Registreer ik staal per batch of per stuk?

Wat u concreet moet doen

Een coil, een bundel staven of een pallet plaatstaal komt binnen als één geheel, maar wordt vaak versneden, verdeeld en doorverkocht in delen. De vraag of het digitale productpaspoort dan per batch of per stuk moet worden aangemaakt, is precies waar veel staalhandelaren en metaalverwerkers op vastlopen. De ESPR zelf schrijft geen vaste keuze voor tussen "per batch" of "per stuk" — de verordening werkt met het begrip product en unieke identificatiecode, en laat de praktische invulling afhangen van hoe een product wordt verhandeld en gebruikt.

Wat er van u wordt verwacht

Elk product identificeerbaar maken

Artikel 12 van de ESPR verplicht tot een unieke identificatiecode voor het product waarop het paspoort betrekking heeft. Voor een bedrijf van gemiddelde omvang betekent dit vooral een keuze vooraf: wordt de coil als geheel als "product" beschouwd, of wordt elk afgeknipt deel dat later apart wordt verkocht als eigen product gezien? Die keuze bepaalt of er één code per batch volstaat, of dat er bij elke versnijding een nieuwe code en dus een nieuw paspoort nodig is. Wie hier vanuit het eigen verkoopproces redeneert — wat wordt er als afzonderlijke eenheid gefactureerd en geleverd — komt meestal tot een werkbaar antwoord. Praktische hulp bij het toekennen van die code staat beschreven op hoe geef ik elk product een unieke identificatiecode?

Zorgen dat het paspoort de juiste laag beschrijft

Artikel 11 gaat over het technisch ontwerp en de werking van het paspoort, en daarmee indirect ook over de vraag welke informatie op welk niveau hoort. Een paspoort dat op batchniveau is opgesteld, beschrijft eigenschappen die voor de hele batch gelden: samenstelling, herkomst, algemene mechanische eigenschappen. Zodra een deel van die batch een eigen bewerking krijgt — een coating, een specifieke warmtebehandeling, een maatbewerking — ontstaat de vraag of dat deel nog wel volledig door het batchpaspoort wordt gedekt, of dat er aanvullende of aparte informatie nodig is. Voor bedrijven die zelf bewerken, is dit een terugkerend beslispunt bij elke nieuwe bewerkingsstap.

De koppeling tussen fysiek product en digitaal paspoort bewaken

Zodra een batch wordt opgesplitst, moet ook de QR-code mee. Bij levering per batch is er vaak één datadrager voor de hele lading; bij levering per stuk moet elk stuk herleidbaar zijn naar de juiste gegevens. Dat raakt direct aan de vraag hoe die code op het materiaal komt, wat wordt behandeld op hoe komt de QR-code voor het productpaspoort op mijn staal? en, voor kleinere of versneden onderdelen, op hoe krijg ik een QR-code op een heel klein stukje staal? Een bedrijf dat besluit op batchniveau te registreren maar in de praktijk per stuk verkoopt, loopt het risico dat de code niet meer overeenkomt met wat er daadwerkelijk wordt geleverd.

Waar het misgaat in de praktijk

Een staalhandel neemt een coil af met één paspoort en snijdt die in de eigen loods in tien delen die apart aan tien verschillende klanten worden verkocht. Zonder aanpassing verwijzen alle tien de leveringen naar hetzelfde paspoort, terwijl de klant redelijkerwijs verwacht dat het paspoort bij zijn specifieke stuk staal past.

Een constructiebedrijf koopt staven staal in bulk in en verwerkt een deel direct, terwijl een ander deel maanden blijft liggen. Bij hergebruik of doorverkoop van het restant is niet meer duidelijk of het oorspronkelijke batchpaspoort nog dekkend is, zeker als er tussentijds een nieuwe leverantie met een andere samenstelling is bijgemengd.

Een metaalverwerker registreert per productieorder in het eigen ERP-systeem, maar die order komt niet één-op-één overeen met de batch zoals de leverancier die heeft aangeleverd. Bij het koppelen van het paspoort aan interne systemen ontstaat dan een mismatch tussen batch-denken bij de leverancier en order-denken bij de afnemer — een probleem dat vaak pas zichtbaar wordt bij het inrichten van een koppeling, zoals besproken op kan ik het productpaspoort koppelen aan mijn ERP- of voorraadsysteem?

Een importeur registreert een batch centraal in het Europese systeem, maar splitst de zending bij binnenkomst op naar verschillende afnemers zonder dat elk deel een eigen vindbare vermelding krijgt. Dat raakt aan de vraag wat precies in het centrale register moet staan, uitgewerkt op wat is het register van digitale productpaspoorten en wat moet ik daarin zetten?

Een bedrijf gaat ervan uit dat "per batch" altijd goedkoper en eenvoudiger is, en kiest daarvoor zonder te kijken naar het eigen verkoopproces — met als gevolg dat achteraf alsnog per stuk moet worden uitgesplitst, met alle extra administratie die daarbij komt.

Wat u kunt vastleggen

• Een interne afspraak over het identificatieniveau: wordt het paspoort standaard op batch- of op stukniveau aangemaakt, en onder welke omstandigheden wijkt dat af.
• Een overzicht van de eigen bewerkingsstappen (snijden, coaten, warmtebehandelen) met per stap de vraag of dit een nieuw, eigen paspoort vereist of onder het bestaande batchpaspoort blijft vallen.
• Een procedure voor het moment van opsplitsen: wie is verantwoordelijk voor het aanmaken van een nieuwe code en het aanbrengen van een nieuwe datadrager op het gesplitste deel.
• Een vastgelegde koppeling tussen de batch- of ordernummers in het eigen ERP-systeem en de identificatiecodes uit het paspoort, zodat batch- en stukniveau niet los van elkaar gaan lopen.
• Afspraken met leveranciers over op welk niveau zij paspoorten aanleveren, zodat dit aansluit bij de manier waarop het materiaal verderop in de keten wordt verkocht.
• Een aantekening over de bewaartermijn en vindbaarheid van paspoorten na opsplitsing, in samenhang met de algemene vraag hoe lang een paspoort beschikbaar moet blijven, beschreven op hoe lang moet een productpaspoort beschikbaar blijven?

Zodra de gedelegeerde handeling voor ijzer en staal is gepubliceerd, zal daarin naar verwachting meer duidelijkheid staan over het identificatieniveau dat voor deze productgroep specifiek geldt. Tot die tijd is de veiligste route om de eigen verkoop- en bewerkingspraktijk als uitgangspunt te nemen, en de keuze tussen batch en stuk daarop te laten aansluiten.