in welk formaat moet ik de gegevens aanleveren voor het productpaspoort

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Open, gestandaardiseerde gegevensformaten gebruiken

Artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) stelt dat de gegevens in een digitaal productpaspoort moeten voldoen aan open, interoperabele standaarden. Dat betekent dat een bestandsformaat dat alleen door één specifiek softwarepakket leesbaar is, niet aansluit op de bedoeling van de verordening. Voor een staalhandel of metaalverwerker met tussen de 10 en 100 medewerkers komt dit er praktisch op neer dat de gegevens uit het eigen ERP- of voorraadsysteem worden geëxporteerd naar een formaat dat door andere partijen — klanten, toezichthouders, recyclingbedrijven — zonder extra licentie of speciale software gelezen kan worden. Een export naar een gesloten, bedrijfseigen bestandstype past daar niet bij, ook als dat exportformaat intern al jaren gebruikt wordt.

Machinaal leesbaar aanleveren

Artikel 11 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft dat het paspoort machinaal leesbaar moet zijn en via de drager (doorgaans een QR-code) automatisch uitgelezen kan worden. Dat sluit een gescande PDF van een papieren certificaat feitelijk uit als enige databron: die is voor een mens leesbaar, maar niet betrouwbaar automatisch te verwerken. Voor een bedrijf dat gewend is materiaalcertificaten als PDF te versturen, betekent dit dat er een omzetting nodig is naar gestructureerde data — denk aan velden met een vaste betekenis (staalsoort, charge, samenstelling) in plaats van vrije tekst in een documentlay-out.

Structuur die aansluit op de rest van het systeem

Beide artikelen wijzen in de richting van een gegevensstructuur die niet op zichzelf staat, maar aansluit op de bredere infrastructuur van het productpaspoort: het unieke identificatienummer, de koppeling met het register, en de manier waarop het paspoort na verkoop van het product nog jarenlang opvraagbaar blijft. Voor een middelgroot metaalbedrijf betekent dit dat de keuze van bestandsformaat niet los gezien kan worden van hoe elk product een unieke identificatiecode krijgt: zie Hoe geef ik elk product een unieke identificatiecode?. Het formaat van de gegevens en de identificatie van het product horen bij elkaar; een los Excel-bestand zonder consistente koppeling aan een productcode voldoet niet aan het idee van interoperabiliteit dat in artikel 10 wordt beschreven.

Waar het misgaat in de praktijk

Een eerste situatie die vaak terugkomt: een staalhandel levert al jaren materiaalcertificaten (bijvoorbeeld 3.1-certificaten) als PDF aan klanten, en gaat ervan uit dat dit ook voor het productpaspoort volstaat. De PDF bevat de juiste gegevens, maar niet in een vorm die automatisch uitleesbaar is — waardoor die niet aansluit bij wat artikel 11 beschrijft.

Een tweede situatie: een bedrijf gebruikt een intern Excel-bestand met eigen kolomnamen en eigen afkortingen voor staalsoorten. Dat werkt prima binnen het eigen bedrijf, maar zodra een klant, toezichthouder of het register die data moet interpreteren, ontbreekt de gedeelde betekenis die een gestandaardiseerd formaat wel biedt.

Een derde situatie ontstaat bij bedrijven die de omzetting naar een gestructureerd formaat pas doen op het moment dat het product de deur uitgaat. Wanneer die omzetting handmatig gebeurt, per verkooporder, is de kans op fouten en inconsistenties tussen paspoorten groot — vooral bij een assortiment met veel varianten in legering, dikte of warmtebehandeling.

Een vierde situatie: het bestandsformaat wordt wel goed gekozen, maar de koppeling met het eigen voorraadsysteem ontbreekt, waardoor gegevens dubbel worden ingevoerd en na een update van het ERP-systeem uit de pas gaan lopen met wat in het paspoort staat. Zie hierover ook Kan ik het productpaspoort koppelen aan mijn ERP- of voorraadsysteem?.

Een vijfde, minder zichtbare situatie: een bedrijf denkt dat het bestandsformaat een eenmalige keuze is bij de eerste levering, terwijl het paspoort jarenlang beschikbaar moet blijven. Een formaat dat nu gangbaar is, hoeft dat over jaren niet meer te zijn — een risico dat samenhangt met hoe lang het paspoort feitelijk moet blijven bestaan, zie Hoe lang moet een productpaspoort beschikbaar blijven?.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht van de huidige exportformaten uit het eigen ERP- of voorraadsysteem, met een aantekening welke daarvan machinaal leesbaar zijn en welke niet (bijvoorbeeld PDF versus CSV of XML).
• Een vaste veldenlijst per productgroep (staalsoort, charge, afmetingen, samenstelling) zodat interne data altijd op dezelfde manier gestructureerd wordt, onafhankelijk van wie de data invoert.
• Een afspraak met leveranciers of fabrikanten over het formaat waarin zij hun gegevens aanleveren, zodat data niet handmatig overgetypt hoeft te worden uit certificaten of PDF's.
• Een verwijzing naar de koppeling met de unieke identificatiecode van elk product, zodat het bestandsformaat en de identificatie samen één geheel vormen — zie Hoe geef ik elk product een unieke identificatiecode?.
• Een aantekening over de leesbaarheid zonder internetverbinding, voor zover dat relevant is voor de eigen werkprocessen op de werkvloer of bij transport, zie moet het productpaspoort ook werken zonder internetverbinding.
• Een dossier met de gekozen dataformaten per productlijn, inclusief de datum van wijziging, zodat bij een latere aanpassing van standaarden nagegaan kan worden welke oudere paspoorten nog in een verouderd formaat staan.

De precieze technische specificaties van het te gebruiken bestandsformaat worden nader uitgewerkt in gedelegeerde handelingen per productgroep; op dit moment beschrijven artikel 10 en artikel 11 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) het kader waarbinnen die keuzes gemaakt zullen worden. Zodra de gedelegeerde handeling voor ijzer en staal is gepubliceerd, wordt hier aangevuld welk formaat concreet wordt voorgeschreven.