Kui te oma personali digitaalsele tootepasile ette ei valmistu, ei teki risk seoses järelevalveasutuse trahviga — määrus ise ei sea tingimusi töötajate informeerimisele. Risk on rakendamisel: andmed, mis ei saabu õigeks ajaks, vead passis, mis hiljem parandada tuleb, ja väike hulk inimesi, kes saavad tööd juurde ilma vastutasuks midagi saada.
Lisaks saab ettevalmistamata uute tööprotsesside või tarkvara rakendamine puudutada kohustusi, mis juba olemasolul olid, sõltumatult tootepasist: viis, kuidas te töötajaid nende töömuudatuste kohta informeerite, ja ühingu nõukogu roll, kui need muudatused piisavalt sügavad on. Need pole uued reeglid, vaid olemasolevad reeglid, mis pasiporti kaudu jälle asjakohaseks saavad.
Mis praktikas valesti läheb ilma ettevalmistuseta
Tootepasi koostamine nõuab andmeid, mis asuvad sageli hanke, kvaliteedikontrolli ja administreerimise vahel: sertifikaadid, päritolu, koostis, mõnikord CO2-näitaja. Kui keegi ette ei tea, kes millist osa kojutoomiselt hoolitseb, satub see töö inimesele, kes juhuslikult küsimuse saab — tavaliselt kvaliteedijuhile või administraatorile. See kogunemine trahvi ei too, kuid siis viivitus, ärritust ja suurema võimaluse passi lõplikku andmeisse vigade tekkeks.
Teine tagajärg on vähem nähtav: kui töötajad ei tea, miks teatud andmeid nüüd rangelt registreeritakse, tekib vastuseis või leige käsitlus sisestamisel. Pass, mis koostatakse mittetäieliku või aegunud teabe põhjal, on raskem parandada kui pass, mis alguses õigesti on koostatud. Kes seda ette läbi mõtleb, saab teematiluks eraldi teemade järgi otsida milliseid andmeid tema olukorra jaoks asjakohaseid on, enne kui töö jagatakse.
Kes selle teie ettevõttes mõjutab
Enamikus KKU-ettevõtetes on need samad inimesed, kes praegu tootedokumentatsiooni eest vastutavad: keegi hankes, keegi kvaliteedis ja sageli juht ise lõplikuks kontrolliks. Ilma ettevalmistuseta ei arutata, kes millist osa kätte võtab, kes on tarkvara tarnija poole kontaktisik, ja kes kontrollib, kas pass täielik on enne, kui see välja läheb. See pole juriidiline risk, kuid praktika risk protsessi järjepidevusele.
Millal ühingu nõukogu kaasatud saab
Kui pasi rakendamine käib uue tarkvara, uute töösüsteemide või tööde teistsuguse jaotumisega, võib see kuuluda olemasoleva kaasuse reeglite alla. Kas ja millal ühingu nõukogu nõusolek vajalik on, oleneb teie ettevõtte konkreetsest olukorrast ja selle selgitab Ühingu nõukogu seadus — mitte tootepas ise. Ettevõtted, kes selle pärast kahtlevad, teevad targalt, käsitades seda varakult oma ühingu nõukoguga või õigusteadlasega, mitte alles kui tarkvara juba ostetud on.
Mis ise ei muutu
Tootepas lisab uue kohustuse, kuid asendab mitte ühtegi olemasolevat reeglit. Kokkulepitud töötunnid, juhendamine ja ohutusmeetmed tööl jäävad muutumatuks, isegi kui töö ise muutub uue tarkvara või uute aruandekohustuste kaudu. Kes seda silmist kaotab, ei riskige, et pas vale on, kuid siis, et mujal olemasolev kohustus unustada jääb, samas kui tähelepanu pasile läheb.
Kuidas te seda praktikas käsitusele võtate
Kõige levinum lähenemine ettevõtetes, kes seda hästi korraldavad, on lihtne: väljaselgitada vara, kes millised andmed esitavad, selgitada seda lühidalt vastutavate töötajatega, ja alles seejärel valida tarkvara pakkuja või hostingupartner. Nii vältisite, et digitaalne produktipassi muutub projektiks, mis jääb ühe inimese õlule. Hea lähtepunkt on vaadata kuidas andmed digitaalse produktipassi jaoks tekivad, et teaksite eelnevalt, milliseid rolle teie organisatsiooni sees vaja on.
Ka siin kehtib: see artikkel kirjeldab praktilisi tagajärgi üldises tähenduses, mitte teie konkreetset olukorda. Küsimuste puhul osalemisoiguste, töötingimuste või konkreetse tööjaotuse kohta teie ettevõttes on õigusteadlane või pädev asutus õige kontaktisik.
Kas soovite enne oma meeskonna sisese arutelu alustamist teada, kus teie ettevõte täpselt seisab? Tehke tasuta quick-scan vaid mõne küsimusega, või lugege teisi teemasid digitaalse produktipassi korduma kippuvate küsimuste kohta.