarin per product of productielot de gegevens worden verzameld, ongeacht op welke vestiging het materiaal is bewerkt. Voor bedrijven met losse rechtspersonen per vestiging ligt het voor de hand dat elke rechtspersoon zijn eigen proces inricht, eventueel met een gedeelde standaard zodat de gegevens onderling uitwisselbaar zijn. Daarna is het verstandig te kijken naar wat er al ligt aan interne data en systemen, en hoe die aansluiten op wat het paspoort straks vraagt — hoe pak ik het productpaspoort voor staal stap voor stap aan geeft daarvoor een volgordelijke aanpak. Voor bedrijven die nu al willen ervaren hoe dat in de praktijk werkt voordat de verplichting ingaat, is er de mogelijkheid om nu al een testversie van het productpaspoort te laten maken, wat ook meteen laat zien of de huidige vestigingsstructuur en gegevensstromen daarvoor al toereikend zijn.

Waar dit op is gebaseerd

De verplichtingen voor fabrikanten staan in artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781), waarin is vastgelegd wie verantwoordelijk is voor het opstellen en actueel houden van het productpaspoort. Wat het paspoort zelf moet bevatten en hoe het technisch werkt, staat in artikel 9 (digitaal productpaspoort) en artikel 10 (vereisten voor het digitale productpaspoort) van dezelfde verordening. Deze artikelen koppelen de verplichting steeds aan de marktdeelnemer en aan het product, niet aan een fysieke locatie, wat de basis is voor de conclusie dat een vestigingsstructuur op zichzelf geen apart paspoort-proces vereist, zolang de verantwoordelijke rechtspersoon eenduidig is.

Wie nu al wil nagaan of het eigen product straks onder deze regels valt, kan dat verifiëren via geldt het digitaal productpaspoort voor mijn staal, en wie de organisatie alvast wil voorbereiden doet er goed aan ook te kijken naar wat er nu al gedaan kan worden terwijl de regels nog niet definitief zijn.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR koppelt verplichtingen aan de rol die een bedrijf heeft — fabrikant, importeur of distributeur — en niet aan het aantal vestigingen dat een bedrijf heeft. Artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt de verplichtingen van fabrikanten vast, en die verplichtingen zijn gekoppeld aan het product, niet aan de locatie waar het product ontstaat, wordt opgeslagen of wordt verwerkt. Voor een bedrijf met meerdere vestigingen betekent dit vooral een organisatorische vraag: wie binnen het bedrijf zorgt ervoor dat elke vestiging met dezelfde, juiste paspoortgegevens werkt.

Eén samenhangend paspoort per product, ongeacht de vestiging

Artikel 9 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft het digitaal productpaspoort als een verzameling gegevens die aan een specifiek product of productmodel is gekoppeld. Dat betekent dat het paspoort niet per vestiging verschilt: een partij staal die in de ene vestiging wordt gefabriceerd of ingevoerd, en in een andere vestiging wordt bewerkt, doorverkocht of opgeslagen, hoort in beginsel bij hetzelfde paspoort te blijven horen. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers met bijvoorbeeld een productielocatie en een aparte handelsvestiging betekent dit dat de paspoortgegevens centraal beheerd moeten worden, ook als de operationele activiteiten verspreid zijn.

Zorgen dat de QR-datadrager het product volgt, niet de locatie

Artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) stelt vereisten aan hoe de gegevens van het digitale productpaspoort toegankelijk moeten zijn, via de drager die aan het product is verbonden. Wanneer een product tussen vestigingen wordt verplaatst — van opslag naar bewerking, van bewerking naar verkoop — moet de koppeling tussen product en paspoort intact blijven. Praktisch betekent dit dat een bedrijf met meerdere locaties een sluitende manier nodig heeft om te zorgen dat de datadrager het product volgt, en niet per ongeluk wordt losgekoppeld bij interne verplaatsingen tussen vestigingen.

Eenduidige verantwoordelijkheid binnen het bedrijf aanwijzen

Artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt de verplichtingen bij de fabrikant, en bij invoer bij de importeur. Bij een bedrijf met meerdere vestigingen is het gebruikelijk dat verschillende afdelingen of locaties met een deel van het proces te maken hebben: inkoop op de ene plek, bewerking op een andere, verkoop weer ergens anders. Wie welke gegevens aanlevert of controleert, is een interne kwestie — de verordening zelf legt de verplichting bij de rechtspersoon die als fabrikant of importeur optreedt, niet bij een specifieke vestiging daarvan.

Waar het misgaat in de praktijk

Een paar situaties komen in de praktijk regelmatig terug bij bedrijven met meerdere vestigingen.

Een eerste situatie: de ene vestiging werkt met een ander systeem of andere sjablonen dan de andere, waardoor twee paspoorten voor wat feitelijk hetzelfde product is, uiteenlopende gegevens bevatten. Een tweede: bij interne verplaatsing van voorraad tussen vestigingen gaat de koppeling tussen fysiek product en QR-code verloren, bijvoorbeeld omdat een label losraakt of niet wordt overgenomen bij ompakken. Een derde situatie ontstaat wanneer een centrale inkoopafdeling paspoortgegevens ontvangt van de fabrikant, maar die informatie niet consequent doorgeeft aan de vestigingen die het product verder verwerken of verkopen — met als gevolg dat de verkopende vestiging niet weet welke gegevens er al zijn en welke nog ontbreken. Een vierde: bij een fusie of overname van een extra vestiging wordt onduidelijk wie voortaan verantwoordelijk is voor het bijhouden van paspoorten voor voorraad die van de overgenomen vestiging afkomstig is. En een vijfde: verschillende vestigingen gebruiken elk hun eigen aanspreekpunt bij een toezichthouder, waardoor bij een controle niet meteen duidelijk is wie over de volledige paspoortgegevens van een bepaalde partij beschikt — terwijl wat vraagt een toezichthouder bij een controle op staal juist laat zien dat overzicht en snelle beschikbaarheid van gegevens meetellen.

Deze situaties zijn geen kwestie van kwade wil, maar van een gebrek aan afstemming tussen vestigingen die ieder hun eigen werkwijze hebben opgebouwd voordat het productpaspoort in beeld kwam.

Wat u kunt vastleggen

Voor een bedrijf met meerdere vestigingen is het zinvol om een aantal zaken schriftelijk te regelen, zodat verantwoordelijkheden niet afhangen van wie er op dat moment toevallig bij is:

Een interne rolverdeling: wie is binnen het bedrijf eindverantwoordelijk voor het aanmaken, controleren en actueel houden van paspoorten, en welke vestiging levert welk deel van de gegevens aan.
Een vast werkproces voor interne verplaatsingen: hoe wordt de koppeling tussen product en QR-datadrager bewaakt wanneer voorraad van vestiging naar vestiging gaat, inclusief wat er gebeurt als een label beschadigd raakt — zie ook wat moet ik doen als de qr code op mijn staal beschadigd is.
Eén centrale opslagplaats voor paspoortgegevens, toegankelijk voor alle vestigingen, zodat niet elke locatie haar eigen, mogelijk afwijkende versie bijhoudt.
Afspraken met leveranciers en fabrikanten over welke gegevens zij aanleveren en aan welke vestiging, zodat dubbel werk of hiaten worden voorkomen.
Een trainingsplan voor medewerkers op elke vestiging die met het paspoort te maken krijgen, van magazijn tot verkoop — hoe train ik mijn personeel om met het productpaspoort te werken geeft daarvoor een aanzet.
Een gezamenlijk stappenplan dat voor alle vestigingen hetzelfde uitgangspunt hanteert, in plaats van dat elke locatie het wiel opnieuw uitvindt — hoe pak ik het productpaspoort voor staal stap voor stap aan is daarvoor een startpunt.

Deze afspraken zijn een interne organisatorische keuze en geen wettelijke verplichting op zich, maar ze verkleinen de kans dat de verspreiding over meerdere vestigingen leidt tot inconsistente of onvolledige paspoorten voor wat in de kern hetzelfde product is.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-09-05. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.