Existem duas questões muito diferentes que ambas se chamam "quanto tempo leva". A primeira é quando a obrigação para ferro e aço entra em vigor: essa data ainda não está definida. A segunda é quanto tempo leva para, uma vez que a obrigação existe, um passport para um produto concreto ficar realmente completo e publicado. Esta segunda fase é onde as empresas enfrentam problemas na prática, e é sobre isto que este artigo trata.
O período médio de processamento para elaborar um passport não está fixado no regulamento e depende muito de como os dados subjacentes já estão organizados. Para uma empresa que já mantém certificados, composição e origem de forma estruturada, é uma questão de semanas. Para uma empresa onde essa informação está espalhada por e-mails, pdfs e na memória de um funcionário, facilmente ultrapassa meses — não porque a tecnologia é complicada, mas porque a recolha é.
De que passos consiste o período de processamento
Existem aproximadamente quatro fases. Primeiro, a recolha dos dados de origem: composição, origem, certificados de teste e eventuais declarações de conformidade. Em seguida, determinar quem na cadeia tem qual papel e, portanto, quais dados deve fornecer — uma questão que por si só pode causar atrasos se isso não estiver claramente atribuído dentro da própria organização ou entre fabricante, importador e comerciante. Depois o processamento técnico: os dados são convertidos no passport e vinculados a um carrier de dados QR. Por fim, a verificação e publicação, onde se verifica se o passport está completo antes de ser vinculado a um produto.
Destas quatro fases, a primeira é geralmente a mais longa, e a terceira normalmente a mais curta. Assim que os dados estão completos e estruturados, o passo técnico é frequentemente uma questão de dias. Quem discutir isto com um fornecedor de software faz bem em perguntar explicitamente sobre o tempo de processamento entre a entrega dos dados e a publicação do passport, e não apenas sobre o preço por passport.
Onde emperra na prática
O atraso mais frequente não está na própria organização mas na cadeia. Um comerciante de aço que tem de complementar um passport com dados de um produtor estrangeiro depende da rapidez com que esse produtor responde e se os dados já existem numa forma utilizável. Certificados de teste que existem mas não estão disponíveis digitalmente causam atrasos comparáveis. O mesmo aplica-se a produtos que passam por múltiplos elos: cada elo que não tem clareza sobre o seu próprio papel é um elo onde o processo pode parar. O que um papel na cadeia realmente significa e quem tem qual responsabilidade é, portanto, uma questão que deve ser respondida mais cedo no processo do que apenas no último passo.
Uma segunda fonte de atraso é interna: se ninguém foi claramente responsabilizado pela entrega e atualização dos dados, a tarefa desaparece entre compras, qualidade e administração. Isto não é um problema legal mas sim organizacional, e é exatamente o ponto em que as empresas que começam a tempo ganham uma vantagem sobre as empresas que esperam até a obrigação estar definitiva.
Uma terceira fonte é a escolha do sistema em que os dados serão armazenados. Uma planilha funciona para um punhado de produtos, mas torna-se insustentável assim que se trata de dezenas ou centenas de variantes de produtos, cada uma com seus próprios certificados e dados de origem. Quem quiser acelerar este processo fará bem em procurar cedo como as informações são registadas e de onde vêm, para que numa acoplagem posterior com um sistema de passaporte não seja necessário descobrir tudo novamente. como os dados para um passaporte são construídos fornece uma imagem disso.
O que isto significa para o planeamento
Como a data legal de entrada em vigor ainda não está definida, não há um prazo firme para comparar a duração do processo. Esta é precisamente uma razão para mapear agora a própria duração do processo: quais dados faltam, quais fornecedores respondem lentamente, e qual etapa interna ainda não foi executada. Quem o fizer cedo não terá de improvisar assim que a obrigação se tornar concreta.
Um bom ponto de partida é uma visão geral da sua própria situação: quais produtos são afectados, quais dados já estão disponíveis e quais ainda precisam ser recolhidos. Na base de conhecimentos com explicações por tópico está explicado quais dados são geralmente necessários por grupo de produtos, e com o questionário rápido gratuito que numa questão ou duas dá uma primeira indicação fica claro onde se pode ganhar mais tempo. Para questões concretas sobre funções, prazos e dados que surgem frequentemente na prática, a página de perguntas frequentes é um ponto de partida útil.