Kysymyksiä on kaksi hyvin erilaista, joilla molemmilla on sama nimi "kuinka kauan se kestää". Ensimmäinen on, milloin velvoite raudasta ja teräksestä astuu voimaan: sitä päivämäärää ei ole vielä vahvistettu. Toinen on, kuinka kauan kestää, kun velvoite on jo voimassa, saada tuotteen passi tosiasiallisesti valmiiksi ja julkaistuksi. Toinen vaihe on se, johon yritykset käytännössä törmäävät, ja siitä tässä artikkelissa käsitellään.
Yhden passin laatimistapauksesta peräisin olevan keskimääräinen läpimenoaika ei ole määritetty asetuksessa ja se riippuu suuresti siitä, kuinka hyvin pohjalla olevat tiedot ovat jo kunnossa. Yrityksessä, joka pitää kirjaa sertifikaateista, koostumuksesta ja alkuperästä jo järjestelmällisesti, se on parin viikon asia. Yrityksessä, jossa nämä tiedot ovat hajallaan sähköpostissa, PDF-tiedostoissa ja yhden työntekijän muistissa, se nousee helposti kuukausiin – ei siksi, että tekniikka olisi monimutkaista, vaan siksi, että sen kerääminen on.
Mistä vaiheista läpimenoaika muodostuu
Vaiheita on karkeasti neljä. Ensin lähdetietojen kerääminen: koostumus, alkuperä, testisertifikaatit ja mahdolliset vaatimustenmukaisuusvakuutukset. Seuraavaksi sen määrittäminen, kuka ketjussa omaa mitä roolia ja näin ollen mitä tietoja on toimittava – kysymys, joka itsessään voi aiheuttaa viivästyksiä, jos sitä ei ole selkeästi määritelty organisaation sisällä tai valmistajan, tuontikauppiaan ja kauppiaan välillä. Sitten tekninen käsittely: tiedot muutetaan passimuotoon ja linkitetään QR-datavirraan. Lopuksi tarkistus ja julkaisu, jossa tarkistetaan, että passi on täydellinen ennen kuin se linkitetään tuotteeseen.
Näistä neljästä vaiheesta ensimmäinen on yleensä pisin ja kolmas yleensä lyhin. Kun tiedot ovat täydelliset ja strukturoidut, tekninen vaihe on usein kysymys päivistä. Kun puhuu ohjelmistotoimittajien kanssa, on hyvä idea kysyä nimenomaisesti käsittelyajasta tietojen toimittamisen ja passin julkaisun välillä, ei vain passin hinnasta.
Missä käytäntö juuttuu kiinni
Useimmin mainittu viivästys ei ole omassa organisaatiossa vaan ketjussa. Teräskauppaa, jolla on oltava passi täydennettynä ulkomaisen valmistajan tiedoilla, riippuu siitä, kuinka nopeasti valmistaja vastaa ja ovatko tiedot jo käyttökelpoisessa muodossa. Testisertifikaatit, jotka ovat olemassa mutta eivät ole digitaalisesti saatavilla, aiheuttavat vastaavaa viivästystä. Sama koskee tuotteita, jotka kulkevat useiden välittäjien kautta: jokainen välimuoto, jolla ei ole selvyyttä omasta roolista, on välimuoto, jossa prosessi voi pysähtyä. Sitä, mitä rooli ketjussa tarkalleen ottaen tarkoittaa ja kuka kantaa mitä vastuuta, on siis oltava vastattu aiemmin prosessissa kuin vasta viimeisessä vaiheessa.
Toinen viivästyslähde on sisäinen: jos ketään ei ole nimenomaisesti määrätty vastuuseen tietojen toimittamisesta ja ajantasaisuudesta, tehtävä katoaa oston, laadun ja hallinnon väliin. Se ei ole juridinen ongelma vaan organisatorinen ongelma, ja se on täsmälleen piste, jossa yritykset, jotka alkavat ajoissa, rakentavat etulyöntiaseman yrityksiin nähden, jotka odottavat, kunnes velvoite on lopullinen.
Kolmas lähde on järjestelmän valinta, johon tiedot tulevat. Taulukkolaskenta toimii kouralliselle tuotteista, mutta tulee kestämättömäksi heti kun kyseessä on kymmeniä tai satoja tuotevariantteja, joilla kullakin on omat sertifikaatit ja alkuperätiedot. Joka haluaa nopeuttaa tätä prosessia, tekee hyvin kun katsoo varhain, kuinka tiedot kirjataan ja mistä ne tulevat, jotta myöhemmässä kytkennässä paspoortin käyttöjärjestelmään kaikkea ei tarvitse selvittää uudelleen. kuinka passin tiedot kootaan antaa siitä kuvan.
Mitä tämä merkitsee suunnittelulle
Koska laillinen voimaantulopäivä ei ole vielä vahvistettu, ei ole olemassa tiukkaa määräaikaa, johon nähden läpimenoaikaa olisi asetettava. Se on juuri syy ottaa oma läpimenoaika kartoitukseen jo nyt: mitkä tiedot puuttuvat, mitkä toimittajat reagoivat hitaasti ja mitkä sisäiset vaiheet eivät ole vielä delegoitu. Joka tekee sen aikaisin, ei joudu improvisoimaan heti kun velvoite tulee konkreettiseksi.
Hyvä lähtökohta on yleiskatsaus omasta tilanteesta: mitkä tuotteet ovat kyseessä, mitkä tiedot ovat jo saatavilla ja mitkä on vielä hankittava. Aiheittain laaditusta tietopankista käy ilmi, mitkä tiedot ovat yleensä tarpeen tuoteryhmittäin, ja ilmaisen pika-arvioinnin avulla, joka muutaman kysymyksen perusteella antaa ensimmäisen käsityksen, selviää, missä suurin aika säästyy. Käytännössä usein esille tulevista kysymyksistä rooleista, määräajoista ja tiedoista usein kysytyt kysymykset -sivu on kätevä lähtökohta.