Es gibt zwei völlig unterschiedliche Fragen, die beide "wie lange dauert es" heißen. Die erste ist, wann die Verpflichtung für Eisen und Stahl in Kraft tritt: dieses Datum steht noch nicht fest. Die zweite ist, wie viel Zeit es kostet, wenn die Verpflichtung erst einmal besteht, einen Pass für ein konkretes Produkt tatsächlich vollständig und veröffentlicht zu bekommen. Diese zweite Strecke ist es, wo Unternehmen in der Praxis auf Schwierigkeiten stoßen, und darum geht es in diesem Artikel.
Die durchschnittliche Durchlaufzeit für die Erstellung eines Passes ist in der Verordnung nicht festgelegt und hängt stark davon ab, wie gut die zugrunde liegenden Daten bereits in Ordnung sind. Bei einem Unternehmen, das Zertifikate, Zusammensetzung und Herkunft bereits strukturiert führt, ist es eine Frage von Wochen. Bei einem Unternehmen, wo diese Informationen über E-Mails, PDFs und das Gedächtnis eines Mitarbeiters verteilt ist, läuft es schnell auf Monate hinaus — nicht weil die Technik kompliziert ist, sondern weil die Erfassung es ist.
Aus welchen Schritten besteht die Durchlaufzeit
Es gibt grob vier Phasen. Zunächst das Sammeln der Quelldaten: Zusammensetzung, Herkunft, Testzertifikate und gegebenenfalls Konformitätserklärungen. Dann die Bestimmung, wer in der Lieferkette welche Rolle hat und daher welche Daten bereitstellen muss — eine Frage, die allein bereits Verzögerungen verursachen kann, wenn das innerhalb der eigenen Organisation oder zwischen Hersteller, Importeur und Händler nicht klar festgelegt ist. Danach die technische Verarbeitung: Die Daten werden in den Pass umgewandelt und mit einem QR-Datenträger verknüpft. Schließlich die Prüfung und Veröffentlichung, wobei überprüft wird, ob der Pass vollständig ist, bevor er mit einem Produkt verknüpft wird.
Von diesen vier Phasen ist die erste normalerweise die längste, und die dritte meist die kürzeste. Sobald die Daten vollständig und strukturiert sind, ist der technische Schritt oft eine Frage von Tagen. Wer darüber mit einem Softwarelieferanten spricht, sollte explizit nach der Verarbeitungszeit zwischen Datenbereitstellung und Passveröffentlichung fragen, nicht nur nach dem Preis pro Pass.
Wo es in der Praxis steckenbleibt
Die am häufigsten genannte Verzögerung liegt nicht bei der eigenen Organisation, sondern bei der Lieferkette. Ein Stahlhändler, der einen Pass mit Daten eines ausländischen Herstellers ergänzen muss, hängt davon ab, wie schnell dieser Hersteller reagiert und ob diese Daten bereits in einer brauchbaren Form vorliegen. Testzertifikate, die zwar vorhanden sind, aber nicht digital verfügbar sind, verursachen eine ähnliche Verzögerung. Gleiches gilt für Produkte, die mehrere Glieder durchlaufen: jedes Glied, das keine Klarheit über die eigene Rolle hat, ist ein Glied, wo der Prozess zum Stillstand kommen kann. Was eine Rolle in der Lieferkette genau bedeutet und wer welche Verantwortung trägt, ist daher eine Frage, die früher im Prozess beantwortet sein muss als erst im letzten Schritt.
Eine zweite Verzögerungsquelle ist intern: Wenn niemand explizit für die Bereitstellung und Aktualisierung der Daten verantwortlich gemacht wurde, verschwindet die Aufgabe zwischen Einkauf, Qualität und Verwaltung. Das ist kein rechtliches Problem, sondern ein organisatorisches, und es ist genau der Punkt, an dem Unternehmen, die rechtzeitig anfangen, einen Vorsprung vor Unternehmen aufbauen, die warten, bis die Verpflichtung endgültig ist.
Eine dritte Quelle ist die Wahl des Systems, in dem die Daten gespeichert werden. Eine Tabellenkalkulation funktioniert für eine Handvoll Produkte, wird aber unbrauchbar, sobald es um Dutzende oder Hunderte von Produktvarianten geht, jede mit eigenen Zertifikaten und Herkunftsdaten. Wer diesen Prozess beschleunigen möchte, sollte frühzeitig überprüfen, wie Informationen erfasst werden und woher sie stammen, damit bei einer späteren Kopplung mit einem Passsystem nicht alles erneut geklärt werden muss. wie die Daten für einen Produktpass aufgebaut werden gibt einen Überblick darüber.
Was dies für die Planung bedeutet
Da das gesetzliche Stichtag noch nicht feststeht, gibt es keine harte Deadline, um die Durchlaufzeit dagegen abzuwägen. Das ist gerade ein Grund, die eigene Durchlaufzeit jetzt schon zu kartografieren: welche Daten fehlen, welche Lieferanten langsam reagieren, und welcher interne Schritt noch nicht vergeben ist. Wer das frühzeitig tut, muss nicht improvisieren, sobald die Verpflichtung konkret wird.
Ein guter Ausgangspunkt ist ein Überblick über die eigene Situation: welche Produkte betroffen sind, welche Daten bereits vorhanden sind und welche noch beschafft werden müssen. In der Wissensdatenbank mit Erläuterungen pro Thema wird erläutert, welche Daten normalerweise pro Produktgruppe erforderlich sind, und mit dem kostenlosen Quick-Check, der in wenigen Fragen einen ersten Überblick gibt wird deutlich, wo die größten Zeiteinsparungen zu erzielen sind. Für konkrete Fragen zu Rollen, Fristen und Daten, die in der Praxis häufig auftauchen, ist die Seite mit häufig gestellten Fragen ein praktischer Einstiegspunkt.