Der er to helt forskellige spørgsmål, som begge hedder "hvor lang tid tager det". Det første er, hvornår forpligtelsen for jern og stål træder i kraft: denne dato er endnu ikke fastsat. Det andet er, hvor lang tid det tager at få et paspoort for et konkret produkt fuldstændigt og publiceret, når forpligtelsen først er på plads. Det andet forløb er det, som virksomheder praktisk set støder på, og det er det, som denne artikel handler om.
Den gennemsnitlige gennemløbstid for udarbejdelsen af ét paspoort er ikke fastsat i forordningen og afhænger stærkt af, hvor godt de underliggende data allerede er i orden. For en virksomhed, som allerede struktureret holder certifikater, sammensætning og oprindelse, er det et spørgsmål om uger. For en virksomhed, hvor disse oplysninger er spredt over e-mails, pdf'er og en medarbeiders hukommelse, strækker det sig hurtigt til måneder — ikke fordi teknikken er kompliceret, men fordi indsamlingen er det.
Hvilke trin består gennemløbstiden af
Der er stort set fire faser. Først indsamling af kildedata: sammensætning, oprindelse, testcertifikater og eventuelle overensstemmelseserklæringer. Derefter bestemmelse af, hvem i kæden som har hvilken rolle og således skal indsende hvilke data — et spørgsmål, som i sig selv kan forårsage forsinkelse, hvis det ikke er klart fordelt inden for egen organisation eller mellem producent, importør og handelsmand. Herefter teknisk behandling: data konverteres til paspoort og knyttes til en QR-datadrager. Endelig kontrol og publicering, hvor der kontrolleres, om paspoortert er fuldstændigt, før det knyttes til et produkt.
Af disse fire faser er den første typisk den længste, og den tredje normalt den korteste. Så snart data er fuldstændig og struktureret, er det tekniske trin ofte et spørgsmål om dage. Den, som taler herom med en softwareleverandør, gør klogt i eksplicit at spørge om behandlingstiden mellem dataindlevering og paspoortpublicering, og ikke kun om prisen pr. paspoort.
Hvor det i praksis går i stå
Den hyppigst nævnte forsinkelse ligger ikke hos egen organisation men i kæden. En stålhandel, som skal supplere et paspoort med data fra en udenlandsk producent, er afhængig af, hvor hurtigt producenten reagerer, og om data allerede eksisterer i en brugbar form. Testcertifikater, som eksisterer, men ikke er digitalt tilgængelige, forårsager lignende forsinkelse. Det samme gælder for produkter, som går gennem flere led: hvert led, som ikke har klarhed over sin egen rolle, er et led, hvor processen kan stande stille. Hvad en rolle i kæden præcis indebærer, og hvem som bærer hvilket ansvar, er således et spørgsmål, som må besvares tidligere i processen end først ved det sidste trin.
En anden forsinkelsesfaktor er intern: hvis ingen eksplicit er gjort ansvarlig for at indsende og holde data opdateret, forsvinder opgaven mellem indkøb, kvalitet og administration. Det er ikke et juridisk problem, men et organisatorisk problem, og det er præcis det punkt, hvor virksomheder, som starter tidligt, opbygger et forspring i forhold til virksomheder, som venter til forpligtelsen er endelig.
En tredje forsinkelsesfaktor er valget af system, hvori data skal placeres. Et regneark fungerer for en håndfuld produkter, men bliver uholdbart, så snart det drejer sig om titier eller hundredvis af produktvarianter, hver med egne certifikater og oprindelsesdata. Den, som ønsker at fremskynde denne proces, gør klogt i tidligt at se på, hvordan oplysninger registreres, og hvor de kommer fra, således at ved en senere forbindelse med et paspoortsystem ikke alt igen skal udredes. hvordan data for et paspoort opbygges giver et billede deraf.
Hvad det betyder for planlægningen
Fordi den juridiske ikrafttrædelsesdato endnu ikke er fastsat, er der ingen hård deadline til at måle gennemløbstiden imod. Det er netop en grund til at kortlægge egen gennemløbstid allerede nu: hvilke data mangler, hvilke leverandører reagerer langsomt, og hvilket internt trin endnu ikke er tillagt. Den der gør det tidligt, behøver ikke at improvisere, så snart forpligtelsen bliver konkret.
Et godt udgangspunkt er et overblik over egen situation: hvilke produkter det vedrører, hvilke data der allerede er til stede, og hvilke der stadig skal indhentes. I videnbanken med forklaringer pr. emne er det præciseret, hvilke data der normalt er nødvendige pr. produktgruppe, og med den gratis quick-scan, der på få spørgsmål giver en første indikation bliver det klart, hvor den største tidsbesparelse kan opnås. For konkrete spørgsmål om roller, frister og data, der i praksis ofte kommer igen, er siden med ofte stillede spørgsmål et praktisk udgangspunkt.