Hoe geef ik elk product een unieke identificatiecode?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Artikel 12 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) verplicht tot een unieke identificatiecode per product waarvoor het digitale productpaspoort geldt. Die code is de sleutel waarmee het paspoort teruggevonden en gekoppeld kan worden aan het juiste fysieke product. Wat dat concreet betekent, valt in een paar losse verplichtingen uiteen.

Elk product herkenbaar maken met een eigen code

De code moet het product ondubbelzinnig onderscheiden van andere producten, ook van andere exemplaren van hetzelfde model. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit meestal dat de bestaande interne артikelnummering niet zonder meer volstaat: die is vaak per model of per order opgezet, niet per fysiek stuk of per batch. Er moet een systematiek komen die op het niveau werkt waarop het paspoort wordt uitgegeven. Of dat per stuk of per partij gebeurt, hangt af van het product en is nader uitgewerkt in het onderwerp Registreer ik staal per batch of per stuk?.

De code koppelen aan het juiste paspoort

De identificatiecode moet verwijzen naar één specifiek paspoort, en dat paspoort moet op zijn beurt de juiste, actuele gegevens tonen. Dit raakt direct aan artikel 11 van de ESPR, dat eisen stelt aan het technisch ontwerp en de werking van het paspoort zelf. In de praktijk vraagt dit om een sluitende koppeling tussen de code, de gegevensdrager (meestal een QR-code) en de plek waar de paspoortgegevens daadwerkelijk staan. Bedrijven die al met een ERP- of voorraadsysteem werken, doen er goed aan te bekijken hoe die koppeling technisch tot stand komt; zie Kan ik het productpaspoort koppelen aan mijn ERP- of voorraadsysteem?.

Zorgen dat de code uniek blijft, ook na verkoop of doorvoer

Een identificatiecode die uniek is op het moment van uitgifte, moet dat ook blijven als het product van eigenaar wisselt, wordt bewerkt of via een tussenhandelaar verder gaat. Voor metaalverwerkers en staalhandelaren die halffabricaten inkopen, bewerken en doorverkopen, betekent dit dat de herkomstcode van de oorspronkelijke fabrikant niet verloren mag raken in het eigen proces. Wanneer een product in meerdere stappen verwerkt wordt en er ontstaan tussentijds nieuwe producteenheden, kan de vraag spelen of er sprake is van één paspoort of van meerdere gekoppelde paspoorten; dat onderwerp wordt behandeld in Mijn product heeft meerdere productpaspoorten nodig — hoe werkt dat samen?.

De code registreren waar dat wordt vereist

Naast de koppeling aan het paspoort zelf, is er de vraag of en hoe de identificatiecode ook op een centraal niveau bekend moet zijn. Dat raakt aan het bredere systeem van registratie rond het paspoort, waarover meer te vinden is bij Wat is het register van digitale productpaspoorten en wat moet ik daarin zetten?.

Waar het misgaat in de praktijk

Het interne artikelnummer wordt hergebruikt als productcode. Veel bedrijven hebben al een nummeringssysteem voor voorraadbeheer of facturatie. Dat systeem is meestal niet ontworpen om uniek te zijn op het niveau dat het paspoort vereist, en zeker niet om buiten het eigen bedrijf herkenbaar te zijn. Zonder aanpassing ontstaat het risico dat twee verschillende fysieke producten toch dezelfde code krijgen, of dat de code niets zegt buiten de eigen administratie.

De code wordt los van het paspoort beheerd. In sommige gevallen wordt de identificatiecode aangemaakt door één afdeling of systeem, terwijl het paspoort zelf door een andere partij wordt samengesteld en gehost. Als die twee niet goed op elkaar aansluiten, ontstaat een paspoort dat wel bestaat, maar niet vindbaar is via de code die op het product staat.

Bij bewerking van staal verandert het product, maar niet de code. Een plaat of profiel dat wordt verzaagd, gecoat of anderszins bewerkt, kan in de praktijk een ander product worden dan het oorspronkelijke halffabricaat. Wanneer de oude identificatiecode dan gewoon wordt overgenomen, terwijl de eigenschappen van het product zijn veranderd, sluit de code niet meer aan op wat er feitelijk aan gegevens bij het product hoort.

De code wordt niet meegenomen bij kleine of losse onderdelen. Bij kleinere stukken staal is er niet altijd fysieke ruimte om een volledige code of QR-code aan te brengen, waardoor de koppeling tussen fysiek product en digitale code onder druk komt te staan. Dit speelt met name bij kleinere onderdelen; zie hoe krijg ik een qr code op een heel klein stukje staal.

Er wordt geen rekening gehouden met de levensduur van de code. Een identificatiecode die tien jaar of langer moet blijven verwijzen naar een bestaand paspoort, vraagt om een beheersysteem dat langer meegaat dan het huidige ERP-pakket of de huidige leverancier van de hostingdienst. Wordt dat niet vastgelegd, dan ontstaat het risico dat de code op een gegeven moment wel op het product staat, maar nergens meer naar verwijst.

Wat u kunt vastleggen

• De systematiek waarmee identificatiecodes worden toegekend: per stuk, per batch, of per model, met de reden voor die keuze.
• De koppeling tussen het interne artikelnummer (indien gebruikt) en de externe identificatiecode van het paspoort, zodat beide systemen op elkaar te herleiden blijven.
• Afspraken met de partij die het paspoort samenstelt en host over wie de identificatiecode toekent en wie verantwoordelijk is voor het actueel houden van de koppeling.
• Een procedure voor het moment waarop een product wordt bewerkt, gesplitst of samengevoegd, met vastlegging van welke identificatiecode daarna geldt.
• De manier waarop de code technisch wordt aangebracht op het product of de verpakking, inclusief afwijkende oplossingen voor kleine onderdelen.
• Een overzicht van welk gegevensformaat wordt aangeleverd bij het samenstellen van het paspoort, waarover meer te vinden is bij in welk formaat moet ik de gegevens aanleveren voor het productpaspoort.

Voor elk van deze punten geldt dat vastlegging vooraf minder werk oplevert dan reconstructie achteraf, zeker wanneer een product jaren na uitgifte van het paspoort nog herkenbaar moet zijn.