Μπορώ να συνδέσω το διαβατήριο προϊόντος με το σύστημά μου ERP ή αποθέματος;

Τι πρέπει να κάνετε συγκεκριμένα

Τι αναμένεται από εσάς

Τα δεδομένα πρέπει να είναι αναγνώσιμα από μηχανές και μεταφέρσιμα

Το Άρθρο 10 της ESPR (Κανονισμός (ΕΕ) 2024/1781) ορίζει ότι τα δεδομένα του ψηφιακού διαβατηρίου προϊόντος πρέπει να είναι διαθέσιμα σε δομημένη, αναγνώσιμη από μηχανές μορφή. Αυτό είναι ταυτόχρονα το σημείο σύνδεσης για σύζευξη με ένα δικό σας σύστημα: τα δεδομένα που είναι αναγνώσιμα από μηχανές είναι κατ' αρχήν κατάλληλα για αυτόματη ροή προς ή από ένα σύστημα ERP ή απογραφής. Για μια εταιρεία με 10 έως 100 υπαλλήλους, αυτό σημαίνει κυρίως ότι το ερώτημα «μπορεί αυτό να συνδεθεί» δεν είναι πρωτίστως νομικό ερώτημα, αλλά τεχνικό: ποια μορφή χρησιμοποιεί το διαβατήριο και μπορεί το δικό σας λογισμικό να διαβάσει ή να γράψει αυτή τη μορφή. Δείτε επίσης τη σελίδα σχετικά με σε ποια μορφή πρέπει να παραδώσω τα δεδομένα για το διαβατήριο προϊόντος.

Το διαβατήριο πρέπει να συμμορφώνεται με ενιαία τεχνική δομή

Το Άρθρο 11 της ESPR αφορά το τεχνικό σχεδιασμό και τη λειτουργία του διαβατηρίου, και αναφέρεται σε τεχνικές προδιαγραφές που η Επιτροπή θα αναπτύξει περαιτέρω. Για την πράξη της σύνδεσης, αυτό σημαίνει ότι δεν μπορεί απλώς να παραδοθεί ή να ανακτηθεί «ένα δικό σας αρχείο»: υπόκειται μια τυποποιημένη δομή, πιθανώς βασισμένη σε υπάρχοντα συστήματα αναγνώρισης. Όσοι εργάζονται ήδη με ένα σύστημα κωδικοποίησης άρθρων, θα έπρεπε να εξετάσουν πώς αυτό συνδέεται με τον τρόπο που θα εκχωρούνται αργότερα μοναδικοί κωδικοί αναγνώρισης — δείτε πώς δίνω σε κάθε προϊόν έναν μοναδικό κωδικό αναγνώρισης. Ένα σύστημα ERP που εργάζεται ήδη με σαφείς, σταθερούς κωδικούς προϊόντων, είναι σε καλύτερη θέση για τη σύνδεση από ένα σύστημα όπου οι κωδικοί διαφέρουν ανά παραγγελία ή ανά πελάτη.

Η σύνδεση γίνεται μέσω ενός φορέα, όχι μέσω άμεσης σύνδεσης βάσης δεδομένων

Το Άρθρο 11 περιγράφει επίσης ότι το διαβατήριο είναι προσβάσιμο μέσω ενός φορέα δεδομένων στο προϊόν. Αυτό είναι ένα σημαντικό σημείο για την προσδοκία που μπορεί να έχει μια εταιρεία από την «σύνδεση»: δεν πρόκειται για άμεση σύνδεση βάσης δεδομένων μεταξύ δύο επιχειρήσεων, αλλά για μια αλυσίδα όπου ο φορέας δεδομένων (συνήθως ένας κωδικός QR) παραπέμπει σε ένα αποθηκευμένο διαβατήριο. Η σύνδεση με ένα σύστημα ERP ή απογραφής έχει δύο πλευρές: κατά την παραχώρηση δεδομένων προϊόντος από το δικό σας σύστημα στο μέρος που συνθέτει το διαβατήριο, και κατά την ανάγνωση δεδομένων διαβατηρίου (για παράδειγμα κατά την αγορά χάλυβα) στο δικό σας σύστημα. Περισσότερα σχετικά με τον φορέα αυτό βρίσκονται στη σελίδα πώς φτάνει ο κωδικός QR για το διαβατήριο προϊόντος στο δικό μου χάλυβα.

Τα δεδομένα πρέπει να παραμένουν ενημερωμένα όσο το διαβατήριο υπάρχει

Από το Άρθρο 10 προκύπτει ότι τα δεδομένα του διαβατηρίου πρέπει να είναι σωστά και ενημερωμένα όσο το διαβατήριο υπάρχει. Για μια σύνδεση με ένα σύστημα απογραφής, αυτό σημαίνει ότι η εφάπαξ παραχώρηση συνήθως δεν επαρκεί: εάν οι ιδιότητες μιας παρτίδας χάλυβα αλλάξουν, ή εάν ανακαλυφθεί ένα σφάλμα, πρέπει να υπάρχει ένας τρόπος να το γνωστοποιήσετε στο μέρος όπου φιλοξενείται το διαβατήριο. Οι επιχειρήσεις που συνδέουν το σύστημα ERP τους, θα έπρεπε να εξετάσουν επίσης πόσο καιρό αυτή η ενημέρωση πρέπει να διατηρηθεί — δείτε πόσο καιρό πρέπει ένα διαβατήριο προϊόντος να παραμείνει διαθέσιμο.

Πού παρουσιάζονται προβλήματα στην πράξη

Οι εσωτερικοί κωδικοί άρθρων συγχέονται με την επίσημη ταυτοποίηση προϊόντος. Ένα σύστημα ERP γνωρίζει ένα προϊόν κάτω από ένα εσωτερικό SKU, ενώ το διαβατήριο απαιτεί έναν διαφορετικό, μοναδικό κωδικό αναγνώρισης. Χωρίς έναν πίνακα μετάφρασης μεταξύ των δύο, προκύπτει σύγχυση κατά τη σύνδεση, ιδίως εάν ένας εσωτερικός κωδικός καλύπτει πολλαπλές παρτίδες.

Οι κινήσεις αποθέματος δεν μεταφέρονται στα δεδομένα του διαβατηρίου. Ένα σύστημα απογραφής καταγράφει για παράδειγμα ότι μια παρτίδα χάλυβα έχει λιωθεί ξανά, χωριστεί ή συγχωνευθεί, αλλά αυτή η αλλαγή δεν φτάνει αυτόματα στο διαβατήριο. Αυτό παίζει σημαντικό ρόλο στο ερώτημα εάν ο χάλυβας καταγράφεται ανά παρτίδα ή ανά τεμάχιο — δείτε καταγράφω χάλυβα ανά παρτίδα ή ανά τεμάχιο — γιατί η μονάδα καταγραφής στο σύστημα ERP πρέπει να συνδέεται με τη μονάδα στην οποία βασίζεται το διαβατήριο.

Τα αρχεία εξαγωγής από το σύστημα ERP δεν συμμορφώνονται με την απαιτούμενη μορφή. Πολλά πακέτα ERP εξάγουν από προεπιλογή σε Excel, CSV ή δική τους δομή XML. Χωρίς προηγούμενη συντονισμό, ένα τέτοιο αρχείο δεν αποδεικνύεται συμβατό με τη μορφή που απαιτείται για το διαβατήριο, με καθυστέρηση και επιπλέον χειρωνακτική εργασία ως αποτέλεσμα.

Υποτίθεται ότι η σύνδεση λειτουργεί επίσης χωρίς σύνδεση στο διαδίκτυο. Ορισμένα συστήματα αποθέματος στο χώρο εργασίας λειτουργούν εν μέρει χωρίς σύνδεση, για παράδειγμα σε ένα τερματικό αποθήκης. Αυτό θέτει το ερώτημα εάν το ίδιο το διαβατήριο πρέπει επίσης να είναι προσβάσιμο χωρίς σύνδεση· αυτό είναι ένα ξεχωριστό ερώτημα που είναι ανεξάρτητο από τη σύνδεση με το σύστημα ERP. Δείτε πρέπει το διαβατήριο προϊόντος να λειτουργεί χωρίς σύνδεση στο διαδίκτυο.

Τα δικαιώματα πρόσβασης μεταξύ συστημάτων δεν ρυθμίζονται. Μια σύνδεση σημαίνει ότι τα δεδομένα ρέουν μεταξύ δύο ή περισσότερων συστημάτων, συχνά μέσω τρίτου μέρους που φιλοξενεί το διαβατήριο. Εάν δεν καθοριστεί ποιος δικαιούται να δει, να τροποποιήσει ή να μεταβιβάσει ποια δεδομένα, προκύπτει σύγχυση σχετικά με την ευθύνη σε περίπτωση σφάλματος — ένα ερώτημα που αφορά τον τρόπο ασφάλειας των δεδομένων κατά τη μεταφορά, δείτε πώς διασφαλίζω ότι τα δεδομένα στο διαβατήριο προϊόντος είναι ασφαλή.

Τι μπορείτε να τεκμηριώσετε

• Ένα περίληψη των πεδίων στο σύστημα ERP ή αποθέματος που αντιστοιχούν σε ποια πεδία στο ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος, συμπεριλαμβανομένου ενός πίνακα μετάφρασης μεταξύ εσωτερικών κωδικών άρθρων και του μοναδικού κωδικού ταυτοποίησης του προϊόντος.
• Μια περιγραφή της μορφής εξαγωγής που χρησιμοποιεί το δικό σας σύστημα και μια σύγκριση με τη μορφή που απαιτείται για το διαβατήριο.
• Συμφωνίες με το μέρος που συνθέτει ή φιλοξενεί το διαβατήριο σχετικά με τη συχνότητα και τον τρόπο ανταλλαγής δεδομένων: μία φορά κατά τη δημιουργία, ή συνεχής κατά την αλλαγή.
• Μια διαδικασία για τη κοινοποίηση αλλαγών σε απόθεμα, κατάταξη παρτίδας ή ιδιότητες προϊόντος στα δεδομένα του διαβατηρίου, συμπεριλαμβανομένου του ποιος είναι υπεύθυνος για αυτό.
• Ένα περίληψη του ποιος εντός του εταιρείας έχει πρόσβαση στη σύνδεση μεταξύ του δικού σας συστήματος και του διαβατηρίου, και ποια δικαιώματα ισχύουν.
• Μια καθορισμένη συμφωνία σχετικά με το τι συμβαίνει με τη σύνδεση και τη ροή δεδομένων εάν το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος τροποποιηθεί, ανακληθεί ή αντικατασταθεί.