Det finns två helt olika frågor som båda heter "hur lång tid tar det". Den första är när skyldigheten för järn och stål börjar gälla: det datumet är ännu inte fastställt. Den andra är hur mycket tid det tar att, när skyldigheten väl finns, faktiskt få ett pasport för en konkret produkt helt och publicerat. Det andra förfarandet är vad företag i praktiken möter, och det är vad denna artikel handlar om.
Den genomsnittliga genomloppstiden för att upprätta ett pasport är inte fastställd i förordningen och beror mycket på hur väl de underliggande uppgifterna redan är ordnade. För ett företag som redan systematiskt för register över certifikat, sammansättning och ursprung är det en fråga om veckor. För ett företag där denna information är spridd över e-postmeddelanden, PDF-filer och minnena hos en medarbetare kan det lätt sträcka sig till månader — inte för att tekniken är komplicerad, utan för att insamlingen är det.
Vilka steg utgör genomloppstiden
Det finns ungefär fyra faser. Först insamlingen av källdata: sammansättning, ursprung, testcertifikat och eventuella överensstämmelseerklaringar. Sedan bestämmelse av vem i kedjan som har vilken roll och därför vilka uppgifter som måste lämnas in — en fråga som i sig själv kan orsaka förseningar om det inte är klart fördelat inom den egna organisationen eller mellan tillverkare, importör och återförsäljare. Därefter teknisk bearbetning: uppgifterna omvandlas till pasporet och länkas till en QR-databärare. Slutligen granskning och publicering, där det kontrolleras om pasporet är komplett innan det kopplas till en produkt.
Av dessa fyra faser är den första vanligtvis den längsta, och den tredje oftast den kortaste. Så snart uppgifterna är kompletta och strukturerade är det tekniska steget ofta en fråga om dagar. Den som diskuterar detta med en programvaruleverantör gör bra i att uttryckligen fråga om bearbetningstiden mellan leverans av uppgifter och publicering av pasporet, och inte bara om priset per pasport.
Var det i praktiken fastnar
Den mest nämnda förseningen ligger inte i den egna organisationen utan i kedjan. En stålhandel som måste komplettera ett pasport med uppgifter från en utländsk tillverkare är beroende av hur snabbt denna tillverkare svarar och om dessa uppgifter redan finns i en användbar form. Testcertifikat som finns men inte är digitalt tillgängliga orsakar liknande förseningar. Detsamma gäller för produkter som går genom flera led: varje led som saknar klarhet om sin egen roll är ett led där förfarandet kan stanna. Vad en roll i kedjan exakt innebär och vem som bär vilket ansvar är därför en fråga som måste besvaras tidigare i processen än först i det sista steget.
En andra förseningskälla är internt: om ingen uttryckligen har gjorts ansvarig för att leverera och hålla uppgifterna uppdaterade försvinner uppgiften mellan inköp, kvalitet och administration. Det är ingen juridisk utan en organisatorisk fråga, och det är exakt den punkt där företag som börjar i tid bygger upp ett försprång gentemot företag som väntar tills skyldigheten är definitiv.
En tredje källa är valet av system där uppgifterna ska registreras. Ett kalkylblad fungerar för ett fåtal produkter, men blir ohållbart så snart det handlar om dussintals eller hundratals produktvarianter, var och en med egna certifikat och ursprungsuppgifter. Den som vill påskynda denna process gör bra i att tidigt titta på hur information registreras och var den kommer ifrån, så att vid senare koppling med ett paspoortsystem inte allt måste utredas på nytt. hur uppgifterna för ett pasport byggs upp ger en bild av det.
Vad detta innebär för planeringen
Eftersom det lagstadgade ikraftträdandet ännu inte är fastställt finns det ingen hård deadline att räkna upp genomlöpningstiden emot. Det är just en anledning att kartlägga den egna genomlöpningstiden redan nu: vilka uppgifter som saknas, vilka leverantörer som reagerar långsamt och vilka interna steg som ännu inte är utlagda. Den som gör det tidigt behöver inte improvisera när förpliktelsen blir konkret.
En bra utgångspunkt är en överblick över den egna situationen: vilka produkter det påverkar, vilka uppgifter som redan är tillgängliga och vilka som ännu måste hämtas. I kunskapsbanken med förklaringar per ämne förklaras vilka uppgifter som vanligtvis behövs per produktgrupp, och med den kostnadsfria snabbsökningen som på några frågor ger en första indikation blir det klart var den största tidsvinsterna kan uppnås. För konkreta frågor om roller, tidsfrister och uppgifter som ofta återkommer i praktiken är sidan med vanliga frågor en praktisk utgångspunkt.