Εάν δεν προετοιμάσετε το προσωπικό σας για το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος, ο κίνδυνος δεν συνίσταται σε ένα πρόστιμο από την αρχή επίβλεψης — ο κανονισμός δεν θέτει απαιτήσεις σχετικά με την ενημέρωση των εργαζομένων. Ο κίνδυνος βρίσκεται στην εκτέλεση: δεδομένα που δεν φτάνουν στην ώρα, σφάλματα στο διαβατήριο που πρέπει να διορθωθούν αργότερα, και ένας μικρός αριθμός ατόμων που αναλαμβάνει το έργο χωρίς κάτι αντίστοιχο σε αντάλλαγμα.
Επιπλέον, η ανεπιτήδειη εφαρμογή νέων εργασιακών διαδικασιών ή λογισμικού μπορεί να αγγίξει υποχρεώσεις που υπήρχαν ήδη, ανεξάρτητα από το διαβατήριο προϊόντος: ο τρόπος με τον οποίο ενημερώνετε τους εργαζομένους για τις αλλαγές στη δουλειά τους, και ο ρόλος του συμβουλίου επιχείρησης εάν αυτές οι αλλαγές είναι αρκετά ουσιαστικές. Αυτοί δεν είναι νέοι κανόνες, αλλά υφιστάμενοι κανόνες που καθίστανται και πάλι σχετικοί λόγω του διαβατηρίου.
Τι πάει στραβά στην πράξη χωρίς προετοιμασία
Η σύνθεση ενός διαβατηρίου προϊόντος απαιτεί δεδομένα που συχνά είναι διασκορπισμένα σε τμήματα προμηθειών, ποιοτικού ελέγχου και διοίκησης: πιστοποιητικά, προέλευση, σύνθεση, μερικές φορές ένδειξη CO2. Εάν κανείς δεν γνωρίζει εκ των προτέρων ποιος προμηθεύει ποιο τμήμα, αυτό το έργο θα περιπέσει σε όποιον τυχαίνει να λάβει το ερώτημα — συνήθως τον διευθυντή διασφάλισης ποιότητας ή τη διοίκηση. Αυτή η συσσώρευση δεν δημιουργεί πρόστιμο, αλλά δημιουργεί καθυστέρηση, ενόχληση και μεγαλύτερη πιθανότητα σφαλμάτων στα τελικά δεδομένα.
Μια δεύτερη συνέπεια είναι λιγότερο ορατή: εάν οι υπάλληλοι δεν γνωρίζουν γιατί ορισμένα δεδομένα καταγράφονται τώρα πιο αυστηρά, προκύπτει αντίσταση ή απρέπεια κατά τη συμπλήρωση. Ένα διαβατήριο που είναι σύνθετο από ελλιπή ή παρωχημένα πληροφορίες είναι δυσκολότερο να διορθωθεί από ένα διαβατήριο που έχει κατασκευαστεί σωστά από την αρχή. Όποιος το σκέπτεται εκ των προτέρων μπορεί να ανατρέξει στην τράπεζα γνώσης ανά θέμα ποια δεδομένα είναι σχετικά για την κατάστασή του, πριν το έργο διανεμηθεί.
Ποιος αγγίζεται στην εταιρεία σας
Στις περισσότερες επιχειρήσεις μικρού και μεσαίου μεγέθους, οι ίδιοι άνθρωποι είναι υπεύθυνοι για την τεκμηρίωση προϊόντων: κάποιος στις προμήθειες, κάποιος στη ποιότητα, και συχνά ο ίδιος ο διευθυντής για την τελική επιθεώρηση. Χωρίς προετοιμασία, δεν συζητείται ποιος αναλαμβάνει ποιό τμήμα, ποιος είναι ο άνθρωπος επικοινωνίας προς έναν προμηθευτή λογισμικού, και ποιος ελέγχει αν ένα διαβατήριο είναι πλήρες πριν φύγει από την πόρτα. Αυτό δεν είναι νομικό κίνδυνο, αλλά είναι πρακτικό κίνδυνο για τη συνέχεια της διαδικασίας.
Όταν το συμβούλιο επιχείρησης ενεργοποιηθεί
Εάν η εφαρμογή του διαβατηρίου συνοδεύεται από νέο λογισμικό, νέες μεθόδους ή διαφορετική κατανομή εργασιών, μπορεί να εμπίπτει στους υφιστάμενους κανόνες συμμετοχής. Το αν και πότε είναι απαραίτητη η έγκριση του συμβουλίου επιχείρησης εξαρτάται από την συγκεκριμένη κατάσταση στην επιχείρησή σας και είναι κάτι που ο Νόμος περί Συμβουλίων Επιχείρησης επιλύει αποκλειστικά — όχι το ίδιο το διαβατήριο προϊόντος. Εταιρείες που αμφιβάλλουν γι' αυτό, κάνουν καλά που το συζητούν νωρίς με το OR ή με έναν νομικό συμβουλό, παρά αν περιμένουν μέχρι που το λογισμικό έχει ήδη αγοραστεί.
Τι δεν αλλάζει από μόνο του
Το διαβατήριο προϊόντος προσθέτει μια νέα υποχρέωση, αλλά δεν αντικαθιστά υφιστάμενους κανόνες. Οι συμφωνίες σχετικά με τις ώρες εργασίας, την εκπαίδευση και την ασφάλεια στον χώρο εργασίας παραμένουν σε ισχύ αμετάβλητες, ακόμη και αν το ίδιο το έργο αλλάζει λόγω νέου λογισμικού ή νέων υποχρεώσεων αναφοράς. Όποιος το χάσει από τα μάτια του, δεν διατρέχει τον κίνδυνο ότι το διαβατήριο είναι λάθος, αλλά διατρέχει τον κίνδυνο ότι κάπου αλλού μια υφιστάμενη υποχρέωση θα ξεχαστεί ενώ η προσοχή στρέφεται στο διαβατήριο.
Πώς το πρακτικά προσεγγίζετε
Η πιο συνηθισμένη προσέγγιση στις επιχειρήσεις που το ρυθμίζουν σωστά είναι απλή: καθορίστε νωρίς ποιος θα προμηθεύει ποια δεδομένα, εξηγήστε το συνοπτικά στους εμπλεκόμενους υπαλλήλους, και μόνο τότε επιλέξτε έναν προμηθευτή λογισμικού ή έναν συνεργάτη φιλοξενίας. Έτσι αποφεύγετε ότι το διαβατήριο γίνεται ένα έργο που πέφτει στο πιάτο ενός ατόμου. Ένα καλό σημείο εκκίνησης είναι να δείτε πώς δημιουργούνται τα δεδομένα για ένα διαβατήριο, ώστε να γνωρίζετε εκ των προτέρων ποιοι ρόλοι χρειάζονται εντός της οργάνωσής σας.
Και εδώ ισχύει: αυτό το άρθρο περιγράφει τις πρακτικές συνέπειες με γενικό τρόπο, όχι τη συγκεκριμένη κατάστασή σας. Για ερωτήσεις σχετικά με τη συλλογική διαπραγμάτευση, τις προϋποθέσεις εργασίας ή τη συγκεκριμένη κατανομή εργασιών στην επιχείρησή σας, ένας δικηγόρος ή η αρμόδια αρχή είναι το σωστό σημείο επικοινωνίας.
Θέλετε πρώτα να γνωρίζετε πού ακριβώς βρίσκεται η επιχείρησή σας πριν το συζητήσετε μέσα στην ομάδά σας; Κάντε την ελεύθερη γρήγορη σάρωση σε λίγες ερωτήσεις, ή διαβάστε τα άλλα θέματα στις συχνές ερωτήσεις σχετικά με το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος.