Hvis du ikke forbereder dit personale på det digitale produktpas, opstår risikoen ikke ved en bøde fra en tilsynsmyndighed — forordningen selv stiller ingen krav til orientering af medarbejdere. Risikoen ligger i implementeringen: data der ikke ankommer til tiden, fejl i passet som senere skal rettes, og et lille antal mennesker der får arbejdet tillagt uden at få noget igen.
Desuden kan uforberdt indføring af nye arbejdsprocesser eller software berøre forpligtelser som allerede eksisterede, uafhængigt af produktpasset: den måde hvorpå du orienterer medarbejdere om ændringer i deres arbejde, og rollen som medarbejderrepræsentationen hvis disse ændringer er indgribende nok. Det er ikke nye regler, men eksisterende regler som bliver relevante igen gennem passet.
Hvad der i praksis går galt uden forberedelse
Sammenstellung af et produktpas kræver data som ofte ligger spredt blandt indkøb, kvalitetskontrol og administration: certifikater, oprindelse, sammensætning, nogle gange en CO2-indikator. Hvis ingen på forhånd ved hvem der leverer hvilket stykke, lander arbejdet hos den person som tilfældigvis får spørgsmålet — normalt kvalitetschefen eller administrationen. Denne ansamling giver ikke anledning til en bøde, men vel til forsinkelse, irritation og større risiko for fejl i de endelige data.
En anden konsekvens er mindre synlig: hvis medarbejdere ikke ved hvorfor bestemte data nu bliver registreret mere strengt, opstår der modstand eller uopmærksomhed ved udfyldelsen. Et pas som er sammensat af ufuldstændige eller forældede oplysninger er sværere at rette end et pas som er bygget op rigtigt fra start. Den som tænker dette igennem på forhånd, kan søge i videnbanken efter emne hvilke data der er relevante for situationen, før arbejdet fordeles.
Hvem dette rammer i jeres virksomhed
I de fleste mindre og mellemstore virksomheder er det de samme mennesker som nu allerede er ansvarlige for produktdokumentation: en person ved indkøb, en person ved kvalitet, og ofte direktøren selv for den endelige kontrol. Uden forberedelse diskuteres det ikke hvem der tager hvilket element, hvem der er kontaktperson over for en softwareleverandør, og hvem der kontrollerer at et pas er komplet før det forlader virksomheden. Det er ikke en juridisk risiko, men vel en praktisk risiko for processens kontinuitet.
Når medarbejderrepræsentationen kommer ind i billedet
Hvis indføringen af passet følges af ny software, nye arbejdsmetoder eller en anden fordeling af opgaver, kan det falde under eksisterende medbestemmelsesregler. Om og hvornår godkendelse fra medarbejderrepræsentationen er nødvendig, afhænger af den konkrete situation i din virksomhed og er noget som loven om medarbejdermedbestemmelse giver klarhed over — ikke produktpasset selv. Virksomheder som er i tvivl om dette, gør klogt i at drøfte det tidligt med deres medarbejderrepræsentation eller med en jurist, i stedet for først at indkalde når softwaren allerede er købt.
Hvad der ikke ændrer sig af sig selv
Produktpasset tilføjer en ny forpligtelse, men erstatter ingen eksisterende regler. Aftaler om arbejdstider, instruktion og sikkerhed på arbejdspladsen forbliver uændrede, selv hvis arbejdet selv ændrer sig gennem ny software eller nye rapporteringskrav. Den som mister det af syne, risikerer ikke at passet bliver forkert, men vel at en eksisterende forpligtelse glemmes andetsteds mens opmærksomheden går på passet.
Hvordan du praktisk tager fat på dette
Den mest almindelige tilgang hos virksomheder, der håndterer dette godt, er enkel: kortlægge tidligt, hvem der leverer hvilke data, forklare det kort til de involverede medarbeidere, og først derefter vælge en softwareleverandør eller hostingpart. På denne måde undgår du, at passet bliver et projekt, der lander på én persons skrivebord. Et godt udgangspunkt er at se på hvordan dataene til et pas fremkommer, så du på forhånd ved, hvilke roller der er nødvendige i din organisation.
Her gælder også: denne artikel beskriver de praktiske konsekvenser i almindelig forstand, ikke din specifikke situation. For spørgsmål om medindflydelse, arbejdsvilkår eller den konkrete opgavefordeling i din virksomhed er en jurist eller den kompetente myndighed det rigtige kontaktpunkt.
Vil du først vide, præcis hvor din virksomhed står, før du diskuterer dette med dit team? Tag den gratis quick-scan på nogle få spørgsmål, eller læs de øvrige emner under ofte stillede spørgsmål om det digitale produktpas.