Was fragt ein Kontrollbeamter bei einer Kontrolle von Stahl?

Was Sie konkret tun müssen

Eine Kontrolle durch die Marktüberwachungsbehörde verläuft in der Praxis nicht als unangekündigter Überfall, sondern als Anfrage um Dokumente und Daten. Die Befugnisse dafür sind in der Verordnung (EU) 2019/1020 festgelegt, die für die Produktüberwachung in der gesamten EU und nicht nur für Stahl gilt. Diese Verordnung regelt, was eine Überwachungsbehörde anfordern darf, von wem, und welche Daten ein Unternehmen verfügbar halten muss. Für das digitale Produktdatenblatt kommt die Regelung aus Artikel 27 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) hinzu, die die Verpflichtungen des Herstellers beschreibt. Was das in der Praxis für ein Handelsunternehmen oder einen Stahlverarbeiter bedeutet, ist vor allem eine Frage der Nachweisbarkeit bereits durchgeführter Maßnahmen.

Was von Ihnen erwartet wird

Dokumentation auf Anfrage vorlegen können

Eine Überwachungsbehörde fordert zunächst Einsicht an: welche Informationen gehören zu diesem Produkt, und lassen sich diese auf eine konkrete Charge oder Lieferung zurückführen. Die Verordnung (EU) 2019/1020 gibt der Überwachungsbehörde die Befugnis, diese Informationen bei der Partei anzufordern, die für das Produkt auf dem Markt verantwortlich ist. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitenden bedeutet dies vor allem, dass die Verwaltung in Ordnung sein muss: nicht nur das Datenblatt selbst, sondern auch die Grunddaten, mit denen das Datenblatt erstellt wurde. Wer diesen Prozess noch aufbauen muss, findet einen Überblick über die Schritte in wie gehe ich schrittweise beim Produktdatenblatt für Stahl vor.

Herkunft und Identität des Produkts nachweisen

Ein zweiter wiederkehrender Punkt ist die Frage, ob ein Produkt tatsächlich unter das digitale Produktdatenblatt fällt, und wenn ja, in welche Kategorie und welche Regeln dafür gelten. Das ist nicht für jedes Halbzeug selbstverständlich. Die Frage, ob eine bestimmte Stahlcharge in den Anwendungsbereich fällt, wird behandelt in gilt das digitale Produktdatenblatt für meinen Stahl. Eine Überwachungsbehörde, die diese Frage stellt, erwartet eine begründete Antwort, keine Vermutung.

Verfügbarkeit des QR-Datenträgers

Artikel 27 der ESPR beschreibt, dass der Hersteller dafür verantwortlich ist, die Produktinformationen über den am Produkt angebrachten Datenträger verfügbar zu halten. Für die Praxis bedeutet dies, dass eine Überwachungsbehörde verlangen kann, den QR-Code zu scannen und zu überprüfen, ob die Daten korrekt und aktuell sind. Ein beschädigter oder nicht lesbarer Code ist dann ein praktisches Problem: was dagegen zu tun ist, wird beschrieben in was muss ich tun, wenn der QR-Code auf meinem Stahl beschädigt ist.

Aktualität und Korrektheit der Daten

Das Datenblatt muss nicht nur existieren, es muss zum Zeitpunkt der Kontrolle auch stimmen. Eine Überwachungsbehörde, die Daten mit der physischen Stahlcharge vergleicht, sucht nach Abweichungen zwischen dem, was im Datenblatt steht, und dem, was tatsächlich geliefert wurde. Für ein Unternehmen mit mehreren Standorten ist dies ein zusätzlicher Schwerpunkt, weil Daten, die an einem Ort zusammengestellt wurden, auch an anderen Orten konsistent sein müssen; wie das zu organisieren ist, steht in wie regele ich den Produktpass, wenn ich mehrere Niederlassungen habe.

Mitarbeit und zeitnahe Reaktion

Die Verordnung (EU) 2019/1020 geht davon aus, dass ein Unternehmen angemessen schnell auf eine Anfrage um Informationen reagiert. Das erfordert einen internen Ablauf: wer ist Ansprechperson, wer kann die Daten bereitstellen, und ist das jedem auf dem Werksfloor bekannt. Personal, das mit dem Datenblatt arbeitet, muss auch wissen, was passiert, wenn eine Anfrage einer Überwachungsbehörde hereinkommt; wie das zu trainieren ist, steht in wie schule ich mein Personal für die Arbeit mit dem Produktpass.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine erste wiederkehrende Situation ist, dass das Datenblatt zwar existiert, aber niemand im Unternehmen genau weiß, woher die Grunddaten stammen. Wenn die Überwachungsbehörde nach der Quelle eines spezifischen Wertes fragt, entstehen dann Verzögerungen, weil erst ermittelt werden muss, welcher Lieferant oder Bereich diese Daten bereitgestellt hat.

Eine zweite Situation ist Lagerbestand, der bereits vor Inkrafttreten der Regeln eingekauft oder hergestellt wurde und für den kein Datenblatt erstellt wurde. Die Frage, was damit zu tun ist, kommt dann unweigerlich auf den Tisch; ein Lösungsansatz steht in was mache ich mit Stahllagerbestand, der schon da ist, wenn die Regeln in Kraft treten.

Eine dritte Situation ist ein QR-Code, der nicht mehr scannt, beispielsweise durch Verschleiß während des Transports oder der Lagerung. Wenn das erst bei einer Kontrolle entdeckt wird, ist es zu spät, um das Problem ruhig zu beheben.

Eine vierte Situation ist, dass verschiedene Standorte desselben Unternehmens jeweils eigene Verfahrensweisen entwickelt haben, wodurch der Produktpass derselben Produktgruppe pro Standort unterschiedlich aussieht. Das fällt einem Überwachungsbeamten auf, der mehrere Standorte desselben Unternehmens besucht.

Eine fünfte Situation ist, dass ein Unternehmen davon ausgeht, dass die Regeln noch nicht gelten, weil das endgültige Datum noch nicht feststeht, und daher nichts vorbereitet hat. Was in der Zwischenzeit jedoch zu tun ist, ist beschrieben in was kann ich jetzt schon tun, während die regeln noch nicht endgültig sind.

Was Sie festhalten können

• Eine Übersicht, welche Produktgruppen und Stahlpartien unter das digitale Produktpaspoort fallen und auf Grundlage welcher Daten diese Bewertung getroffen wurde.
• Die Herkunft der Daten, die in jedem Produktpass enthalten sind: welcher Lieferant, welche interne Abteilung und zu welchem Zeitpunkt geliefert.
• Eine interne Verfahrensbeschreibung für den Fall, dass ein Überwachungsbeamter um Einsicht ersucht: wer erhält die Anfrage, wer liefert die Dokumentation, innerhalb welcher Zeit.
• Ein Kontrollverfahren für die QR-Datenträgerin, einschließlich der Maßnahmen bei Beschädigungen oder Unleserlichkeit.
• Absprachen zwischen Standorten über eine einheitliche Arbeitsweise, besonders wenn der Produktpass an mehreren Standorten zusammengestellt oder verwaltet wird.
• Eine Übersicht der Schulungen darüber, wer im Unternehmen in die Handhabung des Produktpasses und des Umgangs mit einer Kontrolle eingewiesen wurde.
• Eine Testversion des Produktpasses, erstellt bevor die Verpflichtung in Kraft tritt, um zu überprüfen, ob die Daten und der Datenträger dem entsprechen, was ein Überwachungsbeamter erwarten würde; wie dies zu organisieren ist, ist dargelegt in kann ich jetzt schon eine Testversion meines Produktpasses erstellen lassen.

Was hier festgehalten wird, ist nicht als rechtliche Verteidigung gegen ein bestimmtes Kontrollergebnis gedacht, sondern als eine Möglichkeit, schnell und vollständig antworten zu können, wenn danach gefragt wird.