Jos et valmistele henkilöstöäsi digitaalista tuotepassia varten, riski ei liity valvontaviranomaisen sakoihin — asetus itsessään ei aseta vaatimuksia työntekijöiden tiedonannille. Riski on toteutuksessa: tiedot, joita ei saapua ajoissa, virheet passissa, jotka on myöhemmin korjattava, ja pieni joukko ihmisiä, joille työ kasautuu ilman vastinetta.
Lisäksi uusien työmenettelyjen tai ohjelmistojen valmistelemattomuus voi koskea olemassa olevia velvoitteita tuotepassista riippumatta: se, miten informoit työntekijöitä heidän työnsä muutoksista, ja työpaikkavaltuutetun rooli, jos muutokset ovat riittävän merkittäviä. Nämä eivät ole uusia sääntöjä, vaan olemassa olevia sääntöjä, joista passn myötä tulee jälleen relevantteja.
Mitä käytännössä menee pieleen ilman valmistelua
Tuotepassin kokoaminen edellyttää tietoja, jotka ovat usein hajallaan hankinnoissa, laadunvalvonnassa ja hallinnossa: todistukset, alkuperä, koostumus, joskus CO2-ilmaisu. Jos kukaan ei etukäteen tiedä, kuka toimittaa kunkin osan, työ osuu sille henkilölle, joka sattuu saamaan kysymyksen — yleensä laatupäällikölle tai hallinnnolle. Tämä kasautuminen ei aiheuta sakkoa, mutta se aiheuttaa viiveitä, ärsytystä ja suurempaa virheiden mahdollisuutta lopullisissa tiedoissa.
Toinen seuraus on vähemmän näkyvä: jos työntekijät eivät tiedä, miksi tiettyjä tietoja nyt kirjataan tiukemmin, syntyy vastustusta tai huolimattomuutta täytössä. Passi, joka on koottu puutteellisista tai vanhentuneista tiedoista, on vaikeampi korjata kuin passi, joka on rakennettu kerralla oikein. Kuka miettii tätä etukäteen, voi käydä tietopankissa aiheittain katsomassa, mitkä tiedot ovat hänen tilanteessaan relevantteja, ennen kuin työ jaetaan.
Kenen tätä koskee yrityksessäsi
Useimmissa pk-yrityksissä samanlaiset henkilöt vastaavat jo tuotedokumentaatiosta: joku hankinnoissa, joku laadunvalvonnassa, ja usein johtaja itse lopullisen tarkastuksen osalta. Ilman valmistelua ei keskustella siitä, kuka ottaa kunkin osan, kuka on yhteyshenkilö ohjelmistotoimittajaa kohti, ja kuka tarkistaa, että passi on valmis, ennen kuin se lähteä. Tämä ei ole juridinen riski, mutta se on käytännön riski prosessin jatkuvuudelle.
Milloin työpaikkavaltuutettu tulee kuvaan
Jos passn käyttöönotto liittyy uuteen ohjelmistoon, uusiin työtapoihin tai tehtävien uudelleenjärjestelyyn, se voi kuulua olemassa olevien neuvotteluoikeuksien piiriin. Se, onko työpaikkavaltuutetun hyväksyntä tarpeen ja milloin, riippuu yrityksen konkreettisesta tilanteesta, ja siitä säädetään työpaikkavaltuutetusta annetussa laissa — eikä tuotepassista itsestään. Yritykset, jotka epäröivät tästä, tekevät hyvin, jos keskustelevat tästä varhain työpaikkavaltuutetun tai juristi kanssa sen sijaan, että ottavat yhteyttä vasta kun ohjelmisto on jo ostettu.
Mitä ei muutu automaattisesti
Tuotepassi tuo uuden velvoitteen, mutta ei korvaa olemassa olevia sääntöjä. Sopimukset työajoista, opastuksesta ja työpaikan turvallisuudesta pysyvät voimassa muuttumattomina, vaikka työ itsessään muuttuisi uuden ohjelmiston tai uusien raportointivelvoitteiden vuoksi. Kuka unohtaa tämän, ei riskeera sitä, että passi on väärä, mutta riskeera muualla olemassa olevan velvoitteen unohtamista, kun huomio kiinnittyy passiin.
Miten otat tämän käytännössä käsittelyyn
Useimmiten yritykset, jotka hoitavat tämän hyvin, noudattavat yksinkertaista lähestymistapaa: selvitetään varhain, kuka toimittaa mitäkin tietoja, selitetään tämä lyhyesti asiaankuuluville työntekijöille, ja vasta sitten valitaan ohjelmistotoimittaja tai hosting-kumppani. Näin vältetään tilanne, jossa pasaportti muodostuu projektiksi, joka jää yhden henkilön vastuulle. Hyvä lähtökohta on tutustua siihen miten pasaportin tiedot muodostuvat, jotta tiedät etukäteen, mitä rooleja organisaatiossasi tarvitaan.
Tälläkin kohtaa pätee seuraava: tämä artikkeli kuvaa käytännön vaikutuksia yleisellä tasolla, ei omaa erityistä tilannettasi. Kysymyksistä, jotka koskevat yhteistoimintaa, työehtoja tai konkreettista vastuunjakoa yrityksessä, oikea yhteyshenkilö on lakimies tai toimivaltainen viranomainen.
Haluatko ensin tietää, missä yrityksesi tarkalleen ottaen on, ennen kuin käsittelet asiaa tiimissäsi? Tee ilmainen quick-scan muutamalla kysymyksellä, tai lue muita aiheita usein kysytyistä kysymyksistä digitaalisen tuotepassin osalta.