Ci sono due domande molto diverse che hanno entrambe lo stesso nome: "quanto tempo occorre". La prima riguarda quando entra in vigore l'obbligo per il ferro e l'acciaio: quella data non è ancora fissata. La seconda riguarda quanto tempo è necessario per ottenere, una volta in vigore l'obbligo, un pasaporto effettivamente completo e pubblicato per un prodotto concreto. Questo secondo percorso è quello che le aziende affrontano nella pratica, ed è quello di cui parla questo articolo.
Il tempo medio di elaborazione per la redazione di un pasaporto non è fissato nel regolamento e dipende fortemente da quanto bene i dati sottostanti sono già in ordine. Per un'azienda che mantiene già in modo strutturato certificati, composizione e provenienza, è una questione di settimane. Per un'azienda dove queste informazioni sono disperse tra e-mail, PDF e la memoria di un collega, facilmente arriva a mesi — non perché la tecnica sia complicata, ma perché la raccolta lo è.
Di quali passaggi si compone il tempo di elaborazione
Ci sono all'incirca quattro fasi. Prima la raccolta dei dati di base: composizione, provenienza, certificati di prova e eventuali dichiarazioni di conformità. Poi la determinazione di chi nella catena ha quale ruolo e quindi quali dati deve fornire — una questione che di per sé può causare ritardi se questo non è chiaro all'interno dell'organizzazione o tra il produttore, l'importatore e il commerciante. Quindi l'elaborazione tecnica: i dati vengono convertiti nel pasaporto e collegati a un supporto dati QR. Infine il controllo e la pubblicazione, verificando che il pasaporto sia completo prima di essere collegato a un prodotto.
Di queste quattro fasi, la prima è solitamente la più lunga, e la terza generalmente la più breve. Una volta che i dati sono completi e strutturati, il passaggio tecnico è spesso una questione di giorni. Chi ne parla con un fornitore di software farebbe bene a chiedere esplicitamente il tempo di elaborazione tra la fornitura dei dati e la pubblicazione del pasaporto, non solo il prezzo per pasaporto.
Dove si blocca nella pratica
Il ritardo più citato non sta nell'organizzazione stessa ma nella catena. Un commerciante d'acciaio che deve completare un pasaporto con dati di un produttore estero dipende da quanto velocemente il produttore risponde e se quei dati già esistono in una forma utilizzabile. I certificati di prova che esistono ma non sono disponibili in formato digitale causano ritardi simili. Lo stesso vale per i prodotti che passano attraverso più anelli: ogni anello che non ha chiarezza sul proprio ruolo è un anello dove il processo può arrestarsi. Quello che un ruolo nella catena comporta esattamente e chi ha quale responsabilità è quindi una domanda che deve essere affrontata prima nel processo piuttosto che solo all'ultimo passaggio.
Una seconda fonte di ritardo è interna: se nessuno è stato esplicitamente reso responsabile della fornitura e dell'aggiornamento dei dati, il compito scompare tra gli acquisti, la qualità e l'amministrazione. Non è un problema legale ma organizzativo, ed è precisamente il punto in cui le aziende che iniziano per tempo costruiscono un vantaggio rispetto alle aziende che aspettano fino a quando l'obbligo è definitivo.
Una terza fonte è la scelta del sistema in cui inserire i dati. Un foglio di calcolo funziona per un piccolo numero di prodotti, ma diventa ingestibile non appena si tratta di decine o centinaia di varianti di prodotti, ognuna con i propri certificati e dati di provenienza. Chi vuole accelerare questo processo farebbe bene a guardare presto come vengono registrate le informazioni e da dove provengono, in modo che quando si collegano più tardi a un sistema di pasaporto non sia necessario scoprire di nuovo tutto. come i dati per un pasaporto vengono compilati fornisce un'immagine di questo.
Cosa questo significa per la pianificazione
Poiché la data di entrata in vigore della normativa non è ancora fissata, non esiste una scadenza rigida rispetto alla quale misurare il lead time. Questo è proprio un motivo per mappare il proprio lead time fin d'ora: quali dati mancano, quali fornitori rispondono lentamente e quale fase interna non è ancora stata assegnata. Chi lo fa presto non dovrà improvvisare una volta che l'obbligo diventa concreto.
Un buon punto di partenza è una panoramica della propria situazione: quali prodotti sono interessati, quali dati sono già disponibili e quali devono ancora essere raccolti. Nel knowledge base con spiegazioni per argomento è illustrato quali dati sono solitamente necessari per gruppo di prodotti, e con la quick-scan gratuita che in poche domande fornisce una prima indicazione diventa chiaro dove si può ottenere il maggior guadagno di tempo. Per domande concrete su ruoli, termini e dati che nella pratica ricorrono spesso, la pagina con domande frequenti è un punto di partenza utile.