Ha nem készíti fel személyzetét a digitális termékpaszportra, a kockázat nem abban rejlik, hogy szankcióra számítson egy felügyeleti szervtől — maga a rendelet nem támasztana követelményeket a munkavállalóik tájékoztatására. A kockázat a végrehajtásban rejlik: az adatok nem érkeznek meg időben, hibák keletkeznek a paszportban, amelyeket később ki kell javítani, és egy kis csoport embernek ránehezedik a munka pótlás nélkül.
Ezenkívül az új munkafolyamatok vagy szoftverek felkészültlen bevezetése olyan kötelezettségeket érinthet, amelyek már korábban léteztek, függetlenül a termékpaszporttól: az a mód, ahogyan a munkavállalókat a munkájukban bekövetkezett változásokról tájékoztatja, valamint a munkavállaló-képviseleti testület szerepe, ha ezek a változások kellőképpen alapvetők. Ezek nem új szabályok, hanem meglévő szabályok, amelyek a paszporttal újra relevánsak válnak.
Mit szoktunk hibázni a gyakorlatban felkészültség nélkül
Egy termékpaszport összeállítása olyan adatokat igényel, amelyek gyakran szétszórtak a beszerzés, a minőségellenőrzés és az adminisztráció között: tanúsítványok, származás, összetétel, néha egy CO2-mutatót. Ha senki nem tudja előre, hogy ki az, aki melyik részt szolgáltatja, az a munka arra az emberre marad, aki véletlenül megkapja a kérést — általában a minőségirányítóra vagy az adminisztráció dolgozójára. Ez a felhalmozódás nem botra számít, de késedelemre, bosszúságra, valamint nagyobb hibavétési esélyre az utolsó adatokban.
A második következmény kevésbé látható: ha a munkatársak nem tudják, hogy miért rögzítik most szigorúbban az adatokat, ellenállás vagy gondatlanság jelentkezik az adatok kitöltésénél. Egy paszport, amely hiányos vagy elavult információból áll össze, nehezebben javítható, mint egy paszport, amely rögtön helyesen felépül. Aki ezt előzetesen átgondolja, a tudásbázisban témánként ellenőrizheti mely adatok relevánsak az ő helyzetében, mielőtt a munka megosztásra kerülne.
Akik érintve vannak ebben a vállalataiban
A legtöbb kkv-vállalatnál ugyanazok az emberek felelősek a termékdokumentációért, akik most már: egy valaki a beszerzésnél, egy valaki a minőségnél, és gyakran maga az igazgató az utolsó ellenőrzéshez. Felkészültség nélkül nem beszélgetnek meg, hogy ki mely részt veszi fel, ki az a kapcsolattartó a szoftverszállítóval szemben, és ki ellenőrzi, hogy egy paszport teljes-e, mielőtt „kimenne az ajtón kívülre. Ez nem jogi kockázat, hanem gyakorlati kockázat a folyamat folytonossága szempontjából.
Amikor a munkavállaló-képviseleti testület szerepe előkerül
Ha a paszport bevezetése új szoftverrel, új munkafolyamatokkal vagy a feladatok újraosztásával jár, az a meglévő közreműködési szabályok alá eshet. Az, hogy és mikor szükséges a munkavállaló-képviseleti testület jóváhagyása, a vállalat konkrét helyzetétől függ, és erről a munkavállaló-képviseleti testületről szóló törvény ad felvilágosítást — nem maga a termékpaszport. Az olyan vállalatok, amelyeknek ebben kétségei vannak, jól teszik, ha ezt korán megbeszélik OR-ukkal vagy egy jogásszal, ahelyett, hogy csak akkor kapcsolnának bele, ha a szoftvert már megvásárolták volna.
Mi nem változik magától
A termékpaszport új kötelezettséget vesz fel, de nem helyettesít semmilyen meglévő szabályt. A munkaórák, az oktatás és a munkahelyi biztonság megállapodásai érvényben maradnak, még akkor is, ha maga a munka új szoftver vagy új jelentési kötelezettségek miatt megváltozik. Aki ezt szem elől téveszti, nem azzal a kockázattal szembesül, hogy a paszport hibás, hanem azzal, hogy a figyelemnek a paszportra irányítása során máshol egy meglévő kötelezettség feledésbe merül.
Hogyan veheti ezt praktikusan fel
A leggyakoribb megközelítés azok közül a cégeknél, amelyek ezt jól intézik, egyszerű: korán azonosítsa, hogy ki mely adatokat szolgáltatja, ezt röviden magyarázza meg az érintett munkatársaknak, és csak ezután válasszon szoftverszállítót vagy hosztingpartnert. Így elkerüli, hogy a passzportból egy olyan projekt legyen, amely egyetlen személy feladata. Jó kiindulópont, hogy megnézze hogyan jönnek létre egy passzport adatai, hogy előzetesen tudja, mely szerepekre van szüksége szervezetén belül.
Itt is érvényes: ez a cikk általánosságban írja le a gyakorlati következményeket, nem az Ön konkrét helyzetét. A munkavégzésben való közrehatáson, munkafeltételeken vagy a cégén belüli konkrét feladatmegosztáson. Ebben az esetben egy jogász vagy a illetékes hatóság a megfelelő kapcsolattartó.
Szeretné előbb megtudni, hogy cégenek pontosan hol a helyzete, mielőtt ezt csapatában megbeszélné? Végezze el az ingyenes gyorsértékelést néhány kérdésben, vagy olvasson az egyéb témákról a gyakran ismételt kérdésekben a digitális termékpasszportról.