come gestisco il passaporto dei prodotti se ho più sedi

L'obbligo è legato al prodotto, non alla sede

Il passaporto del prodotto è un obbligo che si attacca al prodotto immesso sul mercato, non alla sede dove l'azienda è stabilita. Ciò significa che un'azienda con più sedi — ad esempio una sede centrale con un'ubicazione di produzione separata, o più punti vendita sotto una sola persona giuridica — non deve gestire il passaporto separatamente per ogni sede. Gli obblighi dell'articolo 27 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) incombono sul fabbricante in quanto operatore economico, e questo ruolo non è legato a un edificio o un indirizzo specifico, ma alla parte responsabile dell'immissione del prodotto sul mercato. Chi produce o commercializza acciaio in più sedi può quindi nella maggior parte dei casi attenersi a un unico procedimento organizzato, purché generi per ogni prodotto i dati corretti e aggiornati.

Per chi è pertinente e dove finisce

Ciò vale per le aziende che, sotto un'unica persona giuridica o sotto persone giuridiche collegate, producono, trasformano o commercializzano lo stesso tipo di prodotti in acciaio in più sedi. Si tratta allora della questione se possa bastare un unico processo di passaporto per prodotti che sono tecnicamente e amministrativamente collegati. Non si applica automaticamente a situazioni in cui le diverse sedi sono giuridicamente indipendenti — ad esempio filiali autonome, franchisee o marchi commerciali separati con una propria iscrizione. In questi casi ogni persona giuridica può essere considerata come operatore economico autonomo, con la propria responsabilità per i prodotti che immette personalmente sul mercato. Non si applica nemmeno a prodotti che, sebbene venduti attraverso più sedi, provengono da diversi fabbricanti o importatori: ogni passaporto rimane legato al prodotto specifico e alla parte responsabile per esso, indipendentemente dal punto vendita attraverso cui arriva infine al cliente. Chi dubita che le proprie sedi rientrino o meno sotto un'unica responsabilità farebbe bene a chiarire prima questo aspetto, poiché determina se basta un approccio centralizzato o meno.

Quando diventa rilevante

Una data fissa in cui entra in vigore questo obbligo non esiste ancora. Ciò che è fissato è la procedura: l'ESPR è il regolamento quadro, e gli obblighi concreti per specifici gruppi di prodotti — incluso l'acciaio — derivano da un atto delegato che viene fissato per ogni gruppo di prodotti. Per l'acciaio questo atto non è ancora disponibile. Una volta pubblicato, segue ancora un periodo prima che gli obblighi abbiano effettivamente inizio. Fino a quel momento non esiste alcun obbligo legale di adottare già un passaporto, ma nulla impedisce a un'azienda di organizzarsi già — inclusa la distribuzione tra sedi — in modo che un passaporto possa in seguito essere agevolmente collegato ai flussi di prodotto corretti.

Come affrontarlo nella pratica

Il primo passo è chiarire la struttura giuridica: quali sedi ricadono sotto quale persona giuridica, e chi è per quale prodotto il fabbricante o importatore ai sensi dell'articolo 27. Successivamente occorre stabilire se le informazioni sul prodotto necessarie per il passaporto — provenienza, composizione, trasformazioni, certificati — vengono registrate centralmente o per ogni sede. Per le aziende con più sedi di produzione sotto un'unica persona giuridica, un approccio centralizzato è spesso logico: un unico sistema in cui per ogni prodotto o lotto di produzione vengono raccolti i dati, indipendentemente da quale sede ha trasformato il materiale. Per le aziende con persone giuridiche separate per ogni sede, è logico che ogni persona giuridica organizzi il proprio processo, eventualmente con uno standard condiviso in modo che i dati siano mutuamente intercambiabili. Successivamente è consigliabile esaminare quali dati e sistemi interni già esistono e come si collegano a ciò che il passaporto richiederà più avanti — come affronto il passaporto del prodotto per l'acciaio passo dopo passo fornisce un approccio sequenziale. Per le aziende che desiderano già sperimentare come funziona nella pratica prima dell'obbligo, esiste la possibilità di far già realizzare una versione di prova del passaporto del prodotto, che mostra anche subito se l'attuale struttura dei siti e i flussi di dati sono già sufficienti.

Fonte di questo documento

Gli obblighi per i fabbricanti sono stabiliti nell'articolo 27 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781), che definisce chi è responsabile della compilazione e dell'aggiornamento del passaporto del prodotto. Il contenuto del passaporto stesso e il suo funzionamento tecnico sono descritti nell'articolo 9 (passaporto digitale del prodotto) e nell'articolo 10 (requisiti per il passaporto digitale del prodotto) dello stesso regolamento. Questi articoli collegano l'obbligo sempre all'operatore del mercato e al prodotto, non a una ubicazione fisica, il che è il fondamento della conclusione che una struttura dei siti di per sé non richiede un processo di passaporto separato, purché il soggetto responsabile sia chiaramente identificato.

Chi desidera già verificare se il proprio prodotto rientra in queste regole potrà farlo tramite il passaporto prodotto digitale si applica al mio acciaio, e chi desidera prepararsi in anticipo come organizzazione farebbe bene a verificare anche cosa si può già fare mentre le regole non sono ancora definitive.

Su cosa si basa

Il regolamento stesso è disponibile su EUR-Lex. Facciamo riferimento a ogni affermazione; non dovete crederci.

Cosa deve fare concretamente

Cosa ci si aspetta da voi

L'ESPR collega gli obblighi al ruolo che un'azienda ha — fabbricante, importatore o distributore — e non al numero di siti che un'azienda possiede. L'articolo 27 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) definisce gli obblighi dei fabbricanti, e tali obblighi sono collegati al prodotto, non al luogo in cui il prodotto è fabbricato, immagazzinato o lavorato. Per un'azienda con più siti, ciò significa soprattutto una questione organizzativa: chi all'interno dell'azienda garantisce che ogni sito usi gli stessi dati di passaporto corretti.

Un passaporto coerente per prodotto, indipendentemente dal sito

L'articolo 9 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) descrive il passaporto digitale del prodotto come un insieme di dati associati a un prodotto o modello di prodotto specifico. Ciò significa che il passaporto non varia in base al sito: un lotto di acciaio fabbricato o importato in un sito e lavorato, rivenduto o immagazzinato in un altro sito dovrebbe in linea di principio rimanere associato allo stesso passaporto. Per un'azienda di 10-100 dipendenti con ad esempio un sito di produzione e un sito commerciale separato, ciò significa che i dati del passaporto devono essere gestiti centralmente, anche se le attività operative sono distribuite.

Garantire che il supporto dati QR segua il prodotto, non il sito

L'articolo 10 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) stabilisce i requisiti per come i dati del passaporto digitale del prodotto devono essere accessibili, attraverso il supporto collegato al prodotto. Quando un prodotto viene spostato tra siti — dall'immagazzinamento alla lavorazione, dalla lavorazione alla vendita — il collegamento tra prodotto e passaporto deve rimanere intatto. Dal punto di vista pratico, ciò significa che un'azienda con più ubicazioni ha bisogno di un modo sicuro per garantire che il supporto dati segua il prodotto e non venga accidentalmente scollegato durante i trasferimenti interni tra siti.

Designare una responsabilità univoca all'interno dell'azienda

L'articolo 27 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) attribuisce gli obblighi al fabbricante e, in caso di importazione, all'importatore. In un'azienda con più siti è comune che diversi reparti o ubicazioni siano coinvolti in parte del processo: l'approvvigionamento in un posto, la lavorazione in un altro, la vendita ancora altrove. Chi fornisce o controlla quali dati è una questione interna — il regolamento stesso attribuisce l'obbligo alla persona giuridica che agisce come fabbricante o importatore, non a un sito specifico di essa.

Dove le cose vanno storte nella pratica

Nella pratica si verificano regolarmente un paio di situazioni presso le aziende con più siti.

Una prima situazione: una sede opera con un sistema o modelli diversi rispetto a un'altra, con il risultato che due passaporti per quello che è in realtà lo stesso prodotto contengono dati difformi. Una seconda: quando lo stock viene spostato internamente tra sedi, il collegamento tra il prodotto fisico e il codice QR viene perso, ad esempio perché un'etichetta si stacca o non viene trasferita durante il reimballaggio. Una terza situazione si verifica quando un ufficio acquisti centrale riceve i dati del passaporto dal produttore, ma non comunica queste informazioni in modo coerente alle sedi che elaborano ulteriormente o vendono il prodotto — con il risultato che la sede venditrice non sa quali dati sono già disponibili e quali ancora mancano. Una quarta: in caso di fusione o acquisizione di una sede aggiuntiva, diventa poco chiaro chi è d'ora in poi responsabile del mantenimento dei passaporti per lo stock proveniente dalla sede acquisita. E una quinta: diverse sedi utilizzano ciascuna il proprio punto di contatto presso un'autorità di sorveglianza, il che significa che durante un'ispezione non è immediatamente chiaro chi dispone dei dati completi del passaporto per un determinato lotto — mentre cosa chiede un'autorità di controllo durante un controllo sull'acciaio dimostra chiaramente che la trasparenza e la disponibilità rapida dei dati sono importanti.

Queste situazioni non sono una questione di malafede, ma di mancanza di coordinamento tra sedi che hanno ciascuna sviluppato i propri metodi di lavoro prima che il passaporto del prodotto entrasse in gioco.

Quello che potete documentare

Per un'azienda con più sedi è opportuno regolamentare per iscritto una serie di questioni, in modo che le responsabilità non dipendano da chi si trova casualmente presente in quel momento:

Una ripartizione dei ruoli interna: chi è responsabile a livello aziendale della creazione, verifica e aggiornamento dei passaporti, e quale sede fornisce quale parte dei dati.
Un processo di lavoro fisso per i trasferimenti interni: come viene monitorato il collegamento tra il prodotto e il supporto dati QR quando lo stock si sposta da una sede all'altra, compreso cosa accade se un'etichetta viene danneggiata — si veda anche cosa devo fare se il codice QR sul mio acciaio è danneggiato.
Un archivio centrale unico per i dati del passaporto, accessibile a tutte le sedi, in modo che ogni ubicazione non mantenga la propria versione potenzialmente difforme.
Accordi con fornitori e produttori in merito ai dati che forniscono e a quale sede, evitando così lavori duplicati o lacune.
Un piano di formazione per i dipendenti di ogni sede che hanno a che fare con il passaporto, dal magazzino alla vendita — come formo il mio personale per lavorare con il passaporto dei prodotti fornisce un inizio in questo senso.
Un piano d'azione congiunto che utilizza lo stesso presupposto di partenza per tutte le sedi, invece che ogni ubicazione reinventi la ruota — come affronto il passaporto del prodotto per l'acciaio passo dopo passo è un punto di partenza per questo.

Questi accordi sono una scelta organizzativa interna e non un obbligo legale in sé, ma riducono il rischio che la distribuzione su più sedi comporti passaporti incoerenti o incompleti per quello che è essenzialmente lo stesso prodotto.

Questo non è un parere legale. Questa pagina fornisce informazioni generali sulla normativa di cui si occupa questa piattaforma. Non conosciamo la vostra situazione. In caso di dubbi sulla vostra situazione specifica, consultate un avvocato o l'autorità di controllo competente.

Scritto con AI sulla base delle fonti di cui sopra, controllato da una persona il 2026-09-05. C'è qualcosa che non va? Farcelo sapere — le correzioni hanno la priorità.