Jei neparuošite personalo skaitmeninio produkto paso, rizika susijusi ne su baudžiauniu nuo priežiūros institucijos — reglamentacija nenustato reikalavimų darbuotojų informavimui. Rizika slypi įgyvendinime: duomenys, kurie neateina laiku, klaidos pase, kurias vėliau reikia ištaisyti, ir nedaug žmonių, kurie prisiima darbą be atitinkamos paramos.
Be to, nesuruošti nauji darbo procesai ar programinė įranga gali paveikti jau egzistuojančius įpareigojimus, nepriklausomai nuo produkto paso: būdas, kuriuo informuojate darbuotojus apie pokyčius jų darbe, ir darbuotojų tarybos vaidmuo, jeigu šie pokyčiai yra pakankamai esminiai. Tai nėra naujos taisyklės, bet jau egzistuojančios taisyklės, kurios paso dėka vėl tampa aktualios.
Kas praktikoje nepavyksta be pasirengimo
Produkto paso sudarymui reikalingi duomenys, kurie dažnai pasiskirstę tarp pirkimo, kokybės kontrolės ir administracijos: sertifikatai, kilmė, sudėtis, kartais CO2 indikacija. Jei niekas iš anksto nežino, kas tiekia kurią informaciją, darbas pasideda tam asmeniui, kuris atsitiktinai gauna užklausą — paprastai kokybės vadovui arba administracijai. Toks darbo sukaupimas nesukelia baudos, tačiau sukelia vėlavimą, nepasitenkinimą ir didesnę galimybę padaryti klaidų galutiniuose duomenyse.
Antrasis padarinys yra mažiau matomas: jei darbuotojai nežino, kodėl tam tikri duomenys dabar griežčiau fiksuojami, atsiranda pasipriešinimas arba neatsargumas jie užpildant. Pas, sudaryta iš neužbaigtos ar pasenusios informacijos, yra sunkiau ištaisyti nei pas, kuris iš karto buvo tinkamai sudartas. Kas tai iš anksto apgalvoja, gali žinių banke pagal temą pasiteirauti kokie duomenys yra svarbūs jo situacijai, prieš paskirstant darbą.
Kas tai paveikta jūsų įmonėje
Daugelyje MKB įmonių tie patys žmonės atsakingi už produkto dokumentaciją: kažkas iš pirkimo, kažkas iš kokybės ir dažnai pats direktorius galutinei kontrolei. Be pasirengimo neaišku, kas iš ko pasidės, kas yra kontaktinis asmuo programinės įrangos tiekėjui ir kas patikrina, ar pas yra pilnas prieš jam išeinant iš įmonės. Tai nėra juridinė rizika, tačiau tai yra praktinė rizika proceso tęstinumui.
Kada darbuotojų taryba tampa aktuali
Jei paso diegimas susietas su nauja programine įranga, naujais darbų metodais ar kitokia užduočių pasiskirstymo, tai gali patekti į galiojančias darbuotojų tarybos taisykles. Tai, ar ir kada reikalingas darbuotojų tarybos sutikimas, priklauso nuo konkrečios jūsų įmonės situacijos ir yra šalis, kurią tvarko Darbuotojų tarybų įstatymas — ne pats produkto pasas. Įmonės, kurios abejoja, turėtų šią problemą diskutuoti anksčiau su savo DR arba su teisininku, o ne tik skambinti, kai programinė įranga jau yra nupirkta.
Kas nesikeičia savaime
Produkto pasas prideda naują įpareigojimą, tačiau nepakeičia jokių galiojančių taisyklių. Sutartys dėl darbo laiko, instruktažo ir saugumo darbo vietoje lieka nepakitusios, net jei pats darbas pasikeičia dėl naujos programinės įrangos ar naujų ataskaitų įpareigojimų. Kas to nepastebi, rizikuoja ne tuo, kad pasas būtų klaidingas, o tuo, kad nukreipus dėmesį į pasą, pamiršama egzistuojanti kita pareiga.
Kaip tai praktikoje įgyvendinti
Dažniausias požiūris įmonėse, kurios tai tvarko gerai, yra paprastas: anksti nustatyti, kas teiks kokius duomenis, trumpai tai paaiškinti atitinkamiems darbuotojams ir tik po to pasirinkti programinės įrangos teikėją arba hosting partnerį. Taip išvengiate to, kad produkto pasportis taptų projektu, dėl kurio atsakingas vienas žmogus. Geras pradinis punktas yra peržiūrėti kaip susidaro produkto pasporčio duomenys, kad iš anksto žinotumėte, kokios roles jūsų organizacijoje reikalingos.
Ir čia galioja tai pati taisyklė: šis straipsnis aprašo praktines pasekmes bendrai, o ne jūsų konkrečią situaciją. Dėl klausimų apie dalyvavimą sprendžiant, darbo sąlygas arba konkrečią užduočių pasiskirstymą jūsų įmonėje tinkamas kontaktinis asmuo yra juristt arba kompetentinga institucija.
Norite iš pradžių sužinoti, kurioje vietoje yra jūsų įmonė, prieš tai aptariant savo komandoje? Atlikite nemokamą greitąją apžvalgą keliais klausimais, arba skaitykite kitus klausimus iš dažniausiai užduodamų klausimų apie skaitmeninį produkto pasportį.