în ce format trebuie să furnizez datele pentru pasaportul de produs

Ceea ce trebuie să faceți în mod concret

Ceea ce se așteaptă de la dumneavoastră

Utilizați formate de date deschise, standardizate

Articolul 10 din ESPR (Regulamentul (UE) 2024/1781) stipulează că datele dintr-un pașaport digital al produsului trebuie să respecte standarde deschise și interoperabile. Aceasta înseamnă că un format de fișier care poate fi citit doar de un pachet software specific nu se aliniază la intenția regulamentului. Pentru o companie de comerț cu oțel sau un prelucrător de metale cu între 10 și 100 de angajați, acest lucru înseamnă practic că datele din propriul sistem ERP sau de inventar sunt exportate într-un format care poate fi citit de alte părți — clienți, autorități de supraveghere, centre de reciclare — fără licență suplimentară sau software special. O export într-un tip de fișier închis, proprietar al companiei, nu se potrivește cu aceasta, chiar dacă acel format de export a fost utilizat intern de ani de zile.

Furnizați date lizibile de mașini

Articolul 11 din ESPR (Regulamentul (UE) 2024/1781) descrie faptul că pașaportul trebuie să fie lizibil de mașini și că poate fi citit automat prin purtătorul (de obicei un cod QR). Aceasta exclude practic un PDF scanat al unui certificat pe hârtie ca singură sursă de date: aceasta este lizibilă pentru o persoană, dar nu poate fi procesată în mod fiabil automat. Pentru o companie obișnuită să trimit certificate de material ca PDF, aceasta înseamnă că este necesară o conversie în date structurate — gândiți-vă la câmpuri cu o semnificație fixă (tip de oțel, lot, compoziție) în loc de text liber într-o aspect de document.

Structură care se aliniază cu restul sistemului

Ambele articole indică o structură de date care nu stă singură, ci se aliniază cu infrastructura mai largă a pașaportului produsului: numărul unic de identificare, legătura cu registrul și modul în care pașaportul rămâne solicitat de ani de zile după vânzarea produsului. Pentru o companie de metale de dimensiuni medii, aceasta înseamnă că alegerea formatului de fișier nu poate fi văzută independent de modul în care fiecare produs primește un cod de identificare unic: vezi. Cum atribui fiecărui produs un cod de identificare unic?. Formatul datelor și identificarea produsului sunt legate; un fișier Excel separat fără legare consistentă la un cod de produs nu îndeplinește ideea de interoperabilitate descrisă în articolul 10.

Unde nu funcționează în practică

O situație frecventă care apare adesea: o companie de comerț cu oțel furnizează de ani de zile certificate de material (de exemplu, certificate 3.1) ca PDF clienților și presupune că aceasta este suficientă și pentru pașaportul produsului. PDF-ul conține datele corecte, dar nu într-o formă care este citibilă automat — din acest motiv nu se aliniază cu ceea ce descrie articolul 11.

O a doua situație: o întreprindere utilizează un fișier Excel intern cu nume de coloane proprii și abrevieri proprii pentru tipurile de oțel. Acest lucru funcționează perfect în cadrul propriei întreprinderi, dar de îndată ce un client, o autoritate de supraveghere sau registrul trebuie să interpreteze aceste date, lipsește semnificația comună pe care o oferă un format standardizat.

O a treia situație apare la întreprinderile care efectuează conversia într-un format structurat doar atunci când produsul pleacă din ușă. Atunci când această conversie se efectuează manual, pentru fiecare comandă de vânzare, riscul erorilor și inconsistențelor între pasapoarte este mare — mai ales la un sortiment cu multe variante în aliaj, grosime sau tratament termic.

O a patra situație: formatul fișierului este ales corect, dar lipsa cuplării cu propriul sistem de inventar face ca datele să fie introduse de două ori și după o actualizare a sistemului ERP să nu mai fie sincronizate cu ceea ce scrie în pasaport. Consultați și Pot cuplați pasaportul digital al produsului la sistemul meu ERP sau de inventar?.

O a cincea situație, mai puțin vizibilă: o întreprindere crede că formatul fișierului este o alegere unică la prima livrare, în timp ce pasaportul trebuie să rămână disponibil timp de ani de zile. Un format care este obișnuit acum nu trebuie neapărat să fie așa peste ani — un risc care se referă la cât timp trebuie să existe efectiv pasaportul, consultați Cât timp trebuie să rămână disponibil pasaportul digital al produsului?.

Ce puteți documenta

• O trecere în revistă a formatelor de export actuale din propriul sistem ERP sau de inventar, cu o notă privind care dintre acestea sunt lizibile de mașină și care nu (de exemplu PDF versus CSV sau XML).
• O listă fixă de câmpuri pe grup de produs (tip de oțel, șarjă, dimensiuni, compoziție), astfel încât datele interne sunt întotdeauna structurate în același mod, independent de cine introduceți datele.
• Un acord cu furnizori sau producători privind formatul în care furnizează datele lor, pentru ca datele să nu trebuie să fie retipărite manual din certificate sau PDF-uri.
• O referință la cuplarea cu codul unic de identificare a fiecărui produs, astfel încât formatul fișierului și identificarea împreună formează un întreg — consultați Cum atribui fiecărui produs un cod de identificare unic?.
• O notă privind lizibilitatea fără conexiune la internet, în măsura în care este relevantă pentru propriile procese de lucru pe linia de producție sau în transport, consultați trebuie ca pasaportul de produs să funcționeze și fără conexiune la internet.
• Un dosar cu formatele de date alese pe linie de producție, inclusiv data modificării, pentru ca la o ajustare ulterioară a standardelor să se poată verifica care pasapoarte mai vechi sunt încă într-un format învechit.

Specificațiile tehnice precise ale formatului de fișier de utilizat vor fi elaborate în continuare în acte delegate pe grup de produs; în prezent, articolul 10 și articolul 11 din ESPR (Regulamentul (UE) 2024/1781) descriu cadrul în care vor fi luate aceste alegeri. De îndată ce actul delegat pentru fier și oțel este publicat, va fi completat aici ce format va fi prescris în mod concret.