Wenn Sie Ihr Personal nicht auf das digitale Produktpass vorbereiten, liegt das Risiko nicht bei einer Geldbuße einer Überwachungsbehörde — die Verordnung selbst stellt keine Anforderungen an die Unterrichtung von Arbeitnehmern. Das Risiko liegt in der Umsetzung: Daten, die nicht rechtzeitig eingehen, Fehler im Paspass, die später korrigiert werden müssen, und eine kleine Anzahl von Menschen, die die Arbeit zusätzlich erhält, ohne dass dem etwas gegenübersteht.
Darüber hinaus kann die unvorbereitete Einführung neuer Arbeitsprozesse oder Software an bestehende Verpflichtungen rühren, unabhängig vom Produktpass: die Art und Weise, wie Sie Arbeitnehmer über Änderungen in ihrer Arbeit informieren, und die Rolle des Betriebsrats, wenn diese Änderungen weitreichend genug sind. Dies sind keine neuen Regeln, sondern bestehende Regeln, die durch das Paspass wieder relevant werden.
Was in der Praxis ohne Vorbereitung schiefgeht
Die Zusammenstellung eines Produktpass erfordert Daten, die oft über Einkauf, Qualitätskontrolle und Verwaltung verteilt sind: Zertifikate, Herkunft, Zusammensetzung, manchmal eine CO2-Angabe. Wenn niemand vorher weiß, wer welchen Teil liefert, fällt diese Arbeit derjenigen Person zu, die zufällig die Frage erhält — normalerweise dem Qualitätsmanager oder der Verwaltung. Diese Häufung führt zwar nicht zu einer Geldbuße, aber zu Verzögerungen, Frustration und einer größeren Fehlerhaftigkeit bei den endgültigen Daten.
Eine zweite Folge ist weniger sichtbar: Wenn Mitarbeiter nicht verstehen, warum bestimmte Daten jetzt strenger erfasst werden, entstehen Widerstände oder Nachlässigkeit beim Ausfüllen. Ein Paspass, der aus unvollständigen oder veralteten Informationen zusammengestellt ist, ist schwieriger zu korrigieren als ein Paspass, der von Anfang an richtig aufgebaut ist. Wer dies vorher durchdenkt, kann in der Wissensdatenbank nach Thema nachschlagen welche Daten für seine Situation relevant sind, bevor die Arbeit verteilt wird.
Wen dies in Ihrem Betrieb betrifft
In den meisten KMU sind es dieselben Personen, die bereits für Produktdokumentation verantwortlich sind: jemand in der Beschaffung, jemand in der Qualität und oft der Geschäftsführer selbst für die abschließende Kontrolle. Ohne Vorbereitung wird nicht besprochen, wer welchen Teil übernimmt, wer die Kontaktperson gegenüber einem Softwarelieferanten ist, und wer überprüft, ob ein Paspass vollständig ist, bevor er das Unternehmen verlässt. Dies ist kein rechtliches Risiko, aber ein praktisches Risiko für die Kontinuität des Prozesses.
Wann der Betriebsrat ins Spiel kommt
Wenn die Einführung des Passport mit neuer Software, neuen Arbeitsweisen oder einer anderen Aufgabenverteilung verbunden ist, kann dies unter bestehende Mitbestimmungsregeln fallen. Ob und wann die Zustimmung des Betriebsrats erforderlich ist, hängt von der konkreten Situation in Ihrem Betrieb ab und wird durch das Betriebsverfassungsgesetz geklärt — nicht durch das Produktpass selbst. Betriebe, die sich darüber unsicher sind, sollten dies frühzeitig mit ihrem Betriebsrat oder mit einem Rechtsanwalt besprechen, anstatt erst zu handeln, wenn die Software bereits angeschafft ist.
Was sich nicht von selbst ändert
Das Produktpass fügt eine neue Verpflichtung hinzu, ersetzt aber keine bestehenden Regeln. Vereinbarungen über Arbeitszeiten, Anleitung und Sicherheit am Arbeitsplatz bleiben unverändert gültig, auch wenn sich die Arbeit selbst durch neue Software oder neue Berichtspflichten ändert. Wer dies aus den Augen verliert, läuft nicht Gefahr, dass das Paspass fehlerhaft ist, aber dass an anderer Stelle eine bestehende Verpflichtung vergessen wird, während die Aufmerksamkeit auf das Paspass gerichtet ist.
Wie Sie dies praktisch anpacken
Der häufigste Ansatz von Unternehmen, die das gut regeln, ist einfach: früh klären, wer welche Daten liefert, das den betroffenen Mitarbeitern kurz erklären, und erst danach einen Softwareanbieter oder Hostingpartner wählen. So vermeiden Sie, dass das Paspoort ein Projekt wird, das auf dem Schreibtisch einer Person landet. Ein guter Startpunkt ist zu schauen wie die Daten für ein Paspoort entstehen, damit Sie vorher wissen, welche Rollen in Ihrer Organisation erforderlich sind.
Auch hier gilt: Dieser Artikel beschreibt die praktischen Folgen in allgemeiner Form, nicht Ihre spezifische Situation. Bei Fragen zu Mitbestimmung, Arbeitsbedingungen oder der konkreten Aufgabenverteilung in Ihrem Betrieb ist ein Jurist oder die zuständige Behörde der richtige Ansprechpartner.
Möchten Sie zunächst wissen, wo Ihr Unternehmen genau steht, bevor Sie das in Ihrem Team besprechen? Machen Sie den kostenlosen Quick-Scan in ein paar Fragen, oder lesen Sie die anderen Themen in den häufig gestellten Fragen zum digitalen Produktpass.