Ако не подготвите персонала си за дигиталния продуктен паспорт, рискът не е свързан с глоба от надзорен орган — самата наредба не поставя изисквания относно информирането на работниците. Рискът е в изпълнението: данни, които не пристигат навреме, грешки в паспорта, които трябва да бъдат коригирани по-късно, и малък брой хора, които получават работата без съответен компенсат.
Освен това, неподготвеното внедряване на нови работни процеси или софтуер може да засегне задължения, които вече съществуват, независимо от продуктния паспорт: начинът, по който информирате работниците за промени в техния труд, и ролята на съветът на работниците, ако тези промени са достатъчно съществени. Това не са нови правила, а съществуващи правила, които паспортът отново прави релевантни.
Какво се случва неправилно на практика без подготовка
Съставянето на продуктен паспорт изисква данни, които часто са разпръснати между закупките, контролата на качеството и администрацията: сертификати, произход, състав, понякога CO2-индикация. Ако преди това никой не знае кой ще предостави всяка част, работата ще падне на лицето, което случайно получи поискането — обикновено мениджърът по качество или администрацията. Тази натрупаност не води до глоба, но до закъснение, раздразнение и по-голям риск от грешки в крайните данни.
Второ последствие е по-малко видимо: ако служителите не знаят защо определени данни сега се записват по-строго, възникват съпротива или небрежност при попълване. Паспорт, събран от непълна или остаряла информация, е по-трудно да се коригира, отколкото паспорт, който е събран правилно от първия път. Ако това предварително обмислите, можете в банката с знания по тема да проверите кои данни са релевантни за вашата ситуация, преди работата да бъде разпределена.
Кого засяга това във вашата компания
В повечето МСП е един и същ персонал, който вече отговаря за документацията на продуктите: някой в закупките, някой в качеството и често самия директор за окончателната проверка. Без подготовка не се обсъжда кой ще поеме всяка част, кой е лицето за контакт с доставчик на софтуер и кой проверява дали паспортът е пълен, преди да излезе от компанията. Това не е юридически риск, но е практически риск за continuity на процеса.
Когато съветът на работниците влиза в играта
Ако внедряването на паспорта е придружено от нов софтуер, нови работни методи или различно разпределение на задачите, това може да попадне под съществуващите правила за съучастие. Дали и кога е необходимо одобрението на съветът на работниците, зависи от конкретната ситуация във вашата компания и е нещо, което Законът относно съветите на работниците дава отговор на — не самият продуктен паспорт. Компании, които имат съмнения по този въпрос, правят добре да го обсъдят рано със своя OR или с юрист, вместо да чакат, докато софтуерът вече е закупен.
Какво не се променя автоматично
Продуктният паспорт добавя ново задължение, но не замества съществуващите правила. Договореностите относно работното време, обучение и безопасност на работното място остават в сила неизменени, дори ако самата работа се променя поради нов софтуер или нови задължения за докладване. Ако загубите това от вид, не рискувате паспортът да е неправилен, но рискувате съществуващо задължение да бъде забравено някъде другаде, докато вниманието е насочено към паспорта.
Как практически да приложите това
Най-често срещаният подход при компаниите, които това управляват правилно, е прост: рано определете кой какви данни предоставя, обяснете това накратко на съответния персонал, и едва тогава изберете софтуерен доставчик или партньор за хостинг. По този начин избягвате пасportът да се превърне в проект, който попада на работния плот на един човек. Добра начална точка е да разгледате как се събират данните за пасport, така че предварително да знаете кои роли са необходими във вашата организация.
И тук важи: този раздел описва практическите последствия в общ смисъл, а не вашата конкретна ситуация. За въпроси относно правото на участие в управление, условията на труд или конкретното разпределение на задачи във вашата компания юристът или компетентният орган е подходящият контакт.
Искате ли първо да разберете точно в каква ситуация се намира вашата компания, преди да обсъдите това със своя екип? Направете безплатния бързо сканиране в няколко въпроса, или прочетете други теми в често задавани въпроси относно цифровия продуктен пасport.