wie regele ich den Produktpass, wenn ich mehrere Niederlassungen habe

Die Verpflichtung haftet am Produkt, nicht an der Betriebsstätte

Der Produktpass ist eine Verpflichtung, die am Produkt haftet, das auf den Markt gebracht wird, nicht am Standort, an dem sich das Unternehmen befindet. Das bedeutet, dass ein Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten — beispielsweise eine Zentrale mit einem separaten Produktionsstandort oder mehrere Verkaufsstellen unter einer Rechtsperson — den Pass nicht pro Betriebsstätte separat regeln muss. Die Verpflichtungen aus Artikel 27 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) liegen beim Hersteller als Marktteilnehmer, und diese Rolle ist nicht an ein bestimmtes Gebäude oder eine bestimmte Adresse gebunden, sondern an die Partei, die für das Inverkehrbringen des Produkts verantwortlich ist. Wer an mehreren Orten Stahl herstellt oder handelt, kann daher in den meisten Fällen mit einem eingerichteten Verfahren auskommen, solange dieses Verfahren pro Produkt die richtigen, aktuellen Daten liefert.

Für wen dies gilt und wo es aufhört

Dies gilt für Unternehmen, die unter einer Rechtsperson oder unter verbundenen Rechtspersonen an mehreren Standorten die gleiche Art von Stahlprodukten herstellen, bearbeiten oder handeln. Es geht dann um die Frage, ob ein Passvorgehen für Produkte ausreichen kann, die technisch und administrativ zusammenhängen. Es gilt nicht automatisch für Situationen, in denen verschiedene Betriebsstätten rechtlich voneinander unabhängig sind — beispielsweise unabhängige Tochterunternehmen, Franchisenehmer oder separate Handelsnamen mit eigener Registrierung. In solchen Fällen kann jede Rechtsperson als eigener Marktteilnehmer angesehen werden, mit eigener Verantwortung für die Produkte, die sie selbst auf den Markt bringt. Es gilt auch nicht für Produkte, die zwar über mehrere Betriebsstätten verkauft werden, aber von verschiedenen Herstellern oder Importeuren stammen: jeder Pass bleibt an das spezifische Produkt und die dafür verantwortliche Partei gebunden, unabhängig davon, über welchen Verkaufspunkt es letztendlich beim Kunden ankommt. Wer unsicher ist, ob die eigenen Betriebsstätten unter eine Verantwortung fallen oder nicht, tut gut daran, das vorher zu klären, denn das bestimmt, ob ein zentraler Ansatz ausreicht oder nicht.

Wann dies relevant wird

Ein festes Datum, an dem diese Verpflichtung in Kraft tritt, gibt es noch nicht. Fest steht der Weg: die ESPR ist die Rahmenverordnung, und die konkreten Verpflichtungen für spezifische Produktgruppen — einschließlich Stahl — kommen erst mit einer delegierten Handlung, die pro Produktgruppe festgelegt wird. Für Stahl existiert diese Handlung noch nicht. Sobald diese veröffentlicht ist, gilt danach noch eine Frist, bevor die Verpflichtungen tatsächlich in Kraft treten. Bis dahin gibt es keine rechtliche Verpflichtung, jetzt schon einen Pass zu führen, aber nichts hindert ein Unternehmen daran, die eigene Organisation — einschließlich der Verteilung auf Betriebsstätten — bereits so einzurichten, dass ein Pass später ohne Umstände an die richtigen Produktströme gekoppelt werden kann.

Wie dies in der Praxis anzugehen ist

Der erste Schritt besteht darin, Klarheit über die Rechtsstruktur zu schaffen: Welche Betriebsstätten fallen unter welche Rechtsperson, und wer ist für welches Produkt der Hersteller oder Importeur im Sinne von Artikel 27. Danach geht es darum zu bestimmen, ob die für den Pass erforderlichen Produktinformationen — Herkunft, Zusammensetzung, Bearbeitungen, Zertifikate — zentral erfasst oder pro Betriebsstätte erfasst werden. Für Unternehmen mit mehreren Produktionsstandorten unter einer Rechtsperson liegt oft ein zentraler Ansatz nahe: ein System, in dem pro Produkt oder Produktionslos die Daten erfasst werden, unabhängig davon, an welchem Standort das Material bearbeitet wurde. Für Unternehmen mit separaten Rechtspersonen pro Betriebsstätte liegt es nahe, dass jede Rechtsperson sein eigenes Verfahren einrichtet, möglicherweise mit einem gemeinsamen Standard, damit die Daten untereinander austauschbar sind. Danach ist es ratsam zu prüfen, was bereits an internen Daten und Systemen vorhanden ist und wie diese zu dem passen, was der Pass später verlangen wird — wie gehe ich schrittweise beim Produktdatenblatt für Stahl vor bietet dafür einen schrittweisen Ansatz. Für Unternehmen, die bereits vor Eintritt der Verpflichtung erfahren möchten, wie das in der Praxis funktioniert, besteht die Möglichkeit, bereits jetzt eine Testversion des Produktpasses erstellen zu lassen, was auch unmittelbar zeigt, ob die aktuelle Betriebsstättensstruktur und Datenströme dafür bereits ausreichend sind.

Worauf dies basiert

Die Verpflichtungen für Hersteller sind in Artikel 27 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) festgelegt, in dem festgelegt ist, wer für die Erstellung und Aktualisierung des Produktpasses verantwortlich ist. Was der Pass selbst enthalten muss und wie er technisch funktioniert, ist in Artikel 9 (digitales Produktpass) und Artikel 10 (Anforderungen an das digitale Produktpass) derselben Verordnung festgelegt. Diese Artikel knüpfen die Verpflichtung jeweils an den Marktakteur und das Produkt an, nicht an einen physischen Standort, was die Grundlage für die Schlussfolgerung ist, dass eine Betriebsstättensstruktur an sich keinen separaten Pass-Prozess erfordert, solange der verantwortliche Rechtsträger eindeutig ist.

Wer jetzt bereits überprüfen möchte, ob sein eigenes Produkt später unter diese Regeln fällt, kann dies überprüfen über gilt das digitale Produktdatenblatt für meinen Stahl, und wer die Organisation bereits vorbereiten möchte, tut gut daran, auch zu schauen, was bereits getan werden kann, während die Regeln noch nicht endgültig sind.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst befindet sich auf EUR-Lex. Wir verweisen je Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Die ESPR knüpft Verpflichtungen an die Rolle, die ein Unternehmen hat — Hersteller, Importeur oder Distributor — und nicht an die Anzahl der Betriebsstätten, die ein Unternehmen hat. Artikel 27 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt die Verpflichtungen von Herstellern fest, und diese Verpflichtungen sind an das Produkt gekoppelt, nicht an den Ort, an dem das Produkt hergestellt, gelagert oder bearbeitet wird. Für ein Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten bedeutet dies vor allem eine organisatorische Frage: Wer im Unternehmen stellt sicher, dass jede Betriebsstätte mit denselben, korrekten Passdaten arbeitet.

Ein einheitlicher Pass pro Produkt, unabhängig von der Betriebsstätte

Artikel 9 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt das digitale Produktpass als eine Sammlung von Daten, die an ein bestimmtes Produkt oder Produktmodell gekoppelt sind. Das bedeutet, dass der Pass nicht pro Betriebsstätte unterschiedlich ist: Eine Partie Stahl, die an einem Standort hergestellt oder importiert und an einem anderen Standort bearbeitet, weiterverkauft oder gelagert wird, sollte grundsätzlich bei demselben Pass bleiben. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern mit beispielsweise einem Produktionsstandort und einem separaten Handelsstandort bedeutet dies, dass die Passdaten zentral verwaltet werden müssen, auch wenn die betrieblichen Aktivitäten verteilt sind.

Dafür sorgen, dass der QR-Datenträger dem Produkt folgt, nicht dem Standort

Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) stellt Anforderungen daran, wie die Daten des digitalen Produktpasses zugänglich sein müssen, über den Träger, der an das Produkt angebracht ist. Wenn ein Produkt zwischen Betriebsstätten verlagert wird — von der Lagerung zur Bearbeitung, von der Bearbeitung zum Verkauf — muss die Verbindung zwischen Produkt und Pass intakt bleiben. In der Praxis bedeutet dies, dass ein Unternehmen mit mehreren Standorten eine sichere Methode benötigt, um sicherzustellen, dass der Datenträger dem Produkt folgt und nicht versehentlich bei internen Verlagerungen zwischen Betriebsstätten getrennt wird.

Eindeutige Verantwortung innerhalb des Unternehmens festlegen

Artikel 27 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt die Verpflichtungen beim Hersteller fest, und bei der Einfuhr beim Importeur. Bei einem Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten ist es üblich, dass verschiedene Abteilungen oder Standorte mit einem Teil des Prozesses zu tun haben: Beschaffung an einem Ort, Bearbeitung an einem anderen, Verkauf wieder anderswo. Wer welche Daten liefert oder überprüft, ist eine interne Angelegenheit — die Verordnung selbst legt die Verpflichtung bei dem Rechtsträger fest, der als Hersteller oder Importeur auftritt, nicht bei einer bestimmten Betriebsstätte davon.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Einige Situationen kommen in der Praxis regelmäßig bei Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten vor.

Eine erste Situation: Die eine Niederlassung arbeitet mit einem anderen System oder anderen Vorlagen als die andere, wodurch zwei Pässe für das faktisch gleiche Produkt unterschiedliche Daten enthalten. Eine zweite: Bei der internen Verlagerung von Beständen zwischen Niederlassungen geht die Verknüpfung zwischen physischem Produkt und QR-Code verloren, beispielsweise weil ein Etikett abfällt oder beim Umpacken nicht übernommen wird. Eine dritte Situation entsteht, wenn eine zentrale Einkaufsabteilung Passdaten vom Hersteller erhält, diese Informationen aber nicht konsequent an die Niederlassungen weiterleitet, die das Produkt weiter verarbeiten oder verkaufen — mit der Folge, dass die verkaufende Niederlassung nicht weiß, welche Daten bereits vorhanden sind und welche noch fehlen. Eine vierte: Bei einer Fusion oder Übernahme einer zusätzlichen Niederlassung wird unklar, wer künftig für die Verwaltung von Pässen für Bestände verantwortlich ist, die von der übernommenen Niederlassung stammen. Und eine fünfte: Verschiedene Niederlassungen nutzen jeweils ihren eigenen Ansprechpartner bei einer Behörde, sodass bei einer Kontrolle nicht sofort klar ist, wer über die vollständigen Passdaten einer bestimmten Charge verfügt — während was fragt eine Aufsichtsbehörde bei einer Kontrolle auf Stahl gerade zeigt, dass Überblick und schnelle Verfügbarkeit von Daten zählen.

Diese Situationen sind keine Frage von böser Absicht, sondern von mangelnder Abstimmung zwischen Niederlassungen, die jede ihre eigene Arbeitsweise entwickelt haben, bevor das Produktpasses in den Blick kam.

Was Sie festhalten können

Für ein Unternehmen mit mehreren Niederlassungen ist es sinnvoll, eine Reihe von Dingen schriftlich zu regeln, damit Verantwortlichkeiten nicht davon abhängen, wer zufällig gerade vor Ort ist:

Eine interne Rollenverteilung: wer im Unternehmen letztendlich für das Erstellen, Prüfen und Aktualisieren von Pässen verantwortlich ist, und welche Niederlassung welchen Teil der Daten liefert.
Ein festes Arbeitsverfahren für interne Verlagerungen: wie wird die Verknüpfung zwischen Produkt und QR-Datenträger überwacht, wenn Bestände von Niederlassung zu Niederlassung gehen, einschließlich der Frage, was passiert, wenn ein Etikett beschädigt wird — siehe auch was muss ich tun, wenn der QR-Code auf meinem Stahl beschädigt ist.
Ein zentrales Speichersystem für Passdaten, das für alle Niederlassungen zugänglich ist, sodass nicht jede Standort ihre eigene, möglicherweise abweichende Version verwaltet.
Vereinbarungen mit Lieferanten und Herstellern über welche Daten sie liefern und an welche Niederlassung, um Doppelarbeit oder Lücken zu vermeiden.
Ein Schulungsplan für Mitarbeiter in jeder Niederlassung, die mit dem Pass zu tun haben, vom Lager bis zum Verkauf — wie schule ich mein Personal für die Arbeit mit dem Produktpass gibt dafür einen Ansatz.
Ein gemeinsamer Aktionsplan der für alle Niederlassungen den gleichen Ausgangspunkt nutzt, anstatt dass jeder Standort das Rad neu erfindet — wie gehe ich schrittweise beim Produktdatenblatt für Stahl vor ist dafür ein Ausgangspunkt.

Diese Vereinbarungen sind eine interne organisatorische Entscheidung und keine Rechtsvorschrift als solche, aber sie verringern die Wahrscheinlichkeit, dass die Verbreitung auf mehrere Niederlassungen zu inkonsistenten oder unvollständigen Pässen für das im Grunde gleiche Produkt führt.

Dies ist keine Rechtsberatung. Diese Seite bietet allgemeine Informationen zur Regelung, die diese Plattform betrifft. Wir kennen Ihre Situation nicht. Im Zweifelsfall hinsichtlich Ihres speziellen Falls konsultieren Sie bitte einen Juristen oder die zuständige Überwachungsbehörde.

Mit KI verfasst auf Basis der oben aufgeführten Quellen, von einem Menschen am 05.09.2026 überprüft. Stimmt etwas nicht? Teilen Sie es uns mit — Korrektionen werden bevorzugt behandelt.